Abschreibung einfach erklärt

Jedes Gut eines Unternehmens ist mit Anschaffungskosten oder Herstellungskosten verbunden oder nutzt sich irgendwann ab. Das Prinzip der Abschreibung legt fest, dass ein Teil der Anschaffungskosten pro Jahr von der Steuer abgesetzt werden darf. Die Abschreibung erfolgt über die Jahre der Nutzung.

1. Was ist eine Abschreibung?

Die allermeisten Anlagegüter in einem Unternehmen haben nur eine begrenzte Nutzungsdauer. Sie unterliegen einer natürlichen Abnutzung. Das gilt auch für Wirtschaftsgüter, die sehr viel wert sind und daher mit hohen Anschaffungskosten oder Herstellungskosten verbunden sind.

Die Absetzung dieser hohen Kosten ist im Handelsrecht und Steuerrecht explizit geregelt. Das Prinzip der Abschreibungen legt fest, dass jedes Jahr nur ein Teil der Anschaffungskosten eines Wirtschaftsgutes von der Steuer abgesetzt bzw. in einer Gewinn- und Verlustrechnung und beim Jahresabschluss eines Unternehmens vermerkt werden darf. Diese Abschreibung erfolgt über die Jahre der Nutzung – „Absetzung für Abnutzung” (AfA).

Für eine planmäßige Abschreibung eines Wirtschaftsgutes gibt es Tabellen, die sogenannten AfA-Tabellen, die beispielhaft die Nutzungsdauer verschiedener Wirtschaftsgüter darstellen.

2. Warum muss abgeschrieben werden?

2.1 Abschreibungen gemäß EStG

Abschreibungen sind gesetzlich vorgeschrieben. Gemäß § 7 Abs. 1 Satz 1 EStG (Einkommensteuergesetz) muss bei Wirtschaftsgütern, deren Einsatz für die Erzielung von Einkünften vorgesehen ist und die erfahrungsgemäß länger als ein Jahr benutzt werden, eine gleichmäßige Verteilung der Anschaffungskosten und Herstellungskosten über die Jahre der Nutzungsdauer erfolgen.

Die Anschaffungs- und Herstellungskosten für abschreibungsfähige Wirtschaftsgüter dürfen dabei ein gewisses Maß nicht unterschreiten. Die gleichmäßige Verteilung der Absetzung über die Zeit der Nutzungsdauer stellt klar, dass die lineare Abschreibung den gesetzlichen Regelfall darstellt. Die früher ebenfalls gebräuchliche degressive Abschreibung darf nicht mehr auf Wirtschaftsgüter angewendet werden, die nach 2010 erworben wurden.

2.2 Abschreibungen gemäß HGB

Auch die Bewertungsgrundsätze des Handelsgesetzbuches (HGB) für die im Jahresabschluss ausgewiesenen Vermögensgegenstände schreiben planmäßige Abschreibungen für Unternehmen vor.

! § 253 Abs. 3 Satz 1 HGB: „Bei Vermögensgegenständen des Anlagevermögens, deren Nutzung zeitlich begrenzt ist, sind die Anschaffungs- oder die Herstellungskosten um planmäßige Abschreibungen zu vermindern.”

Abschreibungen mindern daher den Gewinn eines Unternehmens, auch wenn in einem bestimmten Jahr tatsächlich keine Anschaffungskosten oder Herstellungskosten angefallen sind.
Das Prinzip der Abschreibungen erhöht andererseits jedoch den auf das Anschaffungsjahr bezogenen Gewinn. Denn in diesem Jahr können die Kosten für die Anschaffung des Guts nicht in voller Höhe angesetzt werden.

2.3 Betriebswirtschaftliche Abschreibungen

Auch betriebswirtschaftlich machen Abschreibungen Sinn: So kann das Unternehmen jedes Jahr einen Betrag zurücklegen, der für die Herstellungskosten oder Anschaffungskosten neuer Vermögensgegenstände gebraucht wird, wenn die abgeschriebenen Gegenstände tatsächlich nicht mehr verwendet werden können. Auch dienen Abschreibungen dazu, Wertverluste durch Abnutzung beim Anlagevermögen und Umlaufvermögen im Rechnungswesen zu erfassen.

