Was ist EDI?
EDI ist die Abkürzung für Electronic Data Interchange (zu Deutsch: elektronischer Datenaustausch). Mithilfe verschiedener Standards sorgt EDI dafür, dass Unternehmen untereinander betriebswirtschaftliche Daten in digitaler Form austauschen können. EDI ist ein zentraler Bestandteil moderner Unternehmenskommunikation und spielt eine Schlüsselrolle bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen – insbesondere im Handel, in der Logistik und in der Industrie.
Warum EDI?
Electronic Data Interchange ersetzt papiergebundene Dokumente durch elektronische Dokumente, sodass sie direkt zwischen zwei betriebswirtschaftlichen Programmen wie z.B einem ERP-System ausgetauscht werden können. Beispielsweise eignet sich EDI, um einen bidirektionalen Austausch folgender Belege zwischen Partner A (Sender) und Partner B (Empfänger) zu realisieren:
| Belegart | Beschreibung |
|---|---|
| Angebotsanfrage | Anfrage zu Preisen und Konditionen |
| Bestelllung | Auftrag zur Lieferung von Waren oder Dienstleistungen |
| Auftragsbestätigung | Rückmeldung über Annahme der Bestellung |
| Versandbestätigung | Information über den Versandstatus |
| Lieferschein | Dokument zur Warenübergabe |
| Rechnung | Zahlungsaufforderung mit Leistungsdetails |
Wie funktioniert EDI?
Electronic Data Interchange funktioniert im ERP-Umfeld grob skizziert nach folgendem Schema:
| Schritt | Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|---|
| 1 | Datenvorbereitung | Beleg wird im ERP-System erstellt und für den EDI-Transfer vorbereitet |
| 2 | Datenumwandlung | Konvertierung in EDI-Standard durch Software oder externen Dienstleister |
| 3 | Datenübermittlung | Versand über Protokolle wie AS2, OFTP2 oder SFTP |
| 4 | Datenempfang | Empfänger validiert und verarbeitet die Nachricht im eigenen System |
Welche Vorteile bietet EDI?
Die Vorteile des elektronischen Datenaustausches liegen auf der Hand: Das manuelle Erfassen betriebswirtschaftlicher Vorgänge entfällt und die Kommunikation wird beschleunigt. Ebenso ist EDI ein wichtiger Baustein in der Digitalisierung unternehmensübergreifender Prozesse.
Weitere Vorteile ergeben sich daraus, dass die elektronischen Dokumente in Struktur und Format nach nationalen oder internationalen Standards erstellt werden. Somit ist für Sender und Empfänger klar, wie die enthaltenen Informationen zu interpretieren und zu verarbeiten sind. Insbesondere, wenn sie Unternehmen sowie deren Kunden oder Lieferanten international verteilen, tragen die standardisierten Nachrichten außerdem dazu bei, Sprachbarrieren zu umgehen.
Vorteile von EDI im Überblick:
- Wegfall manueller Dateneingabe → weniger Fehler
- Schnellere Geschäftsprozesse → Zeitersparnis
- Standardisierte Kommunikation → klare Datenstruktur
- Internationale Zusammenarbeit → Überwindung von Sprachbarrieren
- Nachhaltigkeit → weniger Papierverbrauch
Was ist das EDIFACT-Format?
EDIFACT ist ein besonders weit verbreiteter Nachrichtenstandard im elektronischen Datenaustausch. Er wird von der Wirtschaftskommission für Europa der Vereinten Nationen definiert. Bis heute wurden bereits über 200 verschiedene EDIFACT-Nachrichten festgelegt, sodass der Austausch aller gängigen kaufmännischen Dokumente branchen- und länderübergreifend erfolgen kann. Auch zahlreiche deutsche Unternehmen nutzen das Format, um Daten mit Kunden und Lieferanten auszutauschen. Die Umwandlung in den EDI-Nachrichtenstandard kann auch durch einen externen Service erfolgen, sofern die notwendigen Bordmittel im eigenen Unternehmen fehlen.
Neben EDIFACT sind auch andere Formate wie ANSI X12 (vor allem in den USA), XML-basiertes EDI, UBL (Universal Business Language) und ZUGFeRD (für Rechnungen in Deutschland) verbreitet. Moderne ERP-Systeme unterstützen oft mehrere Standards gleichzeitig.
