Kreatives Unternehmen wünscht sich ansprechendes ERP-System

Referenzstory Photografix

Dienstleister aller Branchen benötigen funktionale ERP- und CRM-Lösungen, die sie bei der Abwicklung des Alltagsgeschäfts unterstützen. Dabei haben sie die Wahl zwischen verschiedensten Angeboten, die sich unter anderem in der Art der Bereitstellung unterscheiden. Neben den klassischen On Premises-Modellen, deren Betrieb die Unternehmen selbst vornehmen, werden auch funktionale Cloud-Lösungen immer gefragter. Letztere haben den Vorteil, dass das Hosting durch den Software-Anbieter übernommen wird und Updates in der Regel kostenfrei sind.

Solch eine Lösung hat sich auch das schweizerische Unternehmen photografix.ch gewünscht. Neben dem Betrieb in der Cloud war dem kreativen Team vor allen Dingen eine Kombination von CRM- ,ERP- und Helpdesk-System wichtig. Ein Softwarepaket eines hessischen Anbieters für Cloud-Lösungen versprach Abhilfe – und ist nun seit rund einem Jahr bei den Schweizern im Einsatz.

 

 

Unternehmen

photografix.ch

Branche

Agentur

Standort

Neuenkirch

 

 

Die photografix.ch GmbH mit Sitz im schweizerischen Luzern versteht sich als Allround-Werbeagentur mit Fokus auf Fotografie. Neben der Konzeption von Werbemaßnahmen und der Umsetzung von Onlineshops, ist das Unternehmen auf die Produktfotografie, das Grafikdesign und die Druckproduktion spezialisiert. Seit 2001 bedient das Team neben Privatpersonen auch große Firmen wie McDonalds und Johnson & Johnson.
Mit wachsendem Erfolg war das Team von Geschäftsführer Thomas Lutz um eine Lösung bemüht, die sowohl ein CRM, eine klassische Aufgabenverwaltung, ein Vertragsmanagement und ein Helpdesk-System beinhaltet. „Wir hatten zwar bereits verschiedene Einzellösungen im Einsatz, wünschten uns aber eine Vernetzung sämtlicher Module – am besten in Form einer webbasierten Lösung“, berichtet Lutz.

 

„Gerade als kleineres Unternehmen ist es toll, wenn man auf die Installation eines eigenen Servers für eine ERP-Lösung verzichten kann.“

 

Funktionale Komplettlösung

Weg von den Einzellösungen, hin zur funktionalen Komplettlösung – so das Ziel des Schweizer Unternehmens, das sich online über verschiedene Anbieter von cloud-basierten ERP- und CRM-Systemen informierte. Lutz erinnert sich zurück: „Das war eine große Herausforderung, denn es gibt eine Vielzahl an Anbietern auf dem Markt.“ Rund ein Jahr dauerte die Suche nach der passenden Lösung an. Während dieser Zeit testete das photografix-Team verschiedene Produkte und evaluierte die Ergebnisse.
Nach langer Suche entschied man sich schließlich für die weclapp-Lösung Cloud ERP Dienstleistung in Kombination mit dem Helpdesk-Modul des Marburger Software-Anbieters. „Sicher hatte uns die Funktionalität gefallen – doch was weclapp deutlich von der Konkurrenz unterscheidet, ist die ansprechende visuelle Oberfläche. Es gibt zwar einige Lösungen, die ebenfalls fantastisch funktionieren, doch wenn die Optik aus den 90ern stammt, nützt das wenig“ weiß der Geschäftsführer.

 

„Wir sind in der Welt der Grafik zuhause und freuten uns daher umso mehr, dass es eine ERP-Lösung gibt, die optisch ansprechend gestaltet ist. Die Mitarbeiter von weclapp wissen eben, dass nicht jeder Anwender ein Programmierer ist.“

 

Qualifizierter Support zu jeder Zeit

Der Start mit der neuen Lösung stellte das photografix-Team vor neue Herausforderungen. Doch mit Hilfe des weclapp-Supports, der telefonisch problemlos zu erreichen war, konnten spontan auftretende Fragen und Probleme schnell gelöst werden. Lutz war in der Umstellungsphase besonders für die qualifizierten Ansprechpartner dankbar: „Immer, wenn wir bei weclapp anriefen, hatten wir einen Ansprechpartner am Apparat, der wirklich helfen konnte. Man hat bemerkt, dass man es mit Leuten aus der Firma und keinen schlecht geschulten Call-Center Mitarbeitern zu tun hat.“
Durch den engagierten Einsatz des photografix-Teams in Zusammenarbeit mit weclapp, konnte die Implementierung und Einrichtung der ERP-Lösung schließlich zügig und zur Zufriedenheit aller vorgenommen werden. Zur Einarbeitung in das neue System, nutzten die Schweizer die bereitgestellten Hilfsvideos innerhalb der weclapp-Lösung und die regelmäßig stattfindenden Webinare. Mit den Online-Schulungen konnten die Anwender das System in seiner vollen Bandbreite kennenlernen und dem Kursleiter gezielt Fragen zur Abwicklung bestimmter Arbeitsschritte stellen.
Mittlerweile nutzen vier Anwender der Werbeagentur die Cloud-Lösung. Aber auch unterwegs kommt die Lösung regelmäßig zum Einsatz. Die kostenfreie App für iOS und Android unterstützt den reibungslosen Betrieb der weclapp-Lösung auf Smartphone und Tablet.

 

Beschleunigte Arbeitsprozesse

Seit dem Go-live der weclapp-Lösung bei photografix.ch, nutzt das Team die Funktionen des CRM, die Projektabwicklung und das Vertragsmanagement regelmäßig im Arbeitsalltag. „Außerdem nutzen wir das Helpdesk, um unsere Kundenportale zu betreuen. Das Ticketing-System gestaltet die Kommunikation mit den Kunden besonders komfortabel und erleichtert die Abwicklung bei der Bearbeitung von Anfragen“, freut sich Lutz.
Außerdem verrät der Geschäftsführer, dass seit dem Einsatz der weclapp-Software eine Beschleunigung der Arbeitsschritte auf allen Ebenen festzustellen ist. Jeder Arbeitsschritt sei mit dem System um ein vielfaches einfacher, intuitiver und transparenter geworden. Der Betrieb in der Cloud, die funktionelle App sowie die regelmäßigen und kostenfreien Updates, haben weclapp für die Schweizer Kreativen zu einem unverzichtbaren, produktiven Arbeitswerkzeug gemacht. Dank der erfolgreichen Abwicklung ist Lutz an einer Ausweitung der Zusammenarbeit interessiert. Es ist bereits die Integration eines weiteren Warenwirtschaftssystems von weclapp in Planung.
Doch das Schweizer Team verbindet mit weclapp viel mehr als nur eine Software. Als KMU kann man sich mit den Marburgern identifizieren und arbeitet gemeinsam auf Augenhöhe. Der gegenseitige Input motiviert und inspiriert. Das weiß auch Lutz zu schätzen: „Wer hätte gedacht, dass eine Lösung made in Germany zu einer Schweizer Liebe führen würde.“

 

Über das Unternehmen

Durch die Kombination von Fotografie, digitaler Bildbearbeitung und ein attraktives Design-Tuning, ist photografix in der Lage, Werbekampagnen von der Konzeption, Planung und Gestaltung bis zur finalen Umsetzung als kompletten Service zu realisieren. Maßgeschneiderte Lösungen auf die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden zuzuschneiden, ist die Stärke des Schweizer Teams, das in Luzern gemeinsam nicht nur kreative Ideen konzipiert, sondern auch umsetzt. Dabei geben die Mitarbeiter bei jedem Projekt und Endprodukt ihr Bestes: Sei es die Produktion eines Plakats für ein Event, die Abwicklung eines Shootings, die Umsetzung einer Fotoreportage oder die Produktion einer Imagebroschüre.

Julia Stock

Autorin Julia Stock hat Business Studies mit Schwerpunkt Marketing studiert und schreibt für diesen Blog über Erfolgsgeschichten und Aktuelles aus dem weclapp Alltag.