Aufbewahrungsfristen – alles Wissenswerte einfach erklärt

Was sind Aufbewahrungsfristen?

Die Aufbewahrungsfristen regeln wie lange Unterlagen wie zum Beispiel Rechnungen und Dokumente aufbewahrt werden müssen. Sollte eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt erfolgen, muss ein Unternehmen alle Dokumente vorlegen können.

Jede Menge Unterlagen: Rechnungen, Handelsbriefe, Kontoauszüge, Buchungsbelege und vieles mehr, was über Jahre aufbewahrt werden muss. Der „Papierkram” macht auch im Zeitalter der EDV eine Menge Arbeit. Wer selbstständig ist, weiß ein Lied davon zu singen. Besonders diejenigen, die gerade mit der Selbstständigkeit beginnen, empfinden die Aufbewahrungspflichten für Unterlagen als besonders lästig. Dass die Aufbewahrungsfristen für Unterlagen, Belege, Rechnungen und Dokumente bis ins Einzelne gesetzlich geregelt sind, erstaunt viele. Aber hinter jeder Aufbewahrungsfrist steht auch ein bestimmter Zweck. Lesen Sie hier, wie viele Jahre Sie Ihre Unterlagen aufbewahren müssen, warum das so ist und wie die Aufbewahrung am besten praktisch gehandhabt wird.

Was sind Aufbewahrungsfristen?

Gewerbetreibende sind verpflichtet, geschäftliche Unterlagen wie Kontoauszüge, Rechnungen oder Buchungsbelege über mehrere Jahre aufzubewahren, zum Beispiel um sie bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt vorlegen zu können. Wer als Selbstständiger bereits eine Steuererklärung gemacht hat, ahnt dies: Denn zunächst geht das Finanzamt immer von der Richtigkeit der in einer Erklärung gemachten Angaben aus, ohne dass die Unterlagen komplett eingereicht werden müssen. Der Vertrauensvorschuss des Finanzamts setzt Überprüfbarkeit voraus. Deshalb müssen Rechnungen, Dokumente, Buchungsbelege, Kontoauszüge und andere Unterlagen für den Fall der Überprüfung über mehrere Jahre aufbewahrt werden.

 

Für wen gelten Aufbewahrungsfristen?

Eine Aufbewahrungspflicht für ein Dokument ist immer steuerrechtlich oder handelsrechtlich begründet. Wer nach dem Handelsrecht oder Steuerrecht zum Führen von Aufzeichnungen und Büchern verpflichtet ist, muss sich an gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen halten. Einzelheiten zu den Aufbewahrungsfristen sind vor allem in der Abgabenordnung (AO) geregelt. Gemäß § 140 AO sind aber auch andere Gesetze für die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Belege, Buchungsbelege und andere Unterlagen heranzuziehen. Dies ist zum Beispiel das Handelsgesetzbuch (HGB). Es gibt darüber hinaus eine Vielzahl von Verordnungen, die Aufbewahrungsfristen festsetzen. Diese werden zumeist nach Jahren bemessen. Dazu zählt zum Beispiel die Gewerbeordnung. Aufbewahrungsfristen können sich auch aus der Höhe des Umsatzes oder des Gewinns eines Unternehmens ergeben. Für Gewerbebetriebe gilt zum Beispiel:

  • Ab einem Umsatz von 500.000 Euro im Jahr besteht Buchführungspflicht (§ 141 Abs. 1 Nr. 1 AO), folglich müssen Aufbewahrungsfristen für Unterlagen eingehalten werden.
  • Entsprechendes gilt für einen Gewinn ab 50.000 Euro pro Jahr (§ 141 Abs. 1 Nr. 4 AO).
  • In Einzelfällen kann das Finanzamt Ausnahmen von der Aufbewahrungspflicht machen (§ 148 S. 1 AO)

 

