Zeiterfassung

Welche Funktionen erfüllt die Zeiterfassung?

Die Zeiterfassung erfüllt mehrere Funktionen. Zunächst dient sie der Dokumentation von geleisteten Arbeitsstunden. Weiterhin stellt sie die Grundlage für die Berechnung von Gehältern, Löhnen und Zuschlägen dar. Zudem ist die Zeiterfassung für das Projektmanagement wichtig. Hier hilft sie, die Zuordnung von Arbeitszeiten zu bestimmten Projekten durchzuführen.

Seit wann ist die Zeiterfassung Pflicht?

Die allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung in Deutschland wurde durch ein Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) am 13. September 2022 festgelegt. Das Urteil geht auf eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 zurück. In dieser richtungsweisenden Entscheidung stellte der EuGH fest, dass alle Mitgliedstaaten der Europäischen Union verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Ziel ist es, die Rechte von Arbeitnehmern besser zu schützen und die Einhaltung der europäischen Arbeitszeitvorschriften zu gewährleisten.

Werden Verstöße gegen Zeiterfassungspflicht bestraft?

Ja, Verstöße gegen die Zeiterfassungspflicht können empfindliche Strafen nach sich ziehen. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sieht in § 22 vor, dass Verstöße gegen die Dokumentationspflicht mit Bußgeldern von bis zu 15.000 Euro geahndet werden können.

Beispiele für Verstöße sind:

• fehlende Dokumentation der Arbeitszeiten

• unvollständige oder falsche Angaben

• systematische Überschreitung der Höchstarbeitszeiten ohne Nachweis von Ausgleichszeiten.

Warum ist Zeiterfassung Pflicht?

Die Pflicht zur Zeiterfassung dient mehreren Zielen, die sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber betreffen: 

• Schutz der Arbeitnehmer: Durch die Dokumentation der Arbeitszeiten wird sichergestellt, dass gesetzliche Höchstarbeitszeiten eingehalten werden. Dies trägt maßgeblich zum Schutz der Gesundheit der Mitarbeiter bei. 

• Transparenz und Fairness: Die systematische Erfassung der Arbeitszeit stellt sicher, dass Überstunden und weitere gesetzlich vorgeschriebene Zuschläge auch tatsächlich vergütet werden. Sie sorgt so für eine faire Entlohnung. 

• Rechtssicherheit: Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben im Streitfall eine verlässliche Grundlage, um Arbeitszeitansprüche oder Überstunden nachzuweisen. 

Wie muss die Zeiterfassung erfolgen?

Die Art und Weise, wie die Zeiterfassung umgesetzt werden soll, ist aktuell nicht genau definiert. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) schreibt derzeit (Stand: Januar 2025) lediglich vor, dass die Erfassung objektiv, vollständig und korrekt erfolgen muss. Die Verantwortung für die Einhaltung liegt beim Arbeitgeber. 

Erforderliche Angaben sind momentan: 

• Beginn und Ende der Arbeitszeit 

• Pausen und Unterbrechungen 

• Überstunden, sofern diese anfallen 

Weiterhin soll die Zeiterfassung laut BAG-Urteil „systematisch“ erfolgen. Auch dies ist jedoch noch nicht näher definiert.

Welche gesetzlichen Änderungen sind für die Arbeitszeiterfassung geplant?

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat im April 2023 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt, um die Verpflichtungen der Arbeitszeiterfassung gesetzlich zu konkretisieren. Dieser Entwurf befindet sich jedoch noch in der Abstimmung innerhalb der Bundesregierung. Ein konkreter Zeitplan für die Verabschiedung liegt bislang nicht vor. (Stand: Januar 2025)

Der Referentenentwurf des BMAS sieht vor, dass Arbeitgeber verpflichtet werden, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer elektronisch aufzuzeichnen. Dabei können die Arbeitnehmer die Erfassung selbst vornehmen, jedoch bleibt der Arbeitgeber für die ordnungsgemäße Aufzeichnung verantwortlich. Zudem sollen Tarifparteien die Möglichkeit erhalten, von der elektronischen Form abzuweichen und alternative Regelungen zu vereinbaren.

Besonders relevant für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ist die im Entwurf vorgesehene Ausnahme für Betriebe mit weniger als zehn Mitarbeitern. Diese sollen von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ausgenommen werden, was die Umsetzung der Vorgaben für kleinere Unternehmen erleichtern würde. Die händische Zeiterfassung mit dem klassischen Stunden-Zettel wäre also weiterhin möglich.

Praxistipp: Ob und wann der Referentenentwurf umgesetzt wird, ist offen. Zudem ist die manuelle Zeiterfassung aufwendig und nicht mehr zeitgemäß. Insofern empfiehlt es sich, unabhängig vom Ausgang der Debatte zeitnah auf die digitale Zeiterfassung umzusteigen. Auf dem Markt gibt es zahlreiche Lösungen, die auch für KMU geeignet sind.

Welche Arten der Zeiterfassung gibt es?

Es gibt verschiedene Methoden der Zeiterfassung, die je nach Unternehmensbedarf eingesetzt werden können. Im Überblick stellen sich diese wie folgt dar: 

Im Folgenden werden die drei Varianten näher beschrieben.

