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Auftragsbestätigung

Was ist eine Auftragsbestätigung?

Eine Auftragsbestätigung ist eine Willenserklärung eines Auftraggebers, eine Leistung zu festgelegten Konditionen zu kaufen. Der Begriff wird in der DIN 69905 als „Mitteilung über die Annahme eines Auftrages“ definiert. Eine Auftragsbestätigung ist rechtlich bindend.

Inhaltsverzeichnis

  1. Sinn und Zweck einer Auftragsbestätigung
  2. Wann erfolgt eine Auftragsbestätigung?
  3. Was muss in einer Auftragsbestätigung enthalten sein?
  4. Gibt es eine vorgeschriebene Form für die Auftragsbestätigung?
  5. Ist eine Auftragsbestätigung Pflicht?
  6. Ist eine Auftragsbestätigung rechtlich bindend?
  7. Entsprechen Auftragsbestätigungen Rechnungen?

Einer Auftragsbestätigung geht in der Regel ein Angebot voraus. Darin werden Menge und Preise für Leistungen angegeben. Sobald der Auftraggeber das Angebot annimmt, kann er den Auftrag zur Sicherheit noch einmal bestätigen. Die Auftragsbestätigung kann sowohl für die Warenlieferung als auch für das Erbringen von Dienstleistungen erstellt werden. Sobald ein Unternehmen eine Auftragsbestätigung erhält, ist es verpflichtet, die darin aufgeführten Leistungen zu erbringen.

Sinn und Zweck einer Auftragsbestätigung

Eine Auftragsbestätigung ergibt aus unterschiedlichen Gründen Sinn:

  • Es werden Missverständnisse bei der Auftragsvergabe ausgeräumt.
  • Mündliche Zusagen werden nochmals gesichert.
  • Veränderte Angebote werden nochmals bestätigt.
  • Es kann explizit auf die AGB verwiesen werden.
  • Lieferdaten lassen sich genau festlegen.

Wann erfolgt eine Auftragsbestätigung

Eine Auftragsbestätigung solltest du immer dann erstellen, wenn ein Kunde etwas bestellt, ohne dass er zuvor ein Angebot darüber erhalten hat. Außerdem ist die Bestätigung sinnvoll, wenn du die vereinbarte Bestellung oder einen Auftrag abänderst. Dann sollte die Auftragsbestätigung unbedingt schriftlich erfolgen.

Was muss in einer Auftragsbestätigung enthalten sein?

Wird eine schriftliche Auftragsbestätigung erstellt, sollte sie folgende Elemente enthalten:

  • Menge und genaue Bezeichnung der Ware/Dienstleistung
  • Preis
  • Liefer- oder Leistungsdatum
  • Zahlungskonditionen
  • Liefer-/Verpackungskosten
  • Hinweise zum Eigentumsvorbehalt
  • Gerichtsstand
  • speziell vereinbarte Regelungen, z.B. Abschlagszahlungen

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Gibt es eine vorgeschriebene Form für die Auftragsbestätigung?

Meist erfolgt die Auftragsbestätigung in schriftlicher Form, Aufträge können aber auch mündlich bestätigt werden. Es gibt keine formalen Vorgaben. Auftraggeber können die Bestätigung per Mail, Post oder Fax an den Auftragnehmer schicken. Auch bei der Bezeichnung sind Auftraggeber frei und können die Auftragsbestätigung z.B. auch „Buchungsbestätigung“ nennen.

Ist eine Auftragsbestätigung Pflicht?

Es gibt in Deutschland keine Pflicht zur Auftragsbestätigung. So reicht es z.B. aus, wenn ein Angebot mündlich angenommen oder ein Auftrag schriftlich erteilt wird. Allerdings ist sie im geschäftlichen Alltag üblich. Gerade bei größeren Aufträgen dient sie Auftragnehmern als zusätzliche Sicherheit.

Ist eine Auftragsbestätigung rechtlich bindend?

Mit der Auftragsbestätigung werden alle Auftragsmodalitäten verbindlich festgelegt. Dies bedeutet, dass sowohl Auftragnehmer (z.B. durch Lieferfristen) als auch der Auftraggeber (z.B. durch Zahlungsfristen) an die Inhalte von Auftragsbestätigungen gebunden sind.

Entsprechen Auftragsbestätigungen Rechnungen?

Wenn eine Auftragsbestätigung im Dokument nicht als Rechnung bezeichnet wird, ist die Auftragsbestätigung für deine Kunden auch nicht mit einer Rechnung gleichzusetzen. Im Gegensatz zur Auftragsbestätigung muss die Rechnungsstellung immer in Schriftform erfolgen.

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  • Autor dieses Artikels ist Nadeem Ahmad, Director Marketing & Sales des Cloud ERP-Anbieters weclapp.

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