Was ist eine Abrechnung?
Bei einer Abrechnung handelt es sich um eine Gegenüberstellung von Forderungen und Verpflichtungen / Leistungen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums entstanden sind. Die Abrechnung stellt eine abschließende Rechnung dar, mit welcher der abzurechnende Sachverhalt für alle Geschäftspartner in vollem Umfang erledigt ist. Eine Abrechnung ist dabei nicht identisch mit einer klassischen Rechnung: Während eine Rechnung meist eine einzelne Leistung abbildet, fasst eine Abrechnung häufig mehrere Positionen oder Zeiträume zusammen und dient der vollständigen Übersicht eines Geschäftsvorgangs. Eine Abrechnung ist ein zentraler Bestandteil betrieblicher Prozesse – sie sorgt für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und die korrekte finanzielle Abwicklung zwischen Geschäftspartnern, Mitarbeitenden oder Kunden.
Welche Formen der Abrechnung gibt es?
Abrechnungen bilden einen elementaren Bestandteil im Rechnungswesen und werden sowohl regelmäßig als auch ereignisbasiert erstellt. Zu den häufigsten Formen der Abrechnung zählen:
| Abrechnungsart | Beschreibung |
|---|---|
| Gehaltsabrechnung | Regelmäßige Vergütung für fest angestellte Mitarbeitende |
| Lohnabrechnung | Vergütung auf Stunden- oder Leistungsbasis, meist bei gewerblichen Tätigkeiten |
| Provisionsabrechnung | Leistungsabhängige Vergütung, z. B. im Vertrieb |
| Reisekostenabrechnung | Erstattung von Kosten für beruflich bedingte Reisen |
| Spesenabrechnung | Erstattung von Auslagen wie Verpflegung, Unterkunft etc. |
| Liefer-/Handelsabrechnung | Abrechnung zwischen Unternehmen in Handelsbeziehungen |
Darüber hinaus gibt es selbstverständlich noch weitere Formen der Abrechnung, beispielsweise in Handels- und Lieferbeziehungen. Aus Gründen der Relevanz sind an dieser Stelle jedoch vor allem die wirtschaftlich bedeutsamsten Abrechnungen aus dem Arbeitsrecht zusammengefasst.
Was sollte bei Abrechnungen beachtet werden?
Bei der Erstellung einer Abrechnung sollten stets die korrekte Besteuerung, die Einhaltung des Abrechnungszeitraums sowie die vollständige und transparente Dokumentation aller erbrachten Leistungen und Gegenleistungen berücksichtigt werden. Darüber hinaus gelten in Deutschland und der EU verschiedene gesetzliche Anforderungen, die je nach Abrechnungsart relevant sind:
- Aufbewahrungsfristen: Abrechnungsunterlagen müssen in der Regel 6 bis 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO, § 257 HGB).
- Datenschutz (DSGVO): Personenbezogene Daten in Abrechnungen müssen sicher verarbeitet und gespeichert werden.
- Steuerrechtliche Vorgaben: Abrechnungen müssen prüfbar, nachvollziehbar und maschinenlesbar sein – insbesondere bei elektronischer Übermittlung.
Digitalisierung der Abrechnung
Ein zentraler Bestandteil moderner Abrechnungsprozesse ist die elektronische Rechnung E-Rechnung).
- Seit 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen
- Die verpflichtende Ausstellung wird schrittweise bis 2028 eingeführt.
E-Rechnungen müssen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) vorliegen, damit sie automatisiert verarbeitet werden können. Unternehmen profitieren dabei von:
- Schnelleren Zahlungsprozessen
- Weniger manuellen Fehlern
- Besserer Nachvollziehbarkeit und Archivierung
- Erfüllung gesetzlicher Anforderungen an digitale Buchführung
Moderne Abrechnungen sind heute Teil durchgängiger Geschäftsprozesse, insbesondere im Order-to-Cash-Prozess (vom Auftrag bis zum Zahlungseingang).
Typischer Ablauf:
- Auftrag aus Online-Shop oder Vertrieb wird erstellt
- Lieferung und Versand werden abgewickelt
- Rechnung wird automatisch generiert
- Zahlung wird verbucht und abgeglichen
Durch die Integration in ein ERP-System wie weclapp lassen sich Abrechnungen:
- automatisch erstellen
- digital versenden
- revisionssicher archivieren
- direkt mit Zahlungen abgleichen.