Aufbewahrungspflichten nach der Abgabenordnung

  • 147 Abs. 1 Nr. 5 AOstellt eine Grundregel für die Aufbewahrungspflicht auf: Geordnet aufzubewahren sind „Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind”. § 147 Abs. 1 AO führt dazu noch einzelne Unterlagen gesondert auf, die aufbewahrt werden müssen:
  • 1: Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, außerdem dazugehörige Arbeitsanweisungen und andere Organisationsunterlagen
  • 2: Handelsbriefe und Geschäftsbriefe, die in Empfang genommen wurden
  • 3: Kopien von Handelsbriefe/n und Geschäftsbriefe/n, die versendet wurden
  • 4: Buchungsbelege
  • 4a: Unterlagen zur Zollanmeldung

 

Aufbewahrungspflichten nach dem Handelsgesetzbuch

Für Kaufmänner nach dem Handelsrecht gelten gemäß § 257 Abs. 1 HGB folgende Aufbewahrungspflichten:

  • 1: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse usw.
  • 2: Handelsbriefe, die in Empfang genommen wurden
  • 3: Kopien von Handelsbriefen, die versendet wurden
  • 4: Buchungsbelege

 

Was ist was? Die richtige Einordnung von Unterlagen

Oft ist es für Unternehmer problematisch, einzelne Dokumente ihrer Art nach zuzuordnen. Nicht alles, was im Lauf eines Jahres an Unterlagen anfällt, insbesondere Korrespondenz von Privatpersonen, unterliegt überhaupt Aufbewahrungsfristen. Hier kann es hilfreich sein, sich an den folgenden Definitionen zu orientieren:

Bücher, Handelsbücher, AufzeichnungenGrundbuch, Hauptbuch, Nebenbücher. Bei einer kontenblattlosen Buchhaltung ersetzen Belege die Konten. Hier kommt es für die Aufbewahrungspflicht auf die steuerliche Relevanz der Belege an.
InventareAufzeichnungen über die Bestandsaufnahme von Vermögensgegenständen und Schulden. Soweit es zum Verständnis dieser Aufzeichnungen nötig ist, sind dazugehörige Organisationsanweisungen und Arbeitsanweisungen ebenfalls aufzubewahren.
Geschäftsbriefe oder HandelsbriefeAuf konkrete Geschäfte bzw. Handelsgeschäfte bezogene Korrespondenz, auch E-Mails, Telegramme usw. Nicht unter die Aufbewahrungspflicht fallen nicht erfolgreiche Angebote, auch zum Beispiel in Form von Flyern oder Prospekten.
BuchungsbelegeUnterlagen über einzelne Geschäftsvorfälle, Dokumentationen als Grundlage zur Eintragung in Geschäftsbücher. Buchungsbelege dienen als Beweis dafür, dass ein gebuchter Sachverhalt auf einem tatsächlichen Geschäftsvorgang beruht. Sie müssen sich auf die Vermögens-, Ertrags- oder Finanzlage eines Unternehmens ausgewirkt haben.
Sonstige UnterlagenZum Beispiel Ausfuhrbelege, Registrierkassenstreifen, Personalunterlagen usw., die sich nicht unbedingt auf Geschäftsvorfälle beziehen müssen, sondern aus anderen Gründen steuerlich relevant sind. § 14b Abs. 1 UStG stellt für Rechnungen spezielle Regelungen auf.

 

 

In welcher Form muss aufbewahrt werden?

Jeder, der rechtlich zur Aufbewahrung von Unterlagen über mehrere Jahre verpflichtet ist, ist für die Form der Aufbewahrung selbst verantwortlich. Vor allem ist sicherzustellen, dass die Unterlagen jederzeit einsehbar sind. Dafür ist auch eine gewisse Ordnung der Unterlagen Voraussetzung. Eine saubere, klare und übersichtliche Buchführung, die mit einer übersichtlichen Ordnung der Unterlagen (Belege, Rechnungen usw.) verbunden ist, sorgt nicht zuletzt auch für ein gutes Verhältnis zum Finanzamt.

Auch zur Form der Aufbewahrung von Unterlagen gibt es gesetzliche Vorschriften. Am wichtigsten ist hierbei die Lesbarkeit der Dokumente, die auch noch nach Jahren gewährleistet sein muss. Ein Beispiel hierfür ist § 14b Abs. 1 Satz 2 UStG: Rechnungen müssen zehn Jahre lang lesbar sein. Als Konsequenz ergibt sich hieraus zum Beispiel, dass von Rechnungen, die auf Thermopapier gedruckt wurden – und die im Laufe der Jahre unleserlich werden – Kopien angefertigt werden müssen. Diese Kopien sind zusammen mit den entsprechenden Rechnungen aufzubewahren.

  • Im Original aufzubewahren sind:
    Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen (§ 147 Abs. 2 AO)
  • Als bildliche Wiedergabe sind aufzubewahren:
    Rechnungen, Handelsbriefe, Geschäftsbriefe (§§ 14, 14b UStG)
  • Für elektronisch übermittelte Rechnungen gilt:
    Ein sogenanntes innerbetriebliches Kontrollverfahren muss einen verlässlichen Prüfpfad für den Zusammenhang zwischen Rechnung und Leistung sicherstellen. Siehe hierzu das BMF-Schreiben vom 12. Juli 2012.
  • In Form einer inhaltlichen Wiedergabe sind aufzubewahren:
    alle sonstigen Unterlagen, für die eine Aufbewahrungspflicht gilt.
  • Für originär digitale Dokumente bzw. Unterlagen gilt:
    Diese sind so aufzubewahren, dass eine maschinelle Auswertung möglich ist (daraus folgt unter anderem, dass die Form der Aufbewahrungspflicht für ein Computerfax anders ist als für ein Standard-Telefax).

 

Aufbewahrung im Original

Unterlagen im Original sind gesichert und geordnet aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht bezieht sich also auch darauf, dass Unterlagen zum Beispiel vor Feuer oder den Einwirkungen von Feuchtigkeit geschützt sind. Auch die Lesbarkeit der Unterlagen muss noch über Jahre hinaus gewährleistet sein. Es ist untersagt, nachträglich Unterlagen zu ändern, um diese lesbar zu machen (siehe UStAE 14a.1 Abs. 5 S. 2).

 

Aufbewahrung als bildliche oder inhaltliche Wiedergabe

Unterlagen, die nicht im Original aufbewahrt werden müssen, können als bildliche oder inhaltliche Wiedergabe aufbewahrt werden. In beiden Fällen kann die Aufbewahrung in digitaler oder analoger Form erfolgen.

 

Aufbewahrung durch bildliche Wiedergabe

Die Aufbewahrung von Unterlagen als bildliche Wiedergabe erfordert eine originalgetreue Übertragung des Dokuments auf das Speichermedium. Im Einzelfall kann sich die Originaltreue auch auf die Farbigkeit beziehen, wenn zum Beispiel bei einer Rechnung erst die Farbe Aufschluss darüber gibt, ob es sich bei dem gescannten oder kopierten Dokument um das Original handelt. Eine Rechnung kann zum Beispiel digital gescannt und das Original anschließend vernichtet werden. Diese Aufbewahrung entspricht den Grundsätzen von § 147 Abs. 2 AO in Verbindung mit Teilziffer 8 GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme). Dafür muss das Scannen nach einer Organisationsanweisung erfolgen, die folgende Angaben enthält (und die selbst wiederum aufbewahrt werden muss):

  • Scannen durch dazu berechtigte Person?
  • Wann wurde gescannt?
  • Welche Objekte wurden gescannt?
  • Form der Qualitätskontrolle und Fehlerprotokollierung
  • Erforderlichkeit der Übereinstimmung der Unterlagen mit den Originalen (bildlich oder inhaltlich)

 

Aufbewahrung durch inhaltliche Wiedergabe

Bei einer Aufbewahrung durch inhaltliche Wiedergabe ist vor allem darauf zu achten, dass das jeweilige Dokument vollständig auf das Speichermedium übertragen und selbstverständlich auch inhaltlich richtig wiedergegeben wird. Während der gesamten Zeit der Aufbewahrungsfrist, also über mehrere Jahre, muss eine Wiedergabe des Inhalts möglich sein.

 

Original oder Kopie?

Vor jeder Vernichtung eines Originals sollte geprüft werden, ob ein Dokument nicht aus Gründen der Beweiskraft als Original auch noch über mehrere Jahre aufbewahrt werden sollte. Eine Rechnung, die zum Abzug der Vorsteuer berechtigt (§ 15 UStG), sollte deshalb im eigenen Interesse nicht nur als Kopie aufbewahrt werden.

  • Faustregel: Im Zweifel sollte immer das Original aufbewahrt werden.

 

 

Wo soll aufbewahrt werden?

Auch auf die Frage, an welchem Ort Unterlagen über die Jahre aufbewahrt werden müssen, gibt das Gesetz Auskunft: Nach § 146 Abs. 2 AO müssen Bücher und andere Aufzeichnungen im Geltungsbereich des Gesetzes(also in Deutschland) aufbewahrt werden. Stichwort Daten in der Cloud: Digitale Aufzeichnungen und elektronische Bücher können auch außerhalb Deutschlands aufbewahrt werden. Dafür muss allerdings gemäß § 146 Abs. 2a AO ein schriftlicher Antrag gestellt werden. Im Einzelnen gilt hierzu:

  • Dem Finanzamt muss der Standort des Datenverarbeitungssystems mitgeteilt werden.
  • Der Steuerpflichtige muss seinen Mitwirkungs- und Auskunftspflichten nachkommen sein (§§ 90, 93, 97, 140 bis 147, 200 Abs. 1 und 2 AO).
  • Der Zugriff auf die Daten durch die Finanzverwaltung muss vollumfänglich möglich sein.
  • Insgesamt darf die Besteuerung durch die Aufbewahrung außerhalb Deutschlands nicht gefährdet werden.

Eine elektronische Rechnung darf im übrigen Gemeinschaftsgebiet (also in der EU) aufbewahrt werden, wenn eine vollständige Fernabfrage und ein Herunterladen möglich sind (§ 14b Abs. 2 Satz 2 UStG).

Im Handelsgesetzbuch findet sich keine Bestimmung über den Aufbewahrungsort von Unterlagen, jedoch muss gewährleistet sein, dass diese innerhalb eines angemessenen Zeitraums verfügbar gemacht werden können (§ 239 Abs. 4 Satz 2 HGB).

 

 

Wie viele Jahre gelten die Aufbewahrungsfristen?

Zehn Jahre oder sechs Jahre – diese zwei Aufbewahrungsfristen sieht das Gesetz vor. Aus § 147 Abs. 2 in Verbindung mit Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO, § 14b Abs. 1 UStG ergeben sich folgende Aufbewahrungsfristen:

Zehn Jahre müssen aufbewahrt werden:Sechs Jahre müssen aufbewahrt werden:
Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen (auch zu deren Verständnis erforderliche Organisationsunterlagen oder Arbeitsanweisungen), Buchungsbelege, Rechnungen, mit EDV-Mitteln abgegebene Zollanmeldungen (ATLAS).Handelsbriefe und Geschäftsbriefe (empfangene im Original, versendete in Wiedergaben). Sonstige steuerlich relevante Unterlagen

 

Anfang und Ende der Aufbewahrungsfristen

Wann beginnt eine Aufbewahrungsfrist und wann endet sie?

