Agentursoftware, die den Agenturalltag erleichtert

oder WEBDEMO

Komplettlösung: Flexible Agentursoftware von weclapp

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Egal, ob Sie eine Werbe-, Event-, Marketing- oder PR-Agentur leiten – Sie und Ihr Team sind Teil eines hartumkämpften Markts. Damit Sie der Konkurrenz immer einen Schritt voraus sind, ist nicht nur ein kreatives und motiviertes Team gefragt: Mit der passenden Agentursoftware gelingt es Ihnen außerdem, sämtliche Aufgaben, die im Rahmen eines Projekts anfallen, problemlos zu koordinieren. Die Cloud-Lösung von weclapp macht’s möglich. Setzen Sie auf eine zuverlässige Agentursoftware, die Sie beim Projektmanagement unterstützt und durch eine Vielzahl an automatisierten Features eine Menge Zeit einspart: Mit Funktionen für ein optimiertes CRM, ein übersichtliches Projektmanagement, eine unkomplizierte Zeiterfassung und die einfache Auftragsverwaltung unterstützt Sie die weclapp Agentursoftware beim Tagesgeschäft. So bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Agenturalltag.

  • CRM
  • Projektmanagement
  • Zeiterfassung
  • Abrechnungen
  • Team-Collaboration
  • Finanzbuchhaltung

weclapp ist bestens für Agenturen geeignet

weclapp bietet eine flexible Agentursoftware zur Unterstützung der täglich anfallenden Aufgaben einer Agentur.

Werbeagentur

Eventagentur

Kreativagentur

Marketingagentur

PR-Agentur

Sonstige Agentur

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6 wichtige Fakten über Agentursoftware

Projektmanagement, Angebotsverwaltung, Personal-Organisation, Arbeitszeiterfassung, Rechnungsstellung, Termin-Handling, Aktualisierung der Referenzen: Viele der Tätigkeiten, die im Agenturalltag viel Raum einnehmen, werden oft vor allem als lästige, zeitraubende Verpflichtungen angesehen. Da sich jedoch ohne detailgenaue und flexible Planung und Dokumentation kein Projekt effizient umsetzen und kein Personalstamm managen lässt, sind all diese ungeliebten Tätigkeiten tatsächlich „alternativlos“. Viele Agenturen versuchen diese Aufgaben anfangs mit sogenannten Insellösungen in den Griff zu bekommen: Da werden stetig wachsende Excel-Listen verwaltet oder Mindmaps in immer neuen Versionen angelegt. Da wird spezialisierte Software angeschafft, die doch nur Einzelnen nützt, mit den Tools anderer Mitarbeiter aber nicht kompatibel ist. Schnell macht sich dann Ernüchterung breit: Denn echte Struktur hat die Agenturarbeit damit nicht. Verständlich ist deshalb, dass sich immer mehr Unternehmen nach automatisierten Prozessen umschauen – und nach Agentursoftware, die die plattformübergreifende Organisation auf digitalem Weg ermöglicht.

Die Suche nach der passenden Software jedoch kann zu einer Herausforderung ganz eigener Art werden und enorme Ressourcen binden. Um für die eigene Agentur die richtige Wahl in Sachen Agentursoftware zu treffen, sollten Entscheider wissen, welche Unterschiede es zwischen den einzelnen Lösungen gibt – und auf welche Faktoren sie sich bei der Auswahl konzentrieren sollten.

Kundenorientiert arbeiten – mit intelligentem CRM

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Für Ihre Kunden bringt Ihr Team jeden Tag volle Leistung. Um treue sowie potenzielle Aufraggeber von Ihrer Agentur zu überzeugen, müssen Sie und Ihre Mitarbeiter jedoch nicht nur kreativ und mit viel Engagement  jedes Projekt erfolgreich umsetzen. Auch der Kontakt und Informationsaustausch mit den Kunden muss professionell abgewickelt werden. Dabei sollten die individuellen Bedürfnisse der Kunden stets im Mittelpunkt Ihrer Arbeitsweise stehen. Mit der weclapp Agentursoftware können Sie und Ihr Team den Kunden noch mehr Service bieten. Das integrierte CRM-System ermöglicht es Ihnen, sämtliche Kundengespräche sowie den Schriftverkehr schnell und einfach zu archivieren. Wendet sich ein Kunde mit einem gezielten Anliegen bei Ihnen, lässt sich im System nachvollziehen, welche Schritte bisher zu seiner konkreten Anfrage unternommen wurden. So ist jedes Teammitglied bereits während des Gesprächs mit dem Kunden im Bilde und kann professionell sowie mit dem angemessenen Know-How reagieren.

  • Bessere Kundenpflege
  • Wettbewerber im Blick
  • Lückenloser Schriftverkehr

Alles im Griff – mit übersichtlichem Projektmanagement

Ein Team, ein Gruppenleiter, viele verschiedene Aufgaben. Um alle unter einen Hut zu bekommen, sind eine transparente Arbeitsweise und eine klare Kommunikation ein Muss. Und auch wenn viele Agenturen an diesen Hürden scheitern: Die kontrollierte Zuweisung projektbezogener Jobs sowie die regelmäßige Kontrolle des Projektfortschritts sind kein Hexenwerk. Mit der weclapp Agentursoftware verfügen Sie über ein modernes Tool, das Ihnen das Projektmanagement leicht von der Hand gehen lässt. Sämtliche projektbezogenen Aufgaben lassen sich mit wenigen Klicks erstellen und dem entsprechenden Projekt und Mitarbeiter zuordnen. Durch die integrierte Zeiterfassung ist es Ihnen möglich, jederzeit den Fortschritt der einzelnen Aufgaben mitzuverfolgen. In der Projektübersicht sehen Sie den Fortschritt prozentual dargestellt. Das ist nicht nur für Ihr Team Motivation pur, sondern lässt auch abschätzen, wann das Projekt voraussichtlich abgeschlossen sein wird. Mit der weclapp Agentursoftware optimieren Sie den Projektablauf. Neben der eindeutigen Aufgabenverteilung und der Übersicht über den Projektfortschritt, können Sie mit dem integrierten DMS alle projektbezogenen Dokumente problemlos mit Ihrem Team teilen und bearbeiten – so sind alle Projektbeteiligten immer auf dem aktuellsten Stand.

  • Übersicht über Projektfortschritt
  • Aktuelle Projektinformationen
  • Kontrolle über Abläufe

Aufgaben rechtzeitig erledigen – mit integrierter Zeiterfassung

baluer_haken Synchrone Aufzeichnung der Leistung

baluer_haken Faire und transparente Rechnungen

baluer_haken Zeit und Aufwand sparen

Jeder Agentur-Mitarbeiter kennt das: Man ist mit einer Aufgabe innerhalb eines Projekts beschäftigt, muss zwischendurch aber andere Jobs erledigen. Am nächsten Tag geht es weiter. Soweit so gut – und dann kommt die Frage nach der bisher aufgewendeten Zeit. Da bleibt nur schätzen, oder? Falsch! Mit der Agentursoftware von weclapp lassen sich alle Leistungen innerhalb eines Projekts einfach stoppen. So weiß jedes Team-Mitglied, wie viel Zeit es auf eine bestimmte Aufgabe verwendet hat. Zugleich können sich Ihre Kunden über faire und transparente Abrechnungen freuen – denn jeder Job innerhalb eines Projekts lässt sich genau nachvollziehen. Neben der aufgewendeten Arbeitszeit können Ihre Mitarbeiter auch ihre Spesen direkt in die Cloud-Lösung einpflegen – und das sogar von unterwegs aus. Die weclapp Agentursoftware ist für die mobile Anwendung auf Android- und Apple-Geräten optimiert. So lässt sich selbst die aufgewendete Zeit beim Kunden vor Ort stoppen. Das lästige Nachtragen der Arbeitszeit entfällt und das spart wiederum Zeit, die sinnvoll in das Projekt investiert werden kann.

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Alle in einem Boot – mit transparenter Teamverwaltung

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Nicht nur innerhalb Ihrer Agentur sitzen Ihre Teammitglieder – bei größeren Projekten sind oft auch externe Mitarbeiter gefragt. Damit diese perfekt in den Workflow miteinbezogen werden können, sollten sie wie Ihre Festangestellten in den Arbeitsalltag miteinbezogen werden. Mit der Agentursoftware von weclapp kein Problem. Im Bereich des Projektmanagements können Sie jedes Team-Mitglied – ob intern oder extern – einfach anlegen und verwalten. Für einen reibungslosen Ablauf lassen sich zudem feste Stunden- und Tagessätze festlegen. Eine Funktion, die gerade bei der Zusammenarbeit mit Freelancern Gold wert ist. Mit der Planungsübersicht ist es Ihnen möglich, den Zeitaufwand bestmöglich einschätzen zu können, um diesen dem Freelancer zu kommunizieren. Dieser weiß wiederum, wie viel Zeit er in seine Aufgabe investieren sollte und kann dies bei seiner Aufgabenbewältigung berücksichtigen. Das Ergebnis: Sie haben nicht nur das Team, sondern auch das Budget perfekt im Griff.

  • Verwaltung der Mitarbeiter
  • Mehr Kontrolle über das Team
  • Zeit- und Kosteneinschätzungen

Angebote nach Maß – mit professionellem Auftragsmanagement

Vor jedem Projekt unterbreiten Sie Ihren Kunden ein Angebot. Das frisst bereits Zeit bevor die eigentliche Arbeit beginnt. Die Lösung: Innerhalb der weclapp Agentursoftware können Sie mit Angebots– und Rechnungsvorlagen arbeiten, die sich mit wenigen Klicks projektspezifisch anpassen und verschicken lassen. Über das Layout müssen Sie sich ebenfalls keine Gedanken machen. Sind Ihre Vorlagen einmal wunschgemäß und nach Ihrer CI angepasst, wird jede Rechnung, jedes Angebot und jedes weitere Dokument sofort die unverwechselbare Handschrift Ihrer Agentur tragen. Im Agenturalltag ist Kreativität gefragt – bürokratische Aufgaben und der Weg zum Steuerberater stehen der Ideenfindung häufig entgegen. Dabei können Sie sich diese Schritte sparen: Sämtliche Dokumente, die Sie mit der Cloud-Lösung erstellen, werden vollautomatisch archiviert. Ein Klick, und schon können Sie alle notwendigen Dokumente einfach an Ihren Steuerberater versenden.

  • Eigenes Design
  • Automatische Vorlage
  • Archivierung aller Dokumente

Ein Team – dank moderner Team-Collaboration

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Für jede Agentur gibt es eine Erfolgsformel: Zusammenarbeit ist Alles! Und diese ist das Ergebnis guter Kommunikation innerhalb eines Teams. Mit der weclapp Agentursoftware ist der Austausch unter den Team-Mitgliedern mehr als einfach: Über die integrierte Teambox, die sich mit nur einem Klick innerhalb des Dashboards öffnen lässt, können sich alle Beteiligten problemlos austauschen, Links und Dateien teilen, projektbezogene Ereignisse kommentieren und spezifische Fragestellungen und Erkenntnisse highlighten oder liken. Mit dem Activity Stream auf der Startseite, sehen Sie und Ihr Team alle Ereignisse, die kürzlich hinzugefügt oder bearbeitet wurden. Das Widget lässt so nicht nur aktuelle Geschehnisse auf einen Blick nachvollziehen, sondern zeigt auch die Person an, die das Ereignis eingestellt oder bearbeitet hat.

  • Interner Kommunikationsfluss
  • Einfacher Datenaustausch
  • Aktuelle Ereignisse im Blick

Viele Agenturen setzen erfolgreich auf weclapp

„Man hat mit der weclapp-Software alle projektrelevanten Informationen auf einen Blick. Das ist super. Durch die Übersichtlichkeit der Software ist weclapp für mich eine runde Sache.“

Jonathan Becker

Gründer
birddog

„Die Anwender sind mit der Lösung alle durchweg zufrieden und kamen schnell mir ihr klar. Auf all diese Funktionen wollen wir in unserem Arbeitsalltag nicht mehr verzichten.“

Dunja Baltensweiler

CTO und Projektleiterin
swissclick

„Neben dem Preis-Leistungs-Verhältnis hat uns vor allen Dingen die benutzerfreundliche Oberfläche überzeugt. Anders als bei anderen ERP-Lösungen, überzeugt weclapp nicht nur funktional, sondern ist auch optisch ansprechend.“

Madalena Sousa

Agentur- und Teamleiterin
MEA Marketing

Das weclapp CRM- und ERP-Paket für Dienstleister

Setzen Sie auf die innovative Cloud-Lösung aus dem Hause weclapp, die perfekt auf den Arbeitsalltag von Agenturen ausgerichtet ist. Die Agentursoftware ermöglicht nicht nur eine optimierte Projektplanung und -abwicklung, sondern auch die standortunabhängige Zusammenarbeit im schwerelosen Dasein der Cloud. All das steckt in einer modernen Software, mit der Sie jedes Projekt zum Erfolg führen können.

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1. Was genau ist eigentlich Agentursoftware?

Als Agentursoftware werden speziell für die Bedürfnisse von Agenturen entwickelte Softwarelösungen bezeichnet. Diese Software ist nicht allein für Projektarbeiten, sondern auch für Verwaltungsabläufe und das Meta-Handling der Agentur im Allgemeinen einsetzbar. Der Workflow innerhalb eines Auftrages lässt sich damit ebenso abbilden, organisieren und kontrollieren wie die Projektauslastung der einzelnen Agenturmitarbeiter. Die oft modulartig gestaltete Software erlaubt es auch, Rechnungen zentral zu verwalten, Referenzen aktuell zu halten oder eine Liquiditätsplanung vorzunehmen. Weitere Features sind passwortgeschützte Zugänge und die Sortierung der Daten nach verschiedenen Parametern. So können Dokumente und Co. zum Beispiel nach Kunden, Agentur-Units oder nach Mitarbeitern sortiert werden. Da sich die Anforderungen einzelner Agenturen in all diesen Punkten unterscheiden, empfiehlt es sich, vor dem Kauf oder Mieten einer Agentursoftware verschiedene Softwarelösungen zu vergleichen.

 

2. Welche Kategorien von Agentursoftware gibt es?

Agentursoftware lässt sich passend zu den eigenen Anforderungen wählen. Wer beispielsweise nur eine kleine Agentur mit Gleitzeit-Modell führt, benötigt kaum elaborierte Software zur personenbezogenen Arbeitszeiterfassung. Dagegen ist es meist nötig, die in einem bestimmten Projekt aufgewendete Zeit detailliert zu dokumentieren. Für diese zwei unterschiedlichen Formen der Zeiterfassung sind verschiedene Arten von Agentursoftware zu haben. Einige Softwarelösungen bieten auch beide Funktionen in verschiedenen Modulen.

Neben Agentursoftware zur Zeiterfassung ist auch Software zur projektbezogenen Prozessplanung erhältlich. Außerdem gängig sind Systeme, mit denen sich Angebote und Rechnungen zentral verwalten lassen. Für viele Agenturen ebenfalls Gold wert: CRM-Software, die zur Verwaltung von Kundendaten, Referenzen, Mediadatenbanken und bei ähnlichen Anforderungen eingesetzt wird. Wer noch mehr Komfort möchte, kann unter anderem Agentursoftware für die Organisation der internen und externen Korrespondenz nutzen. Für viele Agenturen ebenfalls sehr sinnvoll sind Erweiterungen der Agentursoftware, um latent präsente Aufgaben zu erleichtern. Dazu gehört beispielsweise das Pflegen, Verschlagworten und Nutzen umfangreicher Fotodatenbanken und stetig wachsender Videosammlungen oder das Handling riesiger Datenbanken. Jeder Agenturchef weiß schließlich, dass sich mit zentraler Software im Datenhandling richtig viel Arbeitszeit einsparen lässt.

 

2.1. Die Funktionen moderner Agentursoftware auf einen Blick:

  • CRM
  • Rechnungswesen
  • Zeiterfassung (Mitarbeiter-Arbeitszeit)
  • Aufwandsdokumentation in Projekten
  • Projektplanung / Projektmanagement
  • Budgetplanung
  • Handling von Referenzen
  • Reporting
  • Ressourcenplanung / HR
  • Terminkalender
  • Dokumentenverwaltung
  • Liquiditätsplanung
  • Controlling

 

3. Die wichtigsten Fragen rund um den Einsatz der Software

3.1. Die Gretchenfrage der Kreativen: Läuft es auf Mac oder PC?
Wirklich hochwertige Agentursoftware zeichnet sich auch dadurch aus, dass sie sowohl auf Mac wie auch auf Windows-PC läuft. Denn in der Agenturbranche, speziell bei Design- und Grafikagenturen, setzt man traditionell eher auf Mac als Computerstandard, zumindest für die „Kreativen“. Personalwesen, Buchhaltung und ähnliche Verwaltungsbereiche nutzen hingegen auch in diesen Firmen oft PCs. Damit es also nicht auf die Gretchenfrage „Mac oder PC“ hinausläuft, sollte bei der Auswahl einer Agentursoftware auf eine Lösung gesetzt werden, die beide Systeme abdeckt.

Übrigens: Einige der beliebtesten Agentursoftware-Lösungen sind heute bereits browser-basiert. Dadurch lässt sich die Frage nach der Installation auf einzelnen Rechnern elegant umgehen – denn man kann mit speziellem Login von überall auf das System zugreifen.

 

3.2. Kaufen oder mieten: Welche Nutzungsmodelle der Software gibt es?
Beim Einsatz von Agentursoftware gibt es verschiedene Nutzungsmodelle. So kann eine Agentur die Software beispielsweise als Paket zum Einmalpreis kaufen. Der Kaufpreis setzt sich meist aus dem Leistungsumfang und der gewünschten Anwenderzahl zusammen. Etwas kostenaufwendiger, jedoch wesentlich flexibler ist es, die Agentursoftware zu mieten beziehungsweise zu leasen. Dadurch entsteht ein genau kalkulierbarer monatlicher Kostenaufwand – man hat jedoch die Möglichkeit, kurzfristig Leistungen hinzu- oder umzubuchen oder weitere Anwender zu integrieren. Diese Versionen werden auch als SaaS-Angebote bezeichnet (SaaS = Software as a Service). Besonders Agenturen in Change-Prozessen und Firmen mit wachsendem beziehungsweise sich stetig veränderndem Mitarbeiterstamm sind mit solchen Miet-Modellen oft besser beraten. Auch der Support ist in diesem Fall oft besser. Denn wer seine Agentursoftware kauft, muss in der Regel für jede Support-Anfrage extra zahlen, während dies beim Mieten oder Leasen in vielen Fällen im Gesamtpaket enthalten ist. Auch bei Weiterentwicklungen der Software haben Mieter oft die Nase vorn: Sie erhalten Updates und Erweiterungen meist kostenfrei, bei gekauften Versionen müssen Updates in der Regel zusätzlich erworben werden. Diesen Punkt sollte eine Agentur bei der Auswahl ihrer Agentursoftware deshalb unbedingt berücksichtigen.

 

3.3. Die Hosting-Frage: Cloud oder eigener Server?
Eine wichtige Frage bei der Anschaffung von Agentursoftware ist die des Hostings: Wo sollen all die wertvollen Daten und Informationen abgelegt werden, die sich in der Software so komfortabel bündeln lassen? Die Antwort darauf lautet heute immer häufiger: In der Cloud! Denn immer mehr Agenturen vertrauen auf Cloud-Lösungen, wenn es ums Datenhandling geht. Die Vorteile liegen auf der Hand: Cloud-Inhalte sind von überall abrufbar und belasten die eigenen Server- und Rechnerkapazitäten nicht.

 

3.4. Die Überall-Mentalität: Wie mobil sollte die Agentursoftware sein?
Das kontinuierliche Wachstum der mobilen Internetnutzung gegenüber Rechner-basierten Online-Gängen zeigt, dass nur zukunftsfähig ist, wer seine Daten mobil zugänglich macht. Das gilt auch für Agentursoftware, die heute nicht nur an den Arbeitsplätzen in den Agenturen aufgerufen wird, sondern längst auch über Tablet, Smartphone oder Phablet genutzt wird. Dabei unterscheiden sich die einzelnen Softwarelösungen vor allem darin, ob sie den mobilen Zugriff lediglich zum Lesen zur Verfügung stellen – oder ob sich die Agentursoftware mit Mobilgeräten auch bearbeiten lässt. Letzteres sorgt für enorm flexibles und bequemes Arbeiten, erhöht jedoch das Risiko für unerwünschte Zugriffe. Schließlich kann eine Agentur nicht davon ausgehen, dass sämtliche Mobilgeräte auf dem letzten Stand der Sicherheitstechnik sind, wenn sie sich in die Agentursoftware einklinken. Wer seine Inhalte lediglich zum Lesen freigibt, nimmt dieser Bedrohung etwas an Gefährlichkeit – erlegt seinen Mitarbeitern allerdings empfindliche Nutzungsbeschränkungen für den Einsatz der Agentursoftware auf. Bei manchen Systemen können auch einige Funktionen für mobiles Bearbeiten zugänglich gemacht werden, während andere nur über Computer bearbeitet werden können.

 

4. Im Überblick: Die Vorteile von Agentursoftware

  • eine Software – statt vielfältiger Insellösungen
  • Schaffung klarer Strukturen für Projektarbeiten und Projektmanagement
  • zentrale Sammlung aller wichtigen Unternehmensdaten
  • zentrales System zur Zeiterfassung
  • zentrales Planungstool
  • zentraler Terminkalender
  • Controlling: schneller Überblick über alle relevanten Parameter zu Projekten, Mitarbeitern und Finanzen
  • Tool zur belastbaren Liquiditätsplanung
    plattformübergreifende, mobile Nutzung
  • Schulung der Belegschaft auf ein Tool – statt auf viele verschiedene
  • Automatisierung wiederkehrender Prozesse
  • Einsparung wertvoller Ressourcen (vor allem Arbeitszeit)
    kompetenter Support
  • stetige Weiterentwicklung der Software
  • Kombination von Projekt-, CRM-, HR- und Buchhaltungssoftware
    statt Gesamtpaket: Nutzung einzelner Module möglich, die dem eigenen Bedarf entsprechen
  • Vergabe individueller Zugangsberechtigungen zu Modulen, Daten und Dokumenten

 

5.  Wie stylisch muss eine Agentursoftware sein?

Weit auseinander gehen die Meinungen beim Thema Design von Agentursoftware. Natürlich könnte man sagen: Agenturen, die ihrerseits ja gern ganz vorn mitspielen, was Designtrends betrifft, brauchen hochwertigen Style. Vertreter dieses Standpunktes dürften von Softwarelösungen abgeschreckt werden, die eher wie eine große Ansammlung zahlreicher Listen wirken. Solche nur rudimentär durchgestylten Versionen verzichten oft auf eine polierte Benutzeroberfläche – und machen die Nutzung für einige Anwender dadurch recht schwer. Dafür bestechen sie meist durch niedrigere Preise als Agentursoftware-Lösungen, die nach User Experience-Kriterien in High End-Qualität designt wurden.

Generell gilt die Empfehlung, nur solche Software einzusetzen, mit denen auch neue Mitarbeiter in kürzester Zeit zurechtkommen können – also intuitiv bedienbare Agentursoftware. Natürlich bieten eigentlich alle Anbieter einmalige oder regelmäßige Schulungen für die Nutzer ihrer Software an. Dabei lernt die Belegschaft der Agentur bei der Einführung der Software den Umgang mit dem neuen System. Doch je intuitiver die Anwendung, desto weniger Aufwand muss in die Weiterbildung investiert werden. Das ist vor allem mit Blick auf stetiges Wachstum, Fluktuation und damit verbundene Neu-Einstellungen wichtig. Denn wer jeden neuen Angestellten erst einmal zur Schulung für eine Einführung in die Agentursoftware schicken muss, sollte sich der damit verbundenen Kosten bewusst sein.

 

6. Partnersuche: Wie die richtige Agentursoftware finden?

Aktuell haben Agenturen die Auswahl zwischen rund 70 verschiedenen Produkten im Bereich Agentursoftware. Schon für kleine Firmen mit bis zu fünf Mitarbeitern lohnt sich die Anschaffung dieser Software, weil die Einsparpotenziale hinsichtlich eigener Ressourcen und die Verbesserungen im Projekthandling den Kostenaufwand rechtfertigen. Um angesichts der Vielzahl an Anbietern die richtige Wahl zu treffen, lohnt sich der Vergleich – und zwar vor allem hinsichtlich der folgenden Kriterien:

  • Leistungsumfang
  • Preis
  • mobile Erreichbarkeit
  • Support
  • Update-Service
  • Branchenspezialisierung
  • Nutzeroberfläche
  • Schulungsaufwand

Vor der Entscheidung sollten nicht nur ein oder mehrere ausführliche Online-Meetings mit dem Hersteller liegen, in denen dieser der Agentur seine Software und aussagekräftige Referenzen präsentiert. Empfehlenswert ist auch der Einsatz einer Demo-Version, anhand derer sich die Vor- und Nachteile der einzelnen Softwarelösungen in der Anwendung zeigen. Generell ist es wichtig, schon vor der Recherche nach der passenden Agentursoftware einen detaillierten Katalog mit den eigenen Anforderungen und gewünschten Funktionen zu verfassen.

Darin sollten folgende Fragen so ausführlich wie möglich beantwortet werden:

1. Für welche Prozesse soll die Agentursoftware eingesetzt werden?
2. Wie viele Mitarbeiter sollen die Software nutzen?
3. Welche Agenturmitarbeiter sind das konkret und in welchen Bereichen arbeiten sie?
4. Auf welchen Systemen soll die Agentursoftware laufen (Mac, PC, mobile Geräte)?
5. Sollen mit mobilen Geräten nur Leserechte verbunden sein oder auch Schreibrechte?
6. Welches Rechtemanagement für den Zugriff wird allgemein benötigt?
7. Welchen Anspruch hat die Agentur an die Nutzeroberfläche der Agentursoftware?
8. Wie soll das Hosting der Agentursoftware aussehen?
9. Soll es eine lokal installierte Software sein oder eine browser-basierte Lösung?
10. Welche Rolle spielt der Zugang über mobile Geräte?

Die einzelnen Bereiche, die mit der Agentursoftware arbeiten sollen – also beispielsweise Controlling, Buchhaltung, Beratung, Personal, Produktion, Projektmanagement, Einkauf, Marketing und so weiter – sollten ihrerseits genaue Anforderungen formulieren, die sie an die Agentursoftware haben. Dabei geht es speziell darum, welche Funktionen und Features benötigt werden und welche Prozesse abgebildet werden sollen.

  • Was spricht für ein Miet-Modell, was dagegen?
  • Was spricht für oder gegen den Kauf einer Agentursoftware?
  • Welche Argumente gibt es für und wider das Ablegen der Inhalte in einer Cloud?
  • Welche Gründe sprechen für oder gegen einen Server im eigenen Haus?
  • Welche Gründe sprechen für oder gegen das Mieten eines externen Servers?

 

Vor allem in kleinen Agenturen ist es ein Problem, die Recherche nach passender Agentursoftware im ohnehin vollgepackten Arbeitsalltag unterzubringen. Deshalb sollte ganz klar ein Ansprechpartner benannt werden, in dessen Zuständigkeit die Suche fällt – und der dafür auch den nötigen Zeitrahmen eingeräumt bekommt. Mehrere interne Sitzungen und Treffen mit Anbietern sollten ebenfalls in den Zeitaufwand einkalkuliert werden.

 

Die folgende Aufstellung zeigt, welches Leistungsspektrum der Agentursoftware für Agenturen unterschiedlicher Größe sinnvoll ist:

 

Agenturgröße bis 5 Personen 5 bis 20 Personen über 20 Personen
Funktionsumfang der Agentursoftware Projektmanagement, Budgetplanung, CRM, Terminkalender, Angebote & Rechnungen, Erfassung Arbeitsstunden wie kleine Agenturen – plus: Reporting-Tool, Urlaubsplanung, Banking wie mittelgroße Agenturen – plus: Finanzplanung, Personalplanung, Einbindung externer Partner, Schnittstellen für Steuerbüro & Finanzamt