➜ Dazu gehören vor allem planmäßige, in Ausnahmefällen aber auch außerplanmäßige Abschreibungen.

3. Die Abschreibungsmethoden in der Übersicht

  • Lineare Abschreibung: Regelform der Abschreibung im Steuerrecht und Bilanzrecht. Erfassung der Wertminderung mit jährlich gleichbleibenden Beträgen.
  • Degressive Abschreibung (Buchwert-AfA): Erfassung der Wertminderung durch Abschreibung mit kontinuierlich fallenden Jahresbeträgen. Die degressive Abschreibung ist nur noch zulässig für Wirtschaftsgüter, die vor dem 31. Dezember 2010 angeschafft wurden.
  • Direkte Abschreibung: Buchungstechnik, bei der sich das Anlagenkonto um die Abschreibung mindert.
  • Indirekte Abschreibung: Buchungstechnik, die über einen Passivposten („Wertberichtigung”) abschreibt.
  • Leistungsbezogene Abschreibung: Abschreibungsmethode für Anlagegüter, deren Leistung erfahrungsgemäß erheblich schwankt.
  • Planmäßige Abschreibung: Abschreibung über eine bestimmte Nutzungsdauer, die vorher festgesetzt wird und sich zum Teil an gesetzlichen Vorgaben orientiert (AfA-Tabellen).
  • Außerplanmäßige Abschreibung: Erfassung von Abnutzungen, die nicht planmäßig verursacht werden.
  • Kalkulatorische Abschreibung: Berechnung des tatsächlichen Werteverzehrs.

3.1 Lineare Abschreibung und degressive Abschreibung

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen der linearen Abschreibung und der degressiven Abschreibung.

Die lineare Abschreibung kann man sich bildlich wie eine lineare, abfallende Funktion vorstellen: Die Kurve geht auf einem geraden Weg nach unten und erreicht irgendwann den Nullpunkt. Die Abschreibungsbeträge sind dabei jedes Jahr gleich.

Die degressive Abschreibung dagegen hat zur Folge, dass die einzelnen Beträge für die Abschreibungen jedes Jahr geringer ausfallen. Denn hier orientiert sich der Satz für die Abschreibung immer am aktuellen Restbuchwert– der ja wiederum jedes Jahr durch die Abschreibungen fällt. Vor allem in der Anfangsphase der Nutzung können hohe Beträge abgeschrieben werden. Die degressive Abschreibung ist jedoch ein Auslaufmodell: Denn seit dem Jahr 2011 darf sie nicht mehr angewendet werden. Sie kommt aktuell nur noch für Wirtschaftsgüter infrage, die bis zum 31. Dezember 2010 erworben wurden.

 

  • Lineare Abschreibung: Wirtschaftsgüter werden in gleichbleibenden Beträgen über die Jahre der Nutzungsdauer abgeschrieben.
  • Degressive Abschreibung: Die Beträge der Abschreibungen pro Jahr werden stetig geringer.

 

Beispiel für eine lineare Abschreibung

A ist selbstständiger Programmierer und kauft im Jahr 2015 eine größere Computeranlage für sein Unternehmen.

Die Anschaffungskosten für die Computeranlage betragen (ohne Berücksichtigung der Umsatzsteuer) € 2.700,-.

 Wie erfolgt die Abschreibung dieses Wirtschaftsgutes?
A geht von drei Jahren Nutzungsdauer der Anlage aus (AfA-Tabelle 6.14.3.2). Wichtig ist hierbei, dass es bei der Abschreibung auch darauf ankommt, in welchem Monat des Jahres 2011 die Anschaffung erfolgte:

Anschaffung im Januar 2015
AfA JahrAfA BetragRestwert nach AfA
2015€ 900,- (33,3 % der Anschaffungskosten)€ 1.800,-
2016€ 900,-€ 900,-
2017€ 900,- (€ 899,-)€ 0,- (oder € 1,- als Erinnerungswert, wenn die Computeranlage weiterhin genutzt wird)

 

Wenn A die Computeranlage im Oktober 2015 kauft, reduziert sich für das Jahr 2015 die Absetzung für Abnutzung entsprechend der Nutzungsdauer:

Anschaffung im Oktober 2015
AfA JahrAfA BetragRestwert nach AfA
2015€ 225,- (25 % der Anschaffungskosten, weil nur 3 Monate genutzt)€ 2.475,-
2016€ 900,-€ 1.575,-
2017€ 900,-€ 675,-
2018€ 675,- (€ 674,-)€ 0,- (oder € 1,- als Erinnerungswert)

 

Beispiel für eine degressive Abschreibung

A hat sich im Januar des Jahres 2009 einen Büroschreibtisch gekauft.

  • Anschaffungskosten: € 1.800,-
  • Planmäßige Nutzungsdauer: 10 Jahre, Abschreibungssatz daher (linear): 10 Prozent

Bei der degressiven Abschreibung erfolgen alle einzelnen Abschreibungen immer bezogen auf den jeweiligen Restwert. Der einzelne Abschreibungssatz darf pro Jahr 2,5-mal höher sein, aber nicht höher als 25 Prozent.

Für diesen Abschreibungssatz entscheidet sich A, denn er möchte vor allem am Anfang sehr hohe Beträge abschreiben. Weil der Schreibtisch vor dem 31. Dezember 2010 erworben wurde, ist die degressive Abschreibung noch zulässig.

Daher ergeben sich für die folgenden Jahre diese Abschreibungen:

 

AfA JahrAfA Betrag (jeweils 25 % vom Restwert)Restwert
2009€ 450,00€ 1.350,00
2010€ 337,50€ 1.012,50
2011€ 253,13€ 759,37
2012€ 189,84€ 569,53
2013€ 142,38€ 427,15
2014€ 106,79€ 320,36

 

Da die Abschreibung bei der degressiven Variante immer vom Restwert erfolgt, ist eine vollständige Abschreibung nicht möglich. Im Prinzip führt die degressive Abschreibung nie zu einem Ende, weil niemals der Restwert € 0,-erreicht wird. Deshalb kann A zur linearen Abschreibung wechseln. Hierfür sind jetzt zwei Größen maßgeblich:

  • Restbuchwert (€ 320,36)
  • Restlaufzeit (noch 4 Jahre)
  • € 320,36 / 4 = € 80,09
  • Von 2015 bis 2018 sind daher jedes Jahr noch € 80,09 abzuschreiben.

Ein Wechsel von der degressiven zur linearen Abschreibung ist nur einmal möglich. Hat man sich also einmal für einen Übergang zur linearen Abschreibung entschieden, muss diese bis zum Ende der Nutzungsdauer durchgeführt werden.

3.2 Die arithmetisch-degressive Abschreibung

Neben dieser Form der degressiven Abschreibung (geometrisch-degressive Abschreibung) gibt es noch die arithmetisch-degressive Abschreibung. Arithmetisch-degressive Abschreibungen garantieren, dass am Schluss der Nutzungsdauer kein Restbuchwert mehr vorhanden ist. Dies geschieht dadurch, dass sich bei dieser Abschreibungsmethode die Abschreibungsbeträge jedes Jahr um einen festen Betrag verringern.
Steuerlich ist diese Kostenrechnung jedoch nicht zulässig. Sie kann aber in einer Kostenrechnung angewendet werden, um die Abnutzung eines Wirtschaftsguts zu berücksichtigen.

3.3 Direkte und indirekte Abschreibungsmethoden

Bei den Abschreibungsmethoden, die im Rechnungswesen angewendet werden, unterscheidet man grundsätzlich zwischen zwei Buchungstechniken: der direkten und der indirekten Abschreibung.