  • Der Schluss des Kalenderjahressetzt in der Regel den Zeitpunkt, an dem eine Aufbewahrungsfrist zu laufen beginnt: Ausschlaggebend ist das Kalenderjahr, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde bzw. der Buchungsbeleg oder die Aufzeichnung entstanden ist.
  • Für Verträge beginnt die Aufbewahrungsfrist erst dann, wenn die Vertragsdauer abgelaufen Das gilt zum Beispiel für Mietverträge.

 

Beispiel für die Laufzeit von Aufbewahrungsfristen

A ist Unternehmer und als Kaufmann zur Buchführung verpflichtet. Der Jahresabschluss für das Jahr 2014 wurde von seinem Steuerberater im Oktober 2015 fertiggestellt. Die Aufbewahrungsfrist für dieses Dokument beginnt somit zum Schluss des Jahres 2015, die Aufbewahrungsfrist endet am 31. Dezember 2025.

 

Aufbewahrungsfristen missachtet – die Folgen

Spätestens bei Außenprüfungen durch das Finanzamt, auch wenn diese erst viele Jahre nach Beginn der Selbstständigkeit erfolgt, kommen Verstöße gegen die Aufbewahrungspflichten für Unterlagen wie Rechnungen, Belege oder Buchungsbelege zutage. Wer sich nicht an die gesetzliche Aufbewahrungspflicht und die Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Unterlagen hält, muss mit steuerlichen Nachteilen rechnen, eventuell sogar mit ordnungswidrigkeitsrechtlichen oder strafrechtlichen Sanktionen.

 

Fehlende Belege – höhere Steuern

Zunächst gilt im Steuerrecht, dass den Steuerpflichtigen die Beweislast für alle steuerentlastenden oder mindernden Tatsachen trifft. Diese sogenannte Beweislastgrundregel wurde vom Bundesfinanzhof (BFH) im Jahr 1989 aufgestellt (Urteil vom 15. Februar 1989, Az. X R 16/86). Das heißt: Wer Rechnungen, Unterlagen, Buchungsbelege oder andere Dokumente nicht vorweisen kann, obwohl ihn eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht trifft, kann sich nicht auf deren Inhalte berufen, wenn sie für ihn steuerliche Vorteile haben. Die Finanzbehörde kann in einem solchen Fall die Besteuerungsgrundlage schätzen (§ 162 AO), zum Beispiel aufgrund von Vergleichszahlen aus der betreffenden Branche. Dadurch kann es zu einer deutlich höheren Steuerlast kommen.

 

Straftaten und Ordnungswidrigkeiten

Auch Geldbußen, Geldstrafen oder Freiheitsstrafen können beim Verstoß gegen Aufbewahrungspflichten in Betracht kommen. Straftaten sind zum Beispiel:

  • Insolvenzstraftaten, §§ 283 ff. StGB
  • Falsche Angaben nach § 399 Akt
  • Falsche Angaben nach § 82 GmbHG
  • Falsche Angaben oder unrichtige Darstellung nach § 147 GenG
  • Urkundenunterdrückung, § 274 StGB
  • Steuerhinterziehung, § 370 AO

Als Ordnungswidrigkeiten kommen in Betracht:

  • Leichtfertige Steuerverkürzung, § 378 AO
  • Steuergefährdung, 379 AO

Bevor ein Unternehmer wegen einer Straftat oder Ordnungswidrigkeit verfolgt wird, müssen allerdings noch andere Voraussetzungen erfüllt sein, die über das bloße Nichtvorlegenkönnen der Rechnungen, Dokumente oder Unterlagen hinausgehen. Ein bloßes Vergessen oder eine bloße Nachlässigkeit führt als solche in der Regel noch nicht zu einer Bestrafung. In der Praxis sind es vor allem die steuerlichen Nachteile, die man als Unternehmer zu befürchten hat, wenn gegen die Pflicht, Unterlagen aufzubewahren, verstoßen wird.

