Das Warenwirtschaftsprogramm (WaWi) für KMU

★★★★★ Prozesse gehen schneller von der Hand

Eine browserbasierte Lösung im Einsatz zu haben, bringt uns endlich die Flexibilität, die wir uns gewünscht haben! Mit der gefundenen Lösung arbeiten wir effizienter, agieren professioneller, sind immer bestens informiert und trotz des starken Wachstums hervorragend organisiert.

Stefan Heß,
Manager bei ADAC

Was ist ein Warenwirtschaftsprogramm und welche Ziele verfolgt es?

„Warenwirtschaftsprogramme“ sind IT-Anwendungssysteme, die der informationstechnischen Verwaltung und Bewirtschaftung von Waren dienen. Ziele eines Warenwirtschaftsprogramms sind die Erzielung eines logistischen Optimums, d.h. Ware zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, in der richtigen Menge, in der richtigen Qualität zur Verfügung zu stellen.

Darüber hinausgehende Ziele sind die Reduzierung der Lagerbestände, die Verbesserung der Durchlaufzeiten, eine hohe Auskunftsbereitschaft, die Erhöhung der Planungssicherheit oder die Verbesserung der Flexibilität gegenüber den Kunden und Lieferanten. Spezielle Ziele von WWS sind z.B. Warengruppenoptimierung, leistungsstarke Preiskalkulationen oder spezielle Kennzahlen über Lager- und Warenbewegungen.

Was sind die Funktionen eines Warenwirtschaftsprogramms?

Warenwirtschaftsprogramme umfassen im Kern die Funktionen der Lagerhaltung, Beschaffungs- und Verkaufsverwaltung. Ergänzt werden diese Bereiche durch Module für die Personalwirtschaft, Anlagenbuchhaltung sowie das interne (Kostenrechnung) und externe Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung).

Durch die branchenspezifischen Unterschiede im Handel, verfügen die unterschiedlichen am Markt angebotenen Warenwirtschaftsprogramme über spezielle Funktionen (z.B. Technischer Handel, Heizölhandel, Obst- und Gemüsehandel usw.) oder sind Spezialisierungen im Hinblick auf die Handelsstufe (z.B. Einzel- oder Großhandel).  Sonderfunktionen, Leistungsmerkmale und Herausstellungskriterien von Warenwirtschaftsprogrammen findet man vor allem in den Bereichen der warenwirtschaftlichen Hauptprozesse (Lager, Beschaffung, Vertrieb).

Lässt sich ein Warenwirtschaftsprogramm an verschiedene Anforderungen anpassen?

Warenwirtschaftsprogramme bilden die Basissoftware im Handel. Über Schnittstellen oder auch als integrierter Baustein werden moderne Warenwirtschaftsprogramme von CRM-Funktionen, Social-Media-Integrationen, Produktkonfiguratoren,  Vertriebsstücklisten, Kassensystemen, EDI (Elektronischer Data Integration) oder Webshops ergänzt. Die volle Integration von Office-Funktionen (Tabellenkalkulation, Textverarbeitung, Email usw.) runden die Funktionalität von WWS ab.

Zur Anpassung an die Anforderungen eines Handels- und Dienstleistungsunternehmen verfügen die WWS i.d.R. über die Möglichkeit der Parametrisierung (Customizing) oder stellen Programmierschnittstellen zur Verfügung.

Welche Prozesse werden durch Warenwirtschaftsprogramme unterstützt?

Basis eines Warenwirtschaftsprogramms bildet die gemeinsame Datenbank, über die die verschiedenen Funktionen integriert sind (Datenintegration). Prozessunterstützung leisten die Systeme auf der Beschaffungsseite durch die Funktionen Anfragewesen, Disposition, Bestellwesen, Wareneingang, Qualitätssicherung sowie Rechnungseingangskontrolle.  Geprüfte Wareneingangs-rechnungen wiederum werden automatisch in die Finanzbuchhaltung bzw. Kostenrechnung übernommen. Vertriebsseitig stehen Funktionen wie Angebotswesen, Auftragswesen, Verkaufs- und Preiskalkulationen, Zuteilung von Waren, Kommissionierung, Versand und Fakturierung zur Verfügung. Durch diese Funktionen werden unterschiedliche Auftragstypen wie Barverkauf, Lagerverkauf, Rücklieferungen, Reklamationen oder Streckengeschäfte abgebildet. Die Debitorenbuchhaltung schließt die Unterstützung des Vertriebsprozesses ab.

Branchen- oder handelsstufenspezifische Module können die vorgenannten Grundfunktionen ergänzen. Beschaffungs- und Vertriebsseite werden durch die Lagerhaltung verbunden, die ihrerseits in der Lage ist, unterschiedliche Lagerverwaltungsanforderungen abzubilden. Solche Anforderungen sind z.B. Lagerplatzverwaltung, Konsignationslagerverwaltung, Abbildung unterschiedlicher Ein- und Auslagerungsstrategien bzw. Chargen- oder Seriennummernverwaltung.

Unterstützt ein Warenwirtschaftsprogramm auch das Generieren von Informationen?

Die Auswertung der mengen- und wertmäßigen Daten eines Warenwirtschaftsprogramms erfolgt mit Hilfe von zumeist integrierten Auswertungssystemen, auch als Reportingsysteme bezeichnet. Durch diese Systeme  werden die Informationen erzeugt, die für ein Handelsunternehmen notwendig sind. Hierzu zählen z.B. Deckungsbeitrags-, Kunden- und Sortiment-, Transportwege- oder Lagerplatzanalysen zur Optimierung der Handelsfunktionen. Erweitert werden solchen integrierten Reportingsysteme z.B. durch BI-Systeme, die eine flexible Auswertung erlauben und außer internen Daten eines WWSs auch externe Daten einbeziehen können.