Alles, was man zum Kassenbuch wissen muss

Im Kassenbuch werden alle Bargeldgeschäfte eines Unternehmens erfasst. Dabei ist es wichtig vor allem auf die Nachvollziehbarkeit der Aufzeichnungen, die Form, die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren, die Fähigkeit zum Kassensturz und die tägliche Überprüfung zu achten.

1. Das Kassenbuch – was ist das?

Alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens, die bar bezahlt werden, werden im Kassenbuch vermerkt. Kassenbuch, Kasse, Barkasse – im täglichen Umgang werden diese Begriffe oft als Synonyme in der Buchhaltung verwendet. Das Finanzamt macht hier jedoch Unterschiede.

Alle Bargeschäfte eines Unternehmens, also alle Einnahmen und Ausgaben, die mit Bargeld bezahlt werden, werden im Kassenbuch erfasst. Man kann dieses Kassenbuch traditionell als Buch aus Papier führen. In der Realität ist dies heute die Ausnahme. Ein Kassenbuch für die Buchhaltung wird mithilfe eines Programms (Software) auf dem Computer ausgeführt, das oft auf Excel basiert, zumindest aber Schnittstellen zu Excel, Word und anderen gängigen Programmen hat. Der Download eines Kassenbuchprogramms rentiert sich für alle Selbstständigen sehr schnell.

2. Wozu wird ein Kassenbuch benötigt?

Der Saldo, der sich aus dem Kassenbuch ergibt, wird als Aktivposten im Umlaufvermögen erfasst. Das Kassenbuch sollte ein genaues Abbild der Kasse ergeben.

Eine tägliche Kassenbuchführung ist sehr wichtig und vor allem muss die zeitliche Reihenfolge aller Posten richtig erfasst werden. Eine korrekte Buchhaltung – dazu gehört auch das Kassenbuch – dient vor allem den Interessen der Gläubiger des Unternehmens und den Interessen des Fiskus, das heißt dem Staat in seiner Eigenschaft als Einnehmer von Steuern. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sind deshalb von allen Selbstständigen einzuhalten. Dies gilt selbstverständlich auch für die digitale Buchhaltung.

Zu diesem Zweck hat das Bundesministerium für Finanzen die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) erstellt. In diesen Grundsätzen wird dargestellt, wie eine vollständige, richtige und zeitgerechte Buchung mit Software für die Buchhaltung gesichert werden kann.

3. Überblick: So wird ein Kassenbuch ordnungsgemäß geführt

Man sollte sich vor allen Dingen fünf Eigenschaften einprägen. Auf diese Dinge kommt es im Wesentlichen an:

Nachvollziehbarkeit der Aufzeichnungen

  • Rechtsgrundlage: § 238 Abs. 1 Satz 2 HGB
  • Ein „sachverständiger Dritter” sollte in kurzer Zeit die Aufzeichnungen erfassen können, sodass er einen Überblick über die Geschäftsvorfälle erhält. Hier spielt die laufende Nummerierung, exakte Datierung und Beschreibung der Geschäftsvorfälle eine wichtige Rolle.
  • Dabei müssen insbesondere alle Änderungen als solche gekennzeichnet sein

Form

  • § 239 Abs. 2 HGB und § 146 Abs. 1 Satz 1 AO
  • Vollständige, richtige und zeitgerechte Ordnung der Aufzeichnungen im Kassenbuch

✔ Aufbewahrungspflicht

  • § 257 Abs. 4 HGB
  • Die Daten müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
  • Sie müssen innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können – zum Beispiel durch Ausdrucken oder Vorführung auf dem Bildschirm.

Tägliche Überprüfung

  • § 146 Abs. 1 Satz 2 AO
  • Tägliches Festhalten von Einnahmen und Ausgaben

Fähigkeit zum Kassensturz

  • Der Sollbestand im Kassenbuch muss zu jedem Zeitpunkt mit dem Istbestand der Kasse verglichen werden können

4. So steht’s im Gesetz: Rechtsgrundlagen zum Kassenbuch

Wenn es um Steuern und Finanzen für Unternehmen und Freiberufler geht, sieht das Gesetz zahlreiche Regelungen vor, an die man sich im eigenen Interesse halten sollte. Natürlich ist es nicht möglich, alle Gesetze zu den Pflichten eines Kassenbuchführers auswendig zu kennen. Hierzu gibt es die notwendigen Basis-Informationen im Internet. Gute Software, die zum Download im Internet erhältlich ist, gibt während der Eingabe in das Kassenbuch oft auch Hinweise auf gesetzliche Pflichten.

Einige wichtige Normen im Zusammenhang mit einem Kassenbuch sind die folgenden:

§ 146 Abs. 2 AO (Abgabenordnung) ➜ Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen jeden Tag aufgezeichnet werden.

§ 147 AO (Abgabenordnung) ➜ Aufbewahrungspflichten von geschäftlichen Unterlagen

§ 257 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 4 HGB (Handelsgesetzbuch) ➜ Ein Kassenbuch muss 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

§ 14b UStG (Umsatzsteuergesetz) ➜ Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen

§ 22 UStG ➜ Aufzeichnungspflichten eines Unternehmers in Bezug auf die Umsatzsteuer

5. Wer muss ein Kassenbuch führen?

Wer als Steuerpflichtiger zur Aufstellung einer Bilanz verpflichtet ist, muss ein Kassenbuch führen. Dies bestimmt § 4 Abs. 3 EStG. Für Unternehmer, die eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen dürfen, besteht keine Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs. Alle Aufzeichnungen, die nach den Steuergesetzen zu führen sind, müssen so geführt werden, dass sie dem Besteuerungszweck genügen.

Dazu reicht eine chronologische Aufbewahrung der Ausgangsrechnungen (Belege) nach dem Tag, an dem das Geld eingegangen ist (BFH, 16.02.2006, X B 57/05). In der Praxis hat sich jedoch herausgestellt, dass für Selbstständige, die einen Großteil ihrer Einnahmen bar erzielen, die Führung eines Kassenbuchs sehr vorteilhaft ist – auch dann, wenn lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung aufgestellt wird. Vor allem bei Betriebsprüfungen macht dies einen positiven Eindruck.

6. Aufbau eines Kassenbuchs

Zu jedem Geschäftsvorfall, der bar bezahlt wird, liefert das Kassenbuch eine Dokumentation. Kassenbuch-Software, die als Download erhältlich ist, arbeitet mit diesen Vorlagen, die jeden Posten vollständig dokumentieren.

✔ Datum: Wann fand der Geschäftsvorfall statt?

✔ Beleg: Beleg oder Eigenbeleg

✔ Belegnummer: Eine fortlaufende Nummer, um den Beleg eindeutig zuordnen zu können

✔ Buchungstext: Kurzbezeichnung bzw. Erklärung des Geschäftsvorfalls

✔ Steuersatz: Umsatzsteuersatz des Geschäftsvorfalls (meist 0, 7 oder 19 Prozent)

✔ Kasseneinnahme: Betrag, Währung

✔ Kassenausgabe: Betrag, Währung

✔ Umsatzsteuer, Vorsteuer: Betrag der Umsatzsteuer oder Vorsteuer

✔ Kassenbestand: Der jeweils aktuelle Bestand der Kasse

7. Was ist der Kassenbericht?

Grundlage für die Unterlagen, die bis zu 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen, ist der Kassenbericht, der sich aus dem Kassenbuch ergibt. Der Inhalt des Kassenberichts ist ganz einfach eine geordnete Zusammenstellung aller Einnahmen und Ausgaben des Tages. Der tatsächliche Bestand der Kasse muss dem Inhalt des Kassenbuchs entsprechen. Er sollte deshalb täglich kontrolliert werden.

➜ Der Anfangsbestand muss mit dem Endbestand des vorangegangenen Geschäftstages übereinstimmen.
➜ Der Kassenbericht muss in schriftlicher Form vorliegen.
➜ Alle Tagesausgaben und Privatentnahmen müssen in einer Summe dargestellt werden.

Wichtig: Private Einlagen müssen unbedingt von der Summe abgezogen werden. Als Ergebnis erhält man die tatsächlichen Tageseinnahmen. Muster und Programme für den Kassenbericht können zum Teil kostenlos als Download im Internet bezogen werden.

8. Einzelaufzeichnungen und Belegpflicht

Grundsätzlich gilt, dass ein Kassenbuch so zu führen ist, dass sich ein Außenstehender jederzeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle verschaffen kann. Das heißt insbesondere, dass jede Einzelaufzeichnung mit einem Beleg (beispielsweise einer Quittung) versehen werden muss. Das gilt auch für private Entnahmen. Wenn ein externer Beleg nicht vorhanden ist, muss ein Eigenbeleg ausgestellt werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist auch die Nachvollziehbarkeit von Änderungen. Deshalb reicht eine nur digital vorliegende Excel-Liste nicht aus. Denn hier sind Änderungen später nicht mehr nachvollziehbar.

Ratsam ist die tägliche Ausstellung eines Vordrucks, der vom Unternehmer unterschrieben wird. Wenn sich später etwas ändert oder sich im Nachhinein ein Fehler herausstellt, der richtiggestellt werden muss, sollte man eine saubere Durchstreichung vornehmen und die Eintragung korrigieren – und mit einer entsprechenden Unterschrift nebst Datum versehen.

9. Beispiele für Kassenbewegungen

Zur Veranschaulichung ein kleiner Auszug aus einem Kassenbuch, der alle Geschäftsvorfälle mit Kassenbezug für ein Herrenkonfektionsgeschäft am 10. September 2014 darstellt:

 

Kassenbestand vom Vortag402,02 EUR
DatumNr.BuchungstextBrutto-EinnahmeBrutto-AusgabeSteuer (enthalten)SteuersatzKassenbestand
10.09.1414-487Briefmarken-5,80 EUR0 %0,00 EUR396,22 EUR
10.09.1414-488Privatentnahme-50,00 EUR19 %-7,98 EUR346,22 EUR
10.09.1414-489Anzughose99,00 EUR19 %15,81 EUR445,22 EUR
10.09.1414-490Krawatte49,00 EUR19 %7,82 EUR504,22 EUR
Endbestand Soll504,22 EUR
Endbestand Ist (lt. Kassenzählprotokoll)504,22 EUR
Differenz0,00 EUR

10. Wie sieht ein Kassenzählprotokoll aus?

Das Kassenzählprotokoll listet das Bargeld nach dem Wert der einzelnen Münzen und Scheine auf. Es weist den „Endbestand Ist” aus, der mit dem „Endbestand Soll” aus dem Kassenbuch verglichen wird. Nur wenn die Differenz null ist, ist alles in Ordnung. Der Kassenbestand darf niemals negativ sein (denn eine Kasse kann nicht „leerer als leer” sein).

 

WertAnzahlSumme
0,01 EUR30,03 EUR
0,02 EUR20,04 EUR
0,05 EUR50,25 EUR
0,10 EUR40,40 EUR
0,20 EUR102,00 EUR
0,50 EUR31,50 EUR
1,00 EUR99,00 EUR
2,00 EUR816,00 EUR
5,00 EUR525,00 EUR
10,00 EUR220,00 EUR
20,00 EUR360,00 EUR
50,00 EUR150,00 EUR
100,00 EUR2200,00 EUR
200,00 EUR00,00 EUR
500,0000,00 EUR
Kassenbestand:384,22 EUR