 

Aufbewahrungsfristen für Dokumente – alphabetische Übersicht

Im Folgenden eine alphabetische Übersicht über die Länge der Aufbewahrungsfristen für ausgewählte Unterlagen, Dokumente, Aufzeichnungen und so weiter. Die Aufstellung ist nicht abschließend. Hierbei muss ebenfalls beachtet werden, dass allein aufgrund der Bezeichnung eines Dokuments nicht unbedingt auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht geschlossen werden kann. Im Einzelfall kommt es immer auf die konkrete Funktion der Unterlagen an. Zur besseren Übersicht sind einige Punkte, die unter verschiedenen Begriffen gesucht werden können, teilweise mehrfach unter anderen Stichwörtern aufgeführt.

GegenstandAufbewahrungsfrist (Jahre)
Abkürzungsverzeichnis10
Abrechnungsunterlagen10
Abschreibungsunterlagen10
Abtretungserklärungen (Zessionen), soweit erledigt6
Akkreditive6
Aktenvermerke6
Aktenvermerke bei Buchungsbelegen oder Bilanzunterlagen10
Änderungsnachweise in der EDV-Buchführung10
Angebote, auf denen ein Auftrag folgte6
Anlagenvermögensbücher, Anlagenkarteien10
Anmeldungen, Abmeldungen, Ummeldungen zur Krankenkasse
Arbeitsanweisungen (auch für die EDV-Durchführung)10
Aufbewahrungsvorschriften in der EDV-Buchführung10
Aufzeichnungen10
Ausgangsrechnungen10
Außenhandelsunterlagen6
Auszahlungsbelege10
Außendienstabrechnungen (Buchungsbelege)10
Außendienstabrechnungen (keine Buchungsbelege)6
Bahnfrachtbriefe6
Bankbelege10
Bankbürgschaften, wenn Vertrag beendet10
Baubeschreibungen6
Belegformate10
Belege mit Buchungsfunktion10
Benutzerhandbücher in der EDV-Buchführung10
Bestandsverzeichnisse10
Betriebskostenrechnungen10
Betriebsprüfung: Berichte nach steuerlicher Außenprüfung6
Bewertungsunterlagen10
Bewirtungsunterlagen, soweit für die Steuer oder als Buchungsbeleg erforderlich10
Bilanzen, Bilanzbücher10
Buchführungsunterlagen10
Buchungsbelege10
Code-Pläne für die Buchführung10
Darlehens-Unterlagen, soweit Vertrag beendet6
Darlehens-Unterlagen, soweit diese als Buchungsbeleg dienen10
Dauerauftrag nach Vertragsende10
Dauervorschüsse10
Dateibeschreibungen10
Dateiverzeichnisse10
Datensicherung: Regeln10
Debitorenauflistungen, wenn Bilanzunterlage, Debitorenkonten10
Depots: Auszüge (nicht Inventare), Bestätigungen, Bücher10
Edelmetallbestände10
Eingabebeschreibungen in der EDV-Buchführung10
Einfuhr: Unterlagen (Zollunterlagen, Genehmigungen, Erklärungen usw.)10
EDV-Buchführung: Eingabebeschreibungen, Änderungsnachweise, Aufbewahrungsvorschriften, Benutzerhandbücher, Fehlermeldungen und Fehlerkorrekturanweisungen (wenn Buchungsbelege), Organisationsunterlagen, Speicherbelegungsplan, Zugriffsregelungen10
Eingabedaten-Formate10
Eingangsrechnungen10
Einkaufsbücher10
Export-Unterlagen10
Fahrtkostenerstattung: Unterlagen10
Fehlermeldungen und Fehlerkorrekturanweisungen in der EDV-Buchführung (wenn Buchungsbelege)10
Frachtbriefe6
Gehaltslisten, Sonderzahlungslisten, wenn Buchungsbeleg10
Geschäftsberichte10