Mechanische Zeiterfassung

Die mechanische Zeiterfassung, wie sie beispielsweise mit einer Stempeluhr (Stechuhr) erfolgt, bei der Mitarbeiter ihre Arbeitszeit durch das Stempeln von Karten dokumentieren, war lange Zeit ein Standard in vielen Branchen. Sie zeichnet sich durch ihre Robustheit und einfache Handhabung aus. Allerdings sind mechanische Systeme in der heutigen Zeit weitgehend durch digitale Alternativen ersetzt worden, da sie eingeschränkte Auswertungsmöglichkeiten bieten und kaum mit modernen Tools wie Lohnabrechnungs- oder Projektmanagementsystemen integriert werden können. Für Unternehmen, die auf präzise Analysen und effiziente Prozesse setzen, sind mechanische Systeme nicht mehr praktikabel. 

Manuelle Zeiterfassung

Die manuelle Zeiterfassung ist die einfachste und kostengünstigste Methode. Sie wird häufig in kleinen Betrieben oder Start-ups eingesetzt, die nur über begrenzte Ressourcen verfügen. Mitarbeiter tragen dabei ihre Arbeitszeiten händisch in Stundenzettel, Excel-Tabellen oder einfache Formulare ein. Obwohl diese Methode einfach anzuwenden ist, birgt sie erhebliche Nachteile. Sie ist fehleranfällig, da die händische Eingabe von Zeiten zu Ungenauigkeiten führen kann. Auch hier die Integration mit anderen Systemen nicht wirklich möglich.

Digitale und mobile Zeiterfassung

Digitale Zeiterfassung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile: Arbeitszeiten können präzise, flexibel und automatisiert erfasst werden – sei es per Terminal, Desktop, Tablet oder Smartphone. Besonders mobile Systeme sind in Branchen mit Außendienst oder hybriden Arbeitsmodellen beliebt.

Ein weiterer Pluspunkt ist die Automatisierung: Echtzeit-Datenerfassung verbessert Genauigkeit und Transparenz, erleichtert gesetzliche Dokumentation und spart Zeit. Allerdings sind solche Systeme oft kostenpflichtig, was für kleine Unternehmen herausfordernd sein kann. Dennoch lohnt sich die Investition langfristig durch höhere Effizienz und weniger Fehler.

Worauf kommt es bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware an?

Bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware sollten Unternehmen darauf achten, dass die Lösung ihren individuellen Anforderungen entspricht und flexibel anpassbar ist. Eine gute Software sollte verschiedene Erfassungsmöglichkeiten bieten, etwa über ein stationäres Terminal (digitale Stempeluhr) im Büro und eine Zeiterfassung-App, um unterschiedliche Arbeitsumgebungen abzudecken. Zudem ist es je nach Branche wichtig, dass die Software eine Zeiterfassung für Projekte ermöglicht, damit Arbeitszeiten direkt zugeordnet werden können. 

Einige Anbieter stellen die Basisversion ihrer Software kostenlos bereit, was für kleine Betriebe eine attraktive Möglichkeit darstellt, erste Erfahrungen mit einem digitalen System zu sammeln. Dennoch sollte geprüft werden, ob kostenpflichtige Varianten aufgrund von Zusatzfunktionen wie die Integration in Lohnabrechnungs- oder Projektmanagementsysteme vorteilhaft sind. Eine intuitive Bedienung und mobile Nutzbarkeit über eine App sind weitere entscheidende Kriterien, da sie den Alltag erleichtern und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern fördern. Darüber hinaus sollte die Software in der Lage sein, die erfassten Zeiten übersichtlich auszuwerten und gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO zu erfüllen. Ein guter Support durch den Anbieter rundet die Liste der Anforderungen ab. 

Was ist bei der Zeiterfassung im Bezug auf den Datenschutz zu beachten?

In der Europäischen Union gelten mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) strenge Regeln im Umgang mit personenbezogenen Daten. Personenbezogene Daten umfassen alle Informationen, die sich auf eine identifizierbare natürliche Person beziehen. Eine Person gilt als identifizierbar, wenn sie anhand bestimmter Merkmale oder Kriterien eindeutig bestimmt, erkannt oder zugeordnet werden kann. Dazu zählen beispielsweise der Name, eine Personalnummer und äußere Merkmale. Auch individuelle Zeitkonten ermöglichen eine Identifikation. Genau aus diesem Grund unterliegt die Zeiterfassung den Bestimmungen der DSGVO. Arbeitgeber sind deshalb verpflichtet, die folgenden Grundsätze einzuhalten: 

• Datenminimierung: Es dürfen nur Daten erfasst werden, die für den Zweck der Zeiterfassung notwendig sind. 

• Transparenz: Mitarbeiter müssen über Art und Zweck der Datenerhebung informiert werden. 

• Sicherheit: Die gespeicherten Daten müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. 

• Speicherbegrenzung: Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es für den Zweck erforderlich ist. 

Praxistipp: Bei der Auswahl einer Software für die Zeiterfassung sollten Unternehmen darauf achten, dass es sich um eine DSGVO-konforme Lösung handelt. Bei einer Software für die Zeiterfassung aus der Cloud ist hierbei ein Hosting in europäischen Rechenzentren wichtig.

Welche Vor- und Nachteile hat die Zeiterfassung?

Ein Zeiterfassungssystem bietet Unternehmen und Mitarbeitern viele Vorteile: Es sorgt für korrekte Lohnabrechnungen, steigert die Produktivität und schafft rechtliche Sicherheit. Zudem fördert es Transparenz und Vertrauen. Allerdings erfordert die Einführung Zeit und Investitionen in Software sowie Hardware, und nicht jeder Mitarbeiter akzeptiert die Umstellung sofort. Dennoch lohnt sich der Einsatz langfristig durch höhere Effizienz und weniger Fehler.