Direkte Abschreibungsmethode: Minderung des Vermögenspostens auf der Aktivseite

Indirekte Abschreibungsmethode: Minderung des Vermögenspostens auf der Passivseite

Während bei beiden Methoden zwar der Gewinn und das Eigenkapital um denselben Betrag gemindert werden, liegt der entscheidende Unterschied dieser Abschreibungen darin, dass bei der direkten Abschreibung die ursprünglichen Anschaffungskosten direkt vermindert werden – und zwar um die laufenden Abschreibungen. Anders bei der indirekten Abschreibung: Hier werden alle Abschreibungen gesammelt und als Wertberichtigung ausgewiesen – negativ auf der Aktivseite und positiv auf der Passivseite.

3.4 Leistungsbezogene Abschreibung

Bei einer Abschreibung nach Leistung wird abhängig von der Inanspruchnahme eines Wirtschaftsguts abgeschrieben. Vor allem bei Anlagegütern mit starken Nutzungsschwankungen sind leistungsbezogene Abschreibungen sinnvoll. Sie bieten sich zum Beispiel bei Fahrzeugen an.

Beispiel für eine Abschreibung nach Leistung

Als Ausgangspunkt für die Abschreibung eines LKWs wird eine Gesamtfahrleistung von 250.000 Kilometern angenommen. Die Wertminderung eines LKWs, der für € 100.000,- angeschafft wurde, beträgt daher 0,40 Euro pro Kilometer (€ 100.000,- durch 250.000 km). An die Stelle der Nutzungsdauer tritt bei diesem Wirtschaftsgut also die Fahrleistung. Beim Jahresabschluss werden die tatsächlich gefahrenen Kilometer für die Abschreibung des LKW herangezogen.

  • Bei 40.000 Kilometern in einem Jahr ergibt sich ein Abschreibungsbetrag von € 16.000,- (40.000 km × € 0,40).

Achtung: Eine Abschreibung nach Leistung anstelle der Nutzungsdauer ist genehmigungspflichtig. Zudem muss die jährliche Fahrleistung nachgewiesen werden. Zu diesem Zweck eignen sich insbesondere Fahrtenbücher.

3.5 Außerplanmäßige Abschreibung

Mit der außerplanmäßigen Abschreibung werden Wertminderungen in einem Unternehmen erfasst, die nicht durch planmäßige Nutzung verursacht werden. Gründe hierfür können insbesondere sein:

➜  Beschädigungen, die durch Unfälle oder andere Ursachen entstehen,
➜  Außenwertschwankungen, zum Beispiel aufgrund deutlich sinkender Marktwerte,
  Geräte, die sehr schnell technisch veralten.

 

Besonderheiten der außerplanmäßigen Abschreibung

Während im Rechnungswesen technisch grundsätzlich keine Unterschiede zwischen außerplanmäßiger und planmäßiger Absetzung der Güter erfolgt (obwohl hierfür unterschiedliche Kontenbezeichnungen gewählt werden müssen), gibt es doch einige Besonderheiten. Die außerplanmäßige Abschreibung ist nicht nur bei Anlagen, sondern auch im Umlaufvermögen möglich.

Zudem muss jede außerplanmäßige Abschreibung auch im außerordentlichen Aufwand erfasst werden. Damit soll angezeigt werden, dass der Werteverzehr nicht durch den gewöhnlichen Geschäftsbetrieb verursacht wurde, also nicht auf der erwarteten Nutzungsdauer beruht. Im Steuerrecht werden außerplanmäßige Abschreibungen als Teilabschreibungen bezeichnet.

Beispiel für außerplanmäßige Abschreibungen

Ein Unternehmen besitzt eine Spezialmaschine, die explizit dafür angeschafft wurde, für einen bestimmten Kunden Kartons herzustellen. Dieser Kunde geht insolvent. Außerplanmäßig wird eine Sonderabschreibung vorgenommen:

Abschreibung auf Sachanlagen € 5.000,-anMaschinen € 5.000,-

Siehe hierzu auch unten das Beispiel zur Zuschreibung.

3.6 Kalkulatorische Abschreibung

Im Gegensatz zur bilanziellen Abschreibung befasst sich die kalkulatorische Abschreibung mit dem tatsächlichen Wertverzehr des Sachanlagevermögens. Bei der kalkulatorischen Abschreibung spielen steuerrechtliche oder bilanzielle Aspekte keine Rolle.

Der Sinn einer kalkulatorischen Abschreibung ergibt sich daraus, dass in einem Unternehmen tatsächliche Kosten entstehen, die bei der Berechnung von Gewinnen und Verlusten nicht erscheinen. Sie werden aber dann wichtig, wenn es um die Kalkulation in der Kostenrechnung geht. Aus dem handelsrechtlichen Jahresabschluss werden kalkulatorische Abschreibungen nicht ersichtlich.

4. Was ist eine AfA-Tabelle?

Wer nicht weiß, wie viele Jahre der Nutzungsdauer für einzelne Wirtschaftsgüter angesetzt werden müssen, kann auf sogenannte AfA-Tabellen zurückgreifen. Diese werden vom Bundesministerium für Finanzen herausgegeben. Sie stellen jedoch lediglich ein Hilfsmittel dar und sind nicht rechtsverbindlich. In Einzelfällen kann der Unternehmer von der Nutzungsdauer, die in diesen Tabellen festgelegt ist, abweichen. Nach der Art der Wirtschaftsgüter sind diese Tabellen wie folgt gegliedert:

  1. Anlagevermögen (unbeweglich)
  2. Grundstückseinrichtungen
  3. Allgemeine Betriebsanlagen
  4. Fahrzeuge
  5. Bearbeitungs- und Verarbeitungsmaschinen
  6. Betriebs- und Geschäftsausstattung
  7. Sonstige Anlagegüter

4.1 Beispiele aus der AfA-Tabelle

Idealerweise entsprechen die Zeiträume für die Abnutzung in den AfA-Tabellen der tatsächlichen Nutzungsdauer, also der Zeit, in der Wirtschaftsgüter zur Erzeugung von Umsätzen genutzt werden. Die AfA-Tabellen beruhen auf der Basis von Betriebsprüfungen bei Unternehmen und haben deshalb eine große Aussagekraft.

! Faustregel : Je höher der Anschaffungs- oder Herstellungswert, desto länger ist die Nutzungsdauer. Einige Beispiele aus der AfA-Tabelle zur Nutzungsdauer machen dies deutlich:

AnlagegutNutzungsdauer in JahrenFundstelle
Straßenbrücken (Stahl und Beton)332.2.1
Brennstofftanks253.10.3
Panzerschränke236.19.2
Kühlhallen201.4
Stromgeneratoren192.1.3
Silobauten (Kunststoff)171.9.3
Schuppen161.5
Stationäre Hebebühnen153.4.4.1
Stationäre Sägen145.14.1
Stationäre Poliermaschinen135.10.1
Alarmanlagen113.10.6
Autowaschanlagen103.10.4
Kipper94.2.3
Kuvertiermaschinen86.14.1
Kameras76.14.4
Industriestaubsauger77.3.5
Personenkraftwagen64.2.1
Handys56.13.2
Computer36.14.3.2

5. Die Abschreibung im Rechnungswesen: Buchungen

Im Rechnungswesen bilden Abschreibungen die Wertminderung beziehungsweise den „Wertverzehr” von Wirtschaftsgütern ab, bis diese vollständig abgeschrieben sind. Als Aufwand mindern Abschreibungen den Gewinn des Unternehmens. Hierzu finden sich Regelungen im Handelsgesetzbuch, insbesondere in § 253 HGB Abs. 3 HGB.

5.1 Wichtige Formeln zur Abschreibung im Rechnungswesen

Die wichtigste Formel berechnet den Betrag, der jedes Jahr linear abzuschreiben ist:

  • Abschreibungsbetrag pro Jahr = Anschaffungskosten (Herstellungskosten) / planmäßige Nutzungsdauer in Jahren

Wird das Wirtschaftsgut nicht am Anfang des Jahres angeschafft, gilt für das erste Jahr folgende Formel:

  • Abschreibungsbetrag im ersten Jahr = Jahresabschreibungsbetrag × Monate der Nutzung / 12

Bei der degressiven Abschreibung (einem Auslaufmodell im Rechnungswesen) gilt folgende Formel:

  • Abschreibungsbetrag = Abschreibungssatz (in Prozent) × Buchwert des Vorjahres

5.2 Beispiele für Buchungssätze bei Abschreibungen

Ein Unternehmen erwirbt ein Fahrzeug für € 50.000,-. Auf einem aktiven Bestandskonto wird daher im Soll gebucht:

Fuhrpark € 50.000anBank € 50.000,-

Bei einer linearen Abschreibung über fünf Jahre wird auf dem Aktivkonto mit der Bezeichnung Fuhrpark wie folgt gebucht:

Abschreibung € 10.000,-anFuhrpark € 10.000,-

Der Saldo des Fuhrpark-Kontos verringert sich somit jedes Jahr um € 10.000,-. Das geht so lange, bis das Wirtschaftsgut nicht mehr vorhanden ist – im Normalfall also fünf Jahre. Das Konto „Abschreibung” dagegen steigt jedes Jahr und mindert den Unternehmensgewinn.

6. Wie werden geringwertige Wirtschaftsgüter abgeschrieben?

GWG – diese Abkürzung steht für geringwertige Wirtschaftsgüter. Selbstverständlich haben auch GWG eine beschränkte Nutzungsdauer und unterliegen deshalb einer Wertminderung. Doch für sie gelten besondere Bestimmungen über Abschreibungen. So können zum Beispiel im Rechnungswesen eines Unternehmens Sammelposten von GWG gebildet werden, die zusammen abgeschrieben werden. Im Einzelnen gilt für Abschreibungen von GWG Folgendes:

  • Bei Anschaffungskosten unter € 150,- handelt es sich um GWG, die sofort zu 100 Prozent abgeschrieben werden.
  • Bei Anschaffungskosten zwischen € 150,- und € 410,- gibt es zwei Alternativen:
    • Abschreibung im Anschaffungsjahr zu 100 Prozent
    • Abschreibung als Sammelposten über fünf Jahre

7. Was sind Zuschreibungen?

Zuschreibungen sind im Handelsrecht, Bilanzrecht und Steuerrecht das Gegenstück zu den Abschreibungen. Sie erhöhen den Buchwert eines Gegenstandes aus dem Betriebsvermögen, während Abschreibungen den Buchwert verringern. Zuschreibungen werden auch Wertaufholungen genannt.

Abschreibung: negative Wertänderung
Zuschreibung: positive Wertänderung

Eine Zuschreibung hat daher zur Folge, dass durch die höhere Wertansetzung jährlich auch mehr abgeschrieben werden kann. Eine Zuschreibung kann dabei verschiedene Ursachen haben:

  • Der Wert eines Wirtschaftsgutes erhöht sich, ohne dass sich in dessen Substanz etwas ändert.
  • Überhöhte Abschreibungen aus vorangegangenen Rechnungsperioden müssen korrigiert werden.

7.1 Besonderheiten bei Zuschreibungen

Da Zuschreibungen im Gegensatz zu Abschreibungen im Rechnungswesen so wie im Steuerrecht eine Ausnahmedarstellen, gibt es hier Besonderheiten zu beachten:

! Handelsrechtliche Wertobergrenzen dürfen nicht überschritten werden (§ 253 HGB).
! Im Steuerrecht gilt, dass Wirtschaftsgüter, die bereits im Vorjahr dem Anlagevermögen zugeordnet waren, in den Folgejahren zu fortgeführten Anschaffungs- und Herstellungskosten angesetzt werden müssen. Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn der Steuerpflichtige den Ansatz eines niedrigeren Teilwerts nachweisen kann.
! Anschaffungskostenprinzip: Eine Zuschreibung ist höchsten bis zum Betrag der ursprünglichen Anschaffungskosten zulässig.

7.2 Beispiel für eine Zuschreibung

Siehe zu diesem Beispiel die Ausgangssituation oben (außerplanmäßige Abschreibungen). Jetzt gewinnt das Unternehmen einen neuen Kunden für die Abnahme der Kartons. Deshalb kann die Maschine wieder eingesetzt werden:

Maschinen € 5.000anZuschreibung auf Sachanlagen € 5.000,-