Geschäftsbriefe (zugegangene) und -kopien (versandt)6
Geschäftsbriefe (zugegangene) und -kopien (versandt), wenn Buchungsbeleg10
Geschenke, Nachweise darüber10
Gewinn- und Verlustrechnungen (Jahreserfolg)10
Grundbuch: Auszüge, wenn Unterlagen zur Inventur10
Handelsbriefe (nicht Gutschriften oder Rechnungen)6
Handelsbücher10
Handelsregisterauszüge mit Beglaubigung10
Hauptbuchkonten10
Importrechnungen10
Inventare nach § 240 Handelsgesetzbuch10
Investitionszulagen6
Jahresabschluss10
Jahresabschluss, Anhang (§ 264 HGB)10
Jahreskontoblätter10
Jubiliarfeierunterlagen10
Kalkulationsunterlagen, die im Sinne des Steuerrechts oder Handelsrechts relevant sein können10
Kapitalerhöhungsunterlagen6
Kassenberichte, Kassenbücher und -blätter10
Kassenzettel, soweit keine Tagessummen-Bons gesammelt werden (dann keine Aufbewahrungspflicht)10
Konnossemente6
Kontenpläne und Änderungen zu Kontenplänen10
Kontenregister10
Konto-Auszüge10
Kontokorrentbücher10
Konzernabschluss nach § 290 HGB, Lagebericht (§§ 290, 350 HGB)10
Kreditunterlagen (Korrespondenz), nach Ablauf des Vertrags6
Kreditunterlagen (Buchungsbelege), nach Ablauf des Vertrags10
Lageberichte, soweit diese zu den Bilanzunterlagen gehören10
Lagerbuchführung10
Lagerprotokolle6
Lieferscheine, soweit kein Belegnachweis6
Lieferscheine als Belegnachweise, zum Beispiel im Zusammenhang mit Rechnungen10
Lohnlisten (Endzahlungen, Zwischenzahlungen, Sonderzahlungen)6
Lohnbelege10
Luftfrachtbriefe6
Mahnungen, Mahnbescheide6
Materialabrechnungen10
Mietunterlagen, soweit Vertrag beendet und Buchungsbeleg10
Montageversicherungsakten10
Nachnahme, Belege10
Nebenbücher10
Nettolohnlisten10
Organisationsunterlagen in der EDV-Buchführung10
Organschaftsabrechnungen10
Pachtunterlagen, soweit Vertrag beendet und Buchungsunterlage10
Preislisten, soweit keine Unterlagen zur Bewertung oder Buchung6
Preislisten als Bewertungsunterlagen oder Buchungsunterlagen10
Programmablaufbeschreibungen, Programmverzeichnisse10
Proteste (Wechsel, Scheck)10
Prozessakten, Prozessunterlagen10
Quittungen10
Rechnungen (Ausgang, Eingang)10
Reisekostenabrechnungen10
Rückwareneingangsjournale6
Sachkonten10
Salden-Bilanzen10
Scheck- und Wechselunterlagen6
Scheck- und Wechselunterlagen, soweit diese Buchungsbelege sind10
Speicherbelegungsplan in der EDV-Buchführung10
Spendenbescheinigungen als Unterlagen für die Buchung10
Steuerbescheide10
Steuererklärungen10
Telefonkostennachweise, soweit Buchungsbelege10
Testate als Teil der Bilanz10
Verbindlichkeiten-Zusammenstellungen10
Vermögensverzeichnisse10
Versandunterlagen und Frachtunterlagen als Buchungsbelege10
Verträge nach Vertragsbeendigung10
Wareneingangsbücher, Warenausgangsbücher10
Wechsel10
Zahlungsanweisungen10
Zollbelege10
Zugriffsregelungen in der EDV-Buchführung10
Zwischenbilanz bei Wirtschaftsjahrumstellung oder Wechsel der Gesellschafter10
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Stand: 05. 01.2015