Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) – einfach und umfassend erklärt

Mit der Einnahmenüberschussrechnung werden die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenübergestellt. Dabei wird die Gewinnermittlung vereinfacht. Deshalb ist sie besonders für kleinere Unternehmen von Vorteil.

1. Was ist eine Einnahmenüberschussrechnung?

Die Einnahmenüberschussrechnung (Abkürzung EÜR) ist eine vereinfachte Art der Gewinnermittlung für kleinere Unternehmen und Freiberufler. Die EÜR wird oft auch ganz einfach 4/3-Rechnung genannt. Das hat nichts mit einer „Vier-Drittel-Regelung” zu tun, sondern resultiert aus der Gesetzesnorm, die die EÜR regelt: § 4 Abs. 3 des Einkommensteuergesetzes (EStG).

Diese Vorschrift definiert die EÜR als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben. Kurz gesagt:
Einnahmen Ausgaben ═ Gewinn.

Dabei wird nur das in die Rechnung zur Gewinnermittlung mit aufgenommen, was im betreffenden Wirtschaftsjahr tatsächlich eingenommen oder ausgegeben wurde (Zufluss- und Abflussprinzip). Das ist der entscheidende Unterschied zu dem wesentlich komplizierteren Betriebsvermögensausgleich gemäß § 4 Abs. 1 EStG.

2. Wer darf die EÜR anwenden?

Die Einnahmenüberschussrechnung stellt für die meisten Unternehmer – wenn sie nicht gerade in Buchführung ausgebildet wurden – eine erhebliche Entlastung dar. Das Zufluss- und Abflussprinzip ist unmittelbar einleuchtend und der Aufwand für eine EÜR ist ebenfalls geringer.

 Doch wer darf überhaupt statt der aufwendigen Buchhaltung nach der einfacheren EÜR vorgehen?
Der Grundsatz ist negativ formuliert: Wer nicht zur Bilanzierung verpflichtet ist, darf eine EÜR erstellen – muss es aber nicht. Wer freiwillig eine Bilanzierung erstellt, darf dagegen dem Finanzamt nicht mit einer EÜR seine Gewinne bzw. Verluste vorlegen. Er ist dann auch im Rahmen der Steuererklärung verpflichtet, eine Bilanzierung vorzulegen.

Wer ist buchführungspflichtig?

Grundsätzlich besteht das Recht auf Einreichen einer EÜR bei der Einkommensteuererklärung für diesen Personen- bzw. Unternehmenskreis:

  • Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind
    ➜ Beispiele: Einzelunternehmer, GbR
    ➜ Ins Handelsregister einzutragen sind dagegen beispielsweise die GmbH, OHG, KG, UG oder AG
  • Unternehmen mit einem Umsatz bis zu 600.000 € bzw. Gewinn bis zu 60.000 €
    !  Achtung: Dabei reicht das Überschreiten einer dieser Grenzen bereits aus, um zur Bilanzierung verpflichtet zu werden.
  • Freiberufler unabhängig von Gewinn und Umsatz
    ➜ Beispiele für freie Berufe sind in § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG aufgeführt: Rechtsanwälte, Ärzte, Ingenieure, Architekten, Wirtschaftsberater, Steuerberater, Heilpraktiker, Krankengymnasten, Journalisten, Übersetzer und ähnliche Berufe.
    !  Achtung: Wer freiwillig eine Bilanzierung erstellt, obwohl er rechtlich dazu nicht verpflichtet ist, darf keine EÜR erstellen!

3. Der Zweck: Wozu dient die EÜR?

Mit der EÜR werden Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenübergestellt. Ist die Differenz positiv, ergibt sich für den Betrieb oder den Unternehmer ein Gewinn. Die EÜR dient also der Gewinnermittlung. Dieser Gewinn ist die entscheidende Grundlage für die Besteuerung eines Unternehmens bzw. eines Freiberuflers. Der Gewinn hat beispielsweise Einfluss auf

  • die Umsatzsteuer-Zahllast gegenüber dem Finanzamt (Umsatzsteuervoranmeldungen, Umsatzsteuererklärung),
  • die Höhe der Einkommensteuer,
  • Gewerbesteuer
  • und Körperschaftssteuer.

Die Einnahmenüberschussrechnung dient vor allem dem Zweck, die Gewinnermittlung für kleinere Betriebe zu erleichtern. Je geringer die Umsätze sind, desto weniger ergibt sich die Notwendigkeit einer Buchhaltung nach den Prinzipien der doppelten Buchführung.

Der hauptsächliche Sinn der EÜR liegt also in der Vereinfachung.

4. Wie wird die Einnahmenüberschussrechnung erstellt?

Die Einnahmenüberschussrechnung findet man in der Steuererklärung unter dem Namen „Anlage EÜR“. Der Unternehmer muss die Anlage EÜR ausfüllen und elektronisch mit der Steuererklärung versenden. Die Regelung, dass Unternehmer, die einen Jahresumsatz von weniger als 17.500 € erwirtschaften, keine amtlichen Vorlagen für die EÜR benutzen müssen, ist mit der Einführung der Anlage EÜR im Jahr 2017 außer Kraft gesetzt worden. Die Vorlage kann man hier kostenlos herunterladen.

Vereinfachte Darstellung der Anlage EÜR
Vereinfachte Darstellung der Anlage EÜR

5. Das steckt dahinter: das Zufluss- und Abflussprinzip

Die Grundlage der Einnahmenüberschussrechnung ist das Zufluss- und Abflussprinzip. Dies kann man sich durchaus bildlich vorstellen: Letztlich zählt für diese Art der Gewinnermittlung nur das, was tatsächlich zufließt und tatsächlich abfließt. Sprich:

 Welche Beträge sind auf das Konto eingegangen oder wurden überwiesen?
 Welche Beträge wurden bar eingenommen oder bezahlt?

Im Gegensatz zur Bilanzierung (doppelte Buchführung) spielt die Entstehung der Verbindlichkeit oder deren Begleichung durch eine Leistung keine Rolle. Deshalb gilt bei der EÜR jedoch auch, dass alle Anzahlungen – sei es als Einnahme oder Ausgabe – steuerlich voll berücksichtigt werden. Lediglich bei der Vorsteuer kann der Unternehmer eine andere Vorgehensweise wählen. In der Einkommensteuererklärung wird regelmäßig das Kalenderjahr als Zeitraum gewählt.

6. Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben: Beispiele

Was sind überhaupt Betriebseinnahmen, und was sind Betriebsausgaben? Generell fallen darunter alle Einnahmen und Ausgaben, die im betreffenden Wirtschaftsjahr (meist das Kalenderjahr) für den Betrieb angefallen sind. Am Ende einer Rechnungsperiode werden die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben zusammengezogen, um den Gewinn des Unternehmens zu ermitteln, der die Grundlage für die Besteuerung ist.

  • Typische Betriebseinnahmen
    ➜ Einnahmen für Leistungen des Betriebes (Dienstleistungen, Warenverkäufe)
    ➜ Sachentnahmen
    ➜ Eingenommene Umsatzsteuer
    ➜ Vom Finanzamt erstattete Vorsteuer
  • Typische Betriebsausgaben
    ➜ Einkäufe von Waren für den Betrieb
    ➜ Löhne und Gehälter für Angestellte
    ➜ Abschreibungen
    ➜ Kfz-Kosten für betrieblich genutzte Fahrzeuge
    ➜ Gewerbesteuer
    ➜ Abziehbare Vorsteuerbeträge
    ➜ An das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer

7. Welche Betriebsausgaben sind betrieblich veranlasst?

4 Abs. 4 EStG stellt fest, dass zu den Betriebsausgaben (die den Gewinn mindern und damit auch die Steuern) nur betrieblich veranlasste Ausgaben zählen. Keine Betriebsausgaben sind Aufwendungen für die private Lebensführung.

Dies stellt § 12 Nr. 1 EStG ausdrücklich fest. Die Abgrenzung zu privat motivierten Aufwendungen kann im Einzelfall jedoch sehr schwierig sein. Für bestimmte Kosten gilt außerdem, dass diese sowohl privat wie auch betrieblich veranlasst sind (Beispiel: Mietkosten für die gesamte Wohnung, in der ein Zimmer beruflich genutzt wird, entsprechend Strom- und Telekommunikationskosten).

Die Rechtsprechung zu dieser Frage ist fast unübersehbar. Hier sind einige Beispiele und Gegenbeispiele dafür, was als betrieblich veranlasst anerkannt wird.

 

Ausgaben für…Betrieblich veranlasst?
BerufsbekleidungJa, sofern es sich um typische Bekleidung für einen bestimmten Beruf handelt. In der Regel dient diese Schutz- oder Hygienegründen. Kleidung, die auch privat benutzt werden kann, fällt nicht darunter (Hemden, Anzüge usw.).
Berufsverbände und ÄhnlichesJa, wenn ein Bezug zur ausgeführten selbstständigen Tätigkeit besteht (zum Beispiel Journalistenverband, Handwerksinnung, Rechtsanwaltskammer, Bundesverband junger Unternehmer)
BewirtungskostenJa, wenn Geschäftspartner zum Essen eingeladen werden, allerdings nur zu 70 Prozent (die Vorsteuer kann jedoch zu 100 Prozent angesetzt werden)
Geschäftsreise (Flug, Übernachtungskosten)Ja. Privatanteile (zum Beispiel Besuch von Freunden, Museen usw.) müssen jedoch anteilig abgezogen werden
Geschenke an KundenJa, soweit diese 35 Euro pro Kunde und Jahr nicht überschreiten
KraftfahrzeugZu 100 Prozent, wenn das Auto nur für den Betrieb genutzt wird (sonst anteilig)
VersicherungsbeiträgeJa, soweit sie für den Betrieb gelten (Betriebsunterbrechungs-, Betriebshaftpflichtversicherung). Wenn im Schadensfall eine Auszahlung erfolgt, gehört diese zu den Betriebseinnahmen!
ZinsenJa, soweit sie für betriebliche Verbindlichkeiten bezahlt werden (jedoch nicht Zahlungen für die Tilgung des Kredits)

8. Die EÜR im Gesetz: Rechtsgrundlagen

Jeder staatliche Eingriff benötigt eine gesetzliche Grundlage. Das gilt auch dann, wenn es um Steuern geht. Denn die Besteuerung greift in das Eigentum von natürlichen und juristischen Personen ein. Die EÜR ist ein Hilfsmittel, um den Gewinn, der letztlich besteuert wird, festzustellen. Wichtige gesetzliche Grundlagen für die EÜR sind beispielsweise:

  • § 4 Abs. 3 Satz 1 EStG: Diese Norm erlaubt die vereinfachte Gewinnermittlung durch eine EÜR für alle, die nicht zur Buchführung verpflichtet sind (und diese auch tatsächlich nicht betreiben).
  • § 4 Abs. 4 EStG: Definition der Betriebsausgaben: betrieblich veranlasste Ausgaben.
  • § 60 Abs. 4 EStDV: Die EÜR ist in der Steuererklärung grundsätzlich elektronisch dem Finanzamt zu übermitteln.
  • § 12 EStG: Hier sind in den Nummern 1 bis 5 die Einkunftsarten aufgeführt, die vom Einkommen nicht abgesetzt werden dürfen (wichtig zur Abgrenzung zwischen privaten Aufwendungen und betrieblich veranlassten Ausgaben).
  • § 141 AO (Abgabenordnung): Diese Vorschrift bestimmt, wer zur Buchführung verpflichtet ist und somit eine Bilanzierung erstellen muss.

Das Steuerrecht ist eine rechtkomplizierte gesetzliche Materie. Je höher die Einnahmen eines Betriebes oder Freiberuflers sind, desto eher lohnt es sich, den fachlichen Rat eines Steuerberaters in Anspruch zu nehmen.

Für überschaubare Unternehmensgewinne reicht meist schon eine gute Finanzsoftware für die Buchhaltung völlig aus. Leistungsfähige Programme übernehmen auch die Erstellung der Einkommensteuer – inklusive EÜR. Wer beim Eintragen der einzelnen Posten keine Fehler macht, ist auch in puncto Steuern und Buchhaltung auf der sicheren Seite.

9. Was man bei der Steuererklärung beachten muss

Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) hat neben der persönlichen Buchhaltung in erster Linie Bedeutung für die jährliche Steuererklärung. Die Einkommensteuer erfasst viele Einkünfte, die zur Besteuerung herangezogen werden. Deshalb gilt es zu beachten, dass jeder Freiberufler oder Unternehmer nicht nur seine Gewinne besteuern muss, sondern auch übrige Einkunftsarten, die für die Berechnung der Einkommensteuer herangezogen werden. Dies sind zum Beispiel:

  • Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit
  • Einkünfte aus Kapitalvermögen
  • Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung

Zu dem in der EÜR ermittelten Gewinn werden also die oben genannten Einkünfte (falls solche vorhanden sind) hinzugezählt, um die Grundlage für die Besteuerung zu ermitteln. Der Gesamtbetrag der Einkünfte wird eventuell gemindert durch den Altersentlastungsbetrag oder den Entlastungsbetrag für Alleinerziehende. Von diesem Gesamtbetrag rechnet das Finanzamt wiederum andere Ausgaben ab, die das Einkommen ergeben:

  • Sonderausgaben
  • Außergewöhnliche Belastungen
  • Steuerbegünstigungen beispielsweise bei Wohneigentum

Letztlich berechnet sich das zu versteuernde Einkommen unter Berücksichtigung von Kinderfreibeträgen. Wenn ein Grundfreibetrag nicht überschritten wird, muss überhaupt keine Einkommensteuer gezahlt werden. Nur die Beträge, die über dem Grundfreibetrag liegen, werden besteuert. Für das Jahr 2020 beträgt dieser Grundfreibetrag 9.408 € bei Alleinstehenden, bei Ehepartnern 18.816 €. Man sieht, dass eine Vielzahl von Einkunftsarten bei der Besteuerung eine Rolle spielen. Für die meisten Selbstständigen wird der mit dem Betrieb erwirtschaftete Gewinn dabei den höchsten Einzelposten darstellen. Deshalb ist die Einnahmenüberschussrechnung für die gesamte Einkommensteuererklärung so wichtig.

10. Besonderheiten der Einnahmenüberschussrechnung

Besonderheiten der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ergeben sich vor allem aus dem Zufluss- und Abflussprinzip, das den wesentlichen Unterschied zur Buchhaltung nach der doppelten Buchführung darstellt. Es zählt bei der EÜR immer nur das Datum des Zahlungseingangs. Der Grund für die Zahlung (also der Vertrag über eine Dienstleistung oder ein Kaufvertrag) spielt keine Rolle.

Wer als Unternehmer im Dezember 2013 eine Ware erhält, diese aber erst im Januar 2014 bezahlt, darf die Zahlung als Betriebsausgabe erst für das Kalenderjahr 2014 gelten lassen. Umgekehrt gilt, dass an den Unternehmer gezahlte Vorschüsse auch dann als Einnahmen gelten, wenn die zugrunde liegende Leistung erst im nächsten Jahr erbracht wird.

Weitere Besonderheiten (Beispiele):

  • Anlagevermögen und Abschreibungen
    ➜ Höherwertige Güter für den Betrieb werden über den Zeitraum der Nutzung abgeschrieben (Absetzung für Abnutzung, AfA).
  • Kredite
    ➜ 
    Zugeflossene Beträge aus Darlehensverträgen sind keine Betriebseinnahmen, Zahlungen für die Tilgung keine Betriebsausgaben.
    ➜ Zu den Betriebsausgaben gehören nur die gezahlten Zinsen (auch hier nur im Jahr des Abflusses).
  • Sacheinnahmen sind genau wie Geldzahlungen zu dem Zeitpunkt in die EÜR aufzunehmen, in dem der Sachwert tatsächlich zufließt.