Agentursoftware, die den Agenturalltag erleichtert

weclapp bietet eine effiziente Software zur Unterstützung der täglich anfallenden Aufgaben einer Agentur – optimiertes CRM, einfache Auftragsverwaltung und übersichtliches Projektmanagement.

Zertifikate weclapp

Die 30-tägige Testphase ist kostenlos und endet automatisch – ohne Abonnement!

Flexible Komplettlösung von weclapp

Dank einer passenden Agentursoftware gelingt es Ihnen, sämtliche Aufgaben, die im Rahmen eines Projekts anfallen, problemlos zu koordinieren. Mit weclapp setzen Sie auf eine zuverlässige Agentursoftware, die Sie beim Tagesgeschäft unterstützt und durch eine Vielzahl an automatisierten Features eine Menge Zeit einspart.

CRM

Treuen oder potentiellen Kunden bieten Sie dank lückenlos archiviertem Schriftverkehr und umfassender Kundenakte besseren Service.

Zeiterfassung

Arbeitszeit an einem Projekt einfach & nachvollziehbar online stoppen für faire und transparente Abrechnungen.

Auftragsmanagement

Angebots- und Rechnungsvorlagen in individuellem Design projektspezifisch anpassen, verschicken und vollautomatisch archivieren.

Projektmanagement

Mit weclapp könenn Sie Aufgaben zuweisen, Zeiten einplanen, den Projektfortschritt verfolgen und projektbezogenen Dokumente sammeln.

Teamverwaltung

Zur reibungslosen Zusammenarbeit interne oder externe Teammitglieder (Freelancer) mit festen Stunden- und Tagessätzen anlegen und verwalten.

Collaboration

Über die integrierte Teambox können sich alle Beteiligten austauschen, Links und Dateien teilen und projektbezogene Ereignisse kommentieren.

Cloud ERP Dienstleistung

Das perfekte Allround Paket für Dienstleister, Agenturen und Beratungen.

Alle Cloud CRM Funktionen
Angebot, Aufträge, Rechnungen
Projektmanagement, Zeiterfassung
Artikelverwaltung
Wiederkehrende Rechnungen
Formulardesigner
Buchhaltung

ab 24€ ▸ zu den Preisen

Nutzen Sie weclapp auch für Ihre Agentur!

Werbeagentur

Kreativagentur

Eventagentur

Marketingagentur

PR-Agentur

sonstige Agentur

6 wichtige Fakten über Agentursoftware

Projektmanagement, Angebotsverwaltung, Personal-Organisation, Arbeitszeiterfassung, Rechnungsstellung, Termin-Handling, Aktualisierung der Referenzen: Viele Agenturen versuchen diese Aufgaben anfangs mit sogenannten Insellösungen in den Griff zu bekommen. Da werden stetig wachsende Excel-Listen verwaltet oder Mindmaps in immer neuen Versionen angelegt. Da wird spezialisierte Software angeschafft, die doch nur Einzelnen nützt, mit den Tools anderer Mitarbeiter aber nicht kompatibel ist und schnell macht sich dann Ernüchterung breit. Verständlich ist deshalb, dass sich immer mehr Unternehmen nach automatisierten Prozessen umschauen – und nach Agentursoftware, die die plattformübergreifende Organisation auf digitalem Weg ermöglicht.

Um für die eigene Agentur die richtige Wahl in Sachen Agentursoftware zu treffen, sollten Entscheider wissen, welche Unterschiede es zwischen den einzelnen Lösungen gibt – und auf welche Faktoren sie sich bei der Auswahl konzentrieren sollten.

Zuverlässige Tools für Ihr Business

Intelligentes CRM

Um potenzielle Auftraggeber von Ihrer Agentur zu überzeugen und den Kontakt zu treuen Kunden zu pflegen, muss professioneller Informationsaustausch stattfinden. Mit weclapp können Sie und Ihr Team den Kunden besseren Service bieten, indem Sie sämtliche Kundengespräche sowie den Schriftverkehr schnell, einfach und übersichtlich in der Kundenakte archivieren. Bei Kunden mit einem gezielten Anliegen lassen sich bisherige Schritte im System nachvollziehen. So kann jedes Teammitglied während des Kundengesprächs mit angemessenem Know-How reagieren.

Übersichtliches Projektmanagement

Eine transparente Arbeitsweise und klare Kommunikation ist für erfolgreiches Projektmanagement ein Muss. weclapp ermöglicht die kontrollierte Zuweisung projektbezogener Jobs sowie die regelmäßige Kontrolle des Projektfortschritts. Sämtliche Aufgaben lassen sich mit wenigen Klicks erstellen und dem entsprechenden Projekt und Mitarbeiter zuordnen. Durch die integrierte Zeiterfassung verfolgen Sie jederzeit den Fortschritt der einzelnen Aufgaben nach. Optimieren Sie dank weclapp Ihre Arbeitsabläufe mit kluger Projektplanung und Aufgabenverteilung.

Weitere Features

Activity Stream

Aktivitäten und aktualisierte Projektaufgaben der Team-Mitglieder auf dem Dashboard nachverfolgen.

Adressbuch

Kinderleichte Online Adressverwaltung mit der MS-Outlook- und Google-Synchronisation.

Budgetplanung

Mit dem transparent eingeschätzten Zeitaufwand und festen Stundensätzen kontrollieren Sie Ihre Projektkosten.

FiBu

Mit nur einem Klick alle notwendigen Dokumente einfach an Ihren Steuerberater versenden.

Kalender

Gleichzeitige Nutzung mit Kollegen zum einfachen Organisieren von Terminen, z.B. als Urlaubskalender.

Mobile App

Flexibel und ortsunabhängig Zeiten erfassen, auf wichtige Dokumente zugreifen u.v.m. mit der weclapp App.

IN WENIGEN SEKUNDEN LOSLEGEN

30 Tage kostenlos. Automatische Kündigung

1. Was genau ist eigentlich Agentursoftware?

Als Agentursoftware werden speziell für die Bedürfnisse von Agenturen entwickelte Softwarelösungen bezeichnet. Diese Software ist nicht allein für Projektarbeiten, sondern auch für Verwaltungsabläufe und das Meta-Handling der Agentur im Allgemeinen einsetzbar. Der Workflow innerhalb eines Auftrages lässt sich damit ebenso abbilden, organisieren und kontrollieren wie die Projektauslastung der einzelnen Agenturmitarbeiter. Die oft modulartig gestaltete Software erlaubt es auch, Rechnungen zentral zu verwalten, Referenzen aktuell zu halten oder eine Liquiditätsplanung vorzunehmen. Weitere Features sind passwortgeschützte Zugänge und die Sortierung der Daten nach verschiedenen Parametern. So können Dokumente und Co. zum Beispiel nach Kunden, Agentur-Units oder nach Mitarbeitern sortiert werden. Da sich die Anforderungen einzelner Agenturen in all diesen Punkten unterscheiden, empfiehlt es sich, vor dem Kauf oder Mieten einer Agentursoftware verschiedene Softwarelösungen zu vergleichen.

 

2. Welche Kategorien von Agentursoftware gibt es?

Agentursoftware lässt sich passend zu den eigenen Anforderungen wählen. Wer beispielsweise nur eine kleine Agentur mit Gleitzeit-Modell führt, benötigt kaum elaborierte Software zur personenbezogenen Arbeitszeiterfassung. Dagegen ist es meist nötig, die in einem bestimmten Projekt aufgewendete Zeit detailliert zu dokumentieren. Für diese zwei unterschiedlichen Formen der Zeiterfassung sind verschiedene Arten von Agentursoftware zu haben. Einige Softwarelösungen bieten auch beide Funktionen in verschiedenen Modulen.

Neben Agentursoftware zur Zeiterfassung ist auch Software zur projektbezogenen Prozessplanung erhältlich. Außerdem gängig sind Systeme, mit denen sich Angebote und Rechnungen zentral verwalten lassen. Für viele Agenturen ebenfalls Gold wert: CRM-Software, die zur Verwaltung von Kundendaten, Referenzen, Mediadatenbanken und bei ähnlichen Anforderungen eingesetzt wird. Wer noch mehr Komfort möchte, kann unter anderem Agentursoftware für die Organisation der internen und externen Korrespondenz nutzen. Für viele Agenturen ebenfalls sehr sinnvoll sind Erweiterungen der Agentursoftware, um latent präsente Aufgaben zu erleichtern. Dazu gehört beispielsweise das Pflegen, Verschlagworten und Nutzen umfangreicher Fotodatenbanken und stetig wachsender Videosammlungen oder das Handling riesiger Datenbanken. Jeder Agenturchef weiß schließlich, dass sich mit zentraler Software im Datenhandling richtig viel Arbeitszeit einsparen lässt.

2.1. Die Funktionen moderner Agentursoftware auf einen Blick:

  • CRM
  • Rechnungswesen
  • Zeiterfassung (Mitarbeiter-Arbeitszeit)
  • Aufwandsdokumentation in Projekten
  • Projektplanung / Projektmanagement
  • Budgetplanung
  • Handling von Referenzen
  • Reporting
  • Ressourcenplanung / HR
  • Terminkalender
  • Dokumentenverwaltung
  • Liquiditätsplanung
  • Controlling

 

3. Die wichtigsten Fragen rund um den Einsatz der Software

3.1. Die Gretchenfrage der Kreativen: Läuft es auf Mac oder PC?
Wirklich hochwertige Agentursoftware zeichnet sich auch dadurch aus, dass sie sowohl auf Mac wie auch auf Windows-PC läuft. Denn in der Agenturbranche, speziell bei Design- und Grafikagenturen, setzt man traditionell eher auf Mac als Computerstandard, zumindest für die „Kreativen“. Personalwesen, Buchhaltung und ähnliche Verwaltungsbereiche nutzen hingegen auch in diesen Firmen oft PCs. Damit es also nicht auf die Gretchenfrage „Mac oder PC“ hinausläuft, sollte bei der Auswahl einer Agentursoftware auf eine Lösung gesetzt werden, die beide Systeme abdeckt.

Übrigens: Einige der beliebtesten Agentursoftware-Lösungen sind heute bereits browser-basiert. Dadurch lässt sich die Frage nach der Installation auf einzelnen Rechnern elegant umgehen – denn man kann mit speziellem Login von überall auf das System zugreifen.

3.2. Kaufen oder mieten: Welche Nutzungsmodelle der Software gibt es?
Beim Einsatz von Agentursoftware gibt es verschiedene Nutzungsmodelle. So kann eine Agentur die Software beispielsweise als Paket zum Einmalpreis kaufen. Der Kaufpreis setzt sich meist aus dem Leistungsumfang und der gewünschten Anwenderzahl zusammen. Etwas kostenaufwendiger, jedoch wesentlich flexibler ist es, die Agentursoftware zu mieten beziehungsweise zu leasen. Dadurch entsteht ein genau kalkulierbarer monatlicher Kostenaufwand – man hat jedoch die Möglichkeit, kurzfristig Leistungen hinzu- oder umzubuchen oder weitere Anwender zu integrieren. Diese Versionen werden auch als SaaS-Angebote bezeichnet (SaaS = Software as a Service). Besonders Agenturen in Change-Prozessen und Firmen mit wachsendem beziehungsweise sich stetig veränderndem Mitarbeiterstamm sind mit solchen Miet-Modellen oft besser beraten. Auch der Support ist in diesem Fall oft besser. Denn wer seine Agentursoftware kauft, muss in der Regel für jede Support-Anfrage extra zahlen, während dies beim Mieten oder Leasen in vielen Fällen im Gesamtpaket enthalten ist. Auch bei Weiterentwicklungen der Software haben Mieter oft die Nase vorn: Sie erhalten Updates und Erweiterungen meist kostenfrei, bei gekauften Versionen müssen Updates in der Regel zusätzlich erworben werden. Diesen Punkt sollte eine Agentur bei der Auswahl ihrer Agentursoftware deshalb unbedingt berücksichtigen.

3.3. Die Hosting-Frage: Cloud oder eigener Server?
Eine wichtige Frage bei der Anschaffung von Agentursoftware ist die des Hostings: Wo sollen all die wertvollen Daten und Informationen abgelegt werden, die sich in der Software so komfortabel bündeln lassen? Die Antwort darauf lautet heute immer häufiger: In der Cloud! Denn immer mehr Agenturen vertrauen auf Cloud-Lösungen, wenn es ums Datenhandling geht. Die Vorteile liegen auf der Hand: Cloud-Inhalte sind von überall abrufbar und belasten die eigenen Server- und Rechnerkapazitäten nicht.

3.4. Die Überall-Mentalität: Wie mobil sollte die Agentursoftware sein?
Das kontinuierliche Wachstum der mobilen Internetnutzung gegenüber Rechner-basierten Online-Gängen zeigt, dass nur zukunftsfähig ist, wer seine Daten mobil zugänglich macht. Das gilt auch für Agentursoftware, die heute nicht nur an den Arbeitsplätzen in den Agenturen aufgerufen wird, sondern längst auch über Tablet, Smartphone oder Phablet genutzt wird. Dabei unterscheiden sich die einzelnen Softwarelösungen vor allem darin, ob sie den mobilen Zugriff lediglich zum Lesen zur Verfügung stellen – oder ob sich die Agentursoftware mit Mobilgeräten auch bearbeiten lässt. Letzteres sorgt für enorm flexibles und bequemes Arbeiten, erhöht jedoch das Risiko für unerwünschte Zugriffe. Schließlich kann eine Agentur nicht davon ausgehen, dass sämtliche Mobilgeräte auf dem letzten Stand der Sicherheitstechnik sind, wenn sie sich in die Agentursoftware einklinken. Wer seine Inhalte lediglich zum Lesen freigibt, nimmt dieser Bedrohung etwas an Gefährlichkeit – erlegt seinen Mitarbeitern allerdings empfindliche Nutzungsbeschränkungen für den Einsatz der Agentursoftware auf. Bei manchen Systemen können auch einige Funktionen für mobiles Bearbeiten zugänglich gemacht werden, während andere nur über Computer bearbeitet werden können.

 

4. Im Überblick: Die Vorteile von Agentursoftware

  • eine Software – statt vielfältiger Insellösungen
  • Schaffung klarer Strukturen für Projektarbeiten und Projektmanagement
  • zentrale Sammlung aller wichtigen Unternehmensdaten
  • zentrales System zur Zeiterfassung
  • zentrales Planungstool
  • zentraler Terminkalender
  • Controlling: schneller Überblick über alle relevanten Parameter zu Projekten, Mitarbeitern und Finanzen
  • Tool zur belastbaren Liquiditätsplanung
    plattformübergreifende, mobile Nutzung
  • Schulung der Belegschaft auf ein Tool – statt auf viele verschiedene
  • Automatisierung wiederkehrender Prozesse
  • Einsparung wertvoller Ressourcen (vor allem Arbeitszeit)
    kompetenter Support
  • stetige Weiterentwicklung der Software
  • Kombination von Projekt-, CRM-, HR- und Buchhaltungssoftware
    statt Gesamtpaket: Nutzung einzelner Module möglich, die dem eigenen Bedarf entsprechen
  • Vergabe individueller Zugangsberechtigungen zu Modulen, Daten und Dokumenten

 

5.  Wie stylisch muss eine Agentursoftware sein?

Weit auseinander gehen die Meinungen beim Thema Design von Agentursoftware. Natürlich könnte man sagen: Agenturen, die ihrerseits ja gern ganz vorn mitspielen, was Designtrends betrifft, brauchen hochwertigen Style. Vertreter dieses Standpunktes dürften von Softwarelösungen abgeschreckt werden, die eher wie eine große Ansammlung zahlreicher Listen wirken. Solche nur rudimentär durchgestylten Versionen verzichten oft auf eine polierte Benutzeroberfläche – und machen die Nutzung für einige Anwender dadurch recht schwer. Dafür bestechen sie meist durch niedrigere Preise als Agentursoftware-Lösungen, die nach User Experience-Kriterien in High End-Qualität designt wurden.

Generell gilt die Empfehlung, nur solche Software einzusetzen, mit denen auch neue Mitarbeiter in kürzester Zeit zurechtkommen können – also intuitiv bedienbare Agentursoftware. Natürlich bieten eigentlich alle Anbieter einmalige oder regelmäßige Schulungen für die Nutzer ihrer Software an. Dabei lernt die Belegschaft der Agentur bei der Einführung der Software den Umgang mit dem neuen System. Doch je intuitiver die Anwendung, desto weniger Aufwand muss in die Weiterbildung investiert werden. Das ist vor allem mit Blick auf stetiges Wachstum, Fluktuation und damit verbundene Neu-Einstellungen wichtig. Denn wer jeden neuen Angestellten erst einmal zur Schulung für eine Einführung in die Agentursoftware schicken muss, sollte sich der damit verbundenen Kosten bewusst sein.

 

6. Partnersuche: Wie die richtige Agentursoftware finden?

Aktuell haben Agenturen die Auswahl zwischen rund 70 verschiedenen Produkten im Bereich Agentursoftware. Schon für kleine Firmen mit bis zu fünf Mitarbeitern lohnt sich die Anschaffung dieser Software, weil die Einsparpotenziale hinsichtlich eigener Ressourcen und die Verbesserungen im Projekthandling den Kostenaufwand rechtfertigen. Um angesichts der Vielzahl an Anbietern die richtige Wahl zu treffen, lohnt sich der Vergleich – und zwar vor allem hinsichtlich der folgenden Kriterien:

  • Leistungsumfang
  • Preis
  • mobile Erreichbarkeit
  • Support
  • Update-Service
  • Branchenspezialisierung
  • Nutzeroberfläche
  • Schulungsaufwand

Vor der Entscheidung sollten nicht nur ein oder mehrere ausführliche Online-Meetings mit dem Hersteller liegen, in denen dieser der Agentur seine Software und aussagekräftige Referenzen präsentiert. Empfehlenswert ist auch der Einsatz einer Demo-Version, anhand derer sich die Vor- und Nachteile der einzelnen Softwarelösungen in der Anwendung zeigen. Generell ist es wichtig, schon vor der Recherche nach der passenden Agentursoftware einen detaillierten Katalog mit den eigenen Anforderungen und gewünschten Funktionen zu verfassen.

Darin sollten folgende Fragen so ausführlich wie möglich beantwortet werden:

1.Für welche Prozesse soll die Agentursoftware eingesetzt werden?
2.Wie viele Mitarbeiter sollen die Software nutzen?
3.Welche Agenturmitarbeiter sind das konkret und in welchen Bereichen arbeiten sie?
4.Auf welchen Systemen soll die Agentursoftware laufen (Mac, PC, mobile Geräte)?
5.Sollen mit mobilen Geräten nur Leserechte verbunden sein oder auch Schreibrechte?
6.Welches Rechtemanagement für den Zugriff wird allgemein benötigt?
7.Welchen Anspruch hat die Agentur an die Nutzeroberfläche der Agentursoftware?
8.Wie soll das Hosting der Agentursoftware aussehen?
9.Soll es eine lokal installierte Software sein oder eine browser-basierte Lösung?
10.Welche Rolle spielt der Zugang über mobile Geräte?

 

Die einzelnen Bereiche, die mit der Agentursoftware arbeiten sollen – also beispielsweise Controlling, Buchhaltung, Beratung, Personal, Produktion, Projektmanagement, Einkauf, Marketing und so weiter – sollten ihrerseits genaue Anforderungen formulieren, die sie an die Agentursoftware haben. Dabei geht es speziell darum, welche Funktionen und Features benötigt werden und welche Prozesse abgebildet werden sollen.

  • Was spricht für ein Miet-Modell, was dagegen?
  • Was spricht für oder gegen den Kauf einer Agentursoftware?
  • Welche Argumente gibt es für und wider das Ablegen der Inhalte in einer Cloud?
  • Welche Gründe sprechen für oder gegen einen Server im eigenen Haus?
  • Welche Gründe sprechen für oder gegen das Mieten eines externen Servers?

Vor allem in kleinen Agenturen ist es ein Problem, die Recherche nach passender Agentursoftware im ohnehin vollgepackten Arbeitsalltag unterzubringen. Deshalb sollte ganz klar ein Ansprechpartner benannt werden, in dessen Zuständigkeit die Suche fällt – und der dafür auch den nötigen Zeitrahmen eingeräumt bekommt. Mehrere interne Sitzungen und Treffen mit Anbietern sollten ebenfalls in den Zeitaufwand einkalkuliert werden.

Die folgende Aufstellung zeigt, welches Leistungsspektrum der Agentursoftware für Agenturen unterschiedlicher Größe sinnvoll ist:

Agenturgrößebis 5 Personen5 bis 20 Personenüber 20 Personen
Funktionsumfang der AgentursoftwareProjektmanagement, Budgetplanung, CRM, Terminkalender, Angebote & Rechnungen, Erfassung Arbeitsstundenwie kleine Agenturen – plus: Reporting-Tool, Urlaubsplanung, Bankingwie mittelgroße Agenturen – plus: Finanzplanung, Personalplanung, Einbindung externer Partner, Schnittstellen für Steuerbüro & Finanzamt