23. September.2020

Multiple retrograde Buchung von Produktionsaufträgen, Prozessvereinfachung Stornobelege u.v.m

Features 70

Verbesserungen 64

Allgemein

Detailverbesserungen Zusatzfelder

  • Konsistente Bezeichnung für Zusatzfelder innerhalb der Anwendung. Als Zusatzattribut wird nur noch der Wert des Feldes bezeichnet, aber nicht das Feld an sich.
  • Filtern von Zusatzfeldern vom Typ “Bezug” auf den Übersichtsseiten möglich.

Bezug filtern

Mein weclapp

Detailverbesserungen Benutzerrollen & -rechte

Für die einzelnen Berechtigungsrollen wurden Detailverbesserungen durchgeführt, die sich insbesondere auf die Sichtbarkeit einzelner Datensätze bezieht:

  • User mit der Berechtigung “Darf nur eigenen Kontakte sehen” sehen keine Belege, bei denen sie nicht als Kontaktverantwortlicher gesetzt sind. Diese Option hatte zuvor nur Auswirkungen auf die Verkaufsbelege und wurde nun auf den Einkauf erweitert. Im Rahmen dieser Verbesserung haben die User nun keinen Zugriff mehr auf folgende Entitäten, sollten sie beim Lieferanten nicht als Verantwortlicher hinterlegt sein: Rahmenbestellungen, Bestellungen, Wareneingänge, EK-Rechnungen/Gutschriften, Versandkosten & Retouren.
CRM

Neues Widget: Chancen Forecast

Unser neues Widget für die Chancen zeigt euch alle relevanten Chancen inkl. erwartetem Wert (Umsatz) für die kommende Zeit an. Die Auswertung kann pro Woche, Monat, Quartal oder Jahr erfolgen. Darauf basierend berechnet ihr die Kennzahlen für die Kategorien Vergangenheit, Aktuell, Nächste & Zukunft. Das Widget wird auf dem Dashboard aktiviert.

Widget Chancen

Kommentarfeld für Mahn- & Zahlsperre

Am Kontakt (Kunde/Lieferant) gibt es jetzt ein neues Kommentarfeld zur Mahn- bzw. Zahlsperre. Das Textfeld wird eingeblendet, sobald die Mahn-/Zahlsperre am Kunden/Lieferanten gesetzt ist und wird in den Beleg vererbt.

Mahnsperre Kommentar

Detailverbesserungen

  • In einer Chance kann über eine Sprungmarke der hinterlegte Kontakt in einem neuem Tab geöffnet werden.
  • In der Kundenakte kann auf dem Tab “Zu- und Abschläge Verkauf” nach Warengruppe und Vertriebsweg gesucht und gefiltert werden.
Artikel

Standardartikeltypen definieren

Um euch die Anlage neuer Artikel zu vereinfachen, können die Standardartikeltypen und ihre Eigenschaften unter Globale Einstellungen > Artikel > Einstellungen > Artikeltypen vordefiniert werden. Pro Artikeltyp (Bestandsführend, Dienstleistungsartikel, etc.) ist demnach die Standardeinheit sowie die gewünschte Ausprägung (Verkaufsartikel, auf Lieferschein, etc.) hinterlegbar.

artikeltyp-definieren

Zoomfunktion für Artikelbilder

Lasst euch Artikelbilder bequem über die Vorschaufunktion anzeigen (Artikel Detailseite > Tab Dokumente > Spalte Vorschau > Vorschau anklicken) und verwendet dort unsere neue Zoomfunktion.

Artikel Zoom

Bilder können direkt im Browser geöffnet und vergrößert werden, ohne sie vorab herunterladen zu müssen. Für die Vorschau stehen folgende Funktionen bereit:

  • Zoom-Funktion (Vergrößern/Verkleinern des Artikelbildes)
  • Artikelbild auf Seite anpassen
  • Originalgröße herstellen
  • Artikelbilder vor-/zurückblättern
YouTube

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Verkauf

Gutschrift aus bezahlter Rechnung erstellen

Verkaufsrechnungen mit dem Zahlstatus “Bezahlt” können nun über den Workflow (Gutschrift erstellen/Gutschrift-Komplett-Workflow) erstellt werden, ohne vorab die Zahlung zu entfernen. Dies gilt sowohl für Rechnungen mit als auch ohne Auftrags-/Bestellbezug und erleichtert euch die tägliche Gutschriftsabwicklung mit dem Kunden. Der Unterschied zu einer offenen Verkaufsrechnung zeigt sich darin, dass anstatt der Aktion “Gutschrift verrechnen” die Workflow-Aktion “Offenen Posten erzeugen” aktiv ist.

Gutschrift aus Rechnung

Für die Weiterverarbeitung von Gutschriften mit dem Zahlstatus “Offen” können diese entweder mit anderen Rechnungen über die OP-Liste verrechnet werden, manuell erledigt werden oder mit einer Banktransaktion verrechnet werden. Weitere Informationen dazu findet ihr unter: Offene Posten verwalten und Zahlungen zuordnen

Artikel zusammenfassen beim Zusammenführen von Aufträgen/Bestellungen

Beim Zusammenfassen von Bestellungen bzw. Aufträgen kann nun bestimmt werden, ob Artikel mit der selben Artikelnummer zusammengefasst werden sollen, anstatt eine neue Positionen anzulegen. Folgende Auswahloptionen stehen zur Auswahl:

  • gleiche Artikel nicht zusammenfassen
  • gleiche Artikel zusammenfassen, nur wenn Preis, Rabatt und Steuer der Positionen übereinstimmt
  • gleiche Artikel zusammenfassen, Preis, Rabatt und Steuer an der Position neu setzen

Hinweis: Bitte beachtet, dass beim Zusammenfassen von gleichen Artikeln zu einer Auftragsposition die Artikelbeschreibung sowie Daten auf Positionsebene wie z. B. Versand-/Lieferdatum etc. aus dem Hauptauftrag kommen.

Artikel zusammenfassen Auftrag

Erweiterung QR-Rechnung Schweiz

Für die Schweizer QR-Rechnung wurden weitere Einstellungsoptionen bereitgestellt (siehe Globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf  > Verkauf > Rechnungen), um die QR-Rechnung entweder nur für Schweizer Kunden oder für bestimmte Währungen zu drucken:

  • QR-Rechnung nur bei Schweizer Rechnungsadresse erstellen
  • QR-Rechnung nur bei ausgewählten Währungen erstellen

QR Rechnung

Detailverbesserungen

  • Gutschriften Artikel zusammenfassen: Bei Erstellung einer Gutschrift aus einer Rechnung werden gleiche Artikel mit gleichem Preis und Rabatt auf der Gutschrift zusammengefasst. Es wird die Beschreibung aus der ersten Position verwendet.
  • Es stehen neue Spalten und Filter auf folgenden Übersichtsseiten zur Auswahl:
    • Primäre Bezugsquelle für Angebotspositionen
    • Filter für Tatsächliches Versanddatum auf der Auftrags- und Lieferübersicht
    • UVP (Unverbindliche Preisempfehlung) als Spalte für alle Verkaufsbelegpositionen
  • Neue Option – Primäre Adresse des Kontakts von Chance auf Angebot übertragen: Um den hinterlegten Ansprechpartner und dessen Adresse aus der Chance automatisch in das aus der Chance erstellte Angebot zu übernehmen, kann die Option in den Einstellungen (Globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Verkauf > Angebote) aktiviert werden.
  • Provisionspartner im Angebot hinterlegbar
Einkauf

Erweiterung Workflow-Aktionen Lieferantenretoure

Um euren Einkaufsprozess weiter zu vereinfachen und transparent zu gestalten, wurden die in der Lieferantenretoure zur Verfügung stehenden Workflow-Aktionen erweitert:

  • Gutschrift empfangen
  • Kompensationslieferung empfangen Lieferantenretoure

Vorteil ist, dass die Kompensationslieferung bzw. die Gutschrift direkt mit der Bestellung/Lieferantenretoure verknüpft ist und die einzelnen Schritte zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehbar sind. Die Kompensationslieferung wird unter den Wareneingängen erfasst (siehe Spalte Art = Kompensationslieferung).

Artikelauswahl anzeigen in Bestellungen

Um euch die Artikelauswahl in Bestellungen zu erleichtern, gibt es jetzt auch hier analog zum Verkauf die Möglichkeit, euch im System angelegte Artikel über die Artikelauswahl anzeigen zu lassen. Wechselt dafür in die Bestellung auf den Tab “Positionen”. Dort findet ihr den Button “Artikelauswahl anzeigen”, über welchen ihr die verfügbaren Artikel auswählen könnt.

Artikelauswahl

Detailverbesserungen

  • Es stehen neue Spalten und Filter auf folgenden Übersichtsseiten zur Auswahl:
    • Stornodatum, Rabatt (%) & Zuschlag (% ) für Einkaufsrechnungen
    • Rechnungspositionen und Wareneingangspositionen für Einkaufsrechnungen
    • Rechnungspositionen und Wareneingangspositionen für Bestellpositionen
    • Nächster Abgangstermin/nächste Abgangsmenge, spätester Abgangstermin/späteste Abgangsmenge & spätester Zugangstermin/späteste Zugangsmenge auf Dispositionsübersicht
  • Sammelrechnung über Wareneingang anlegbar: Bislang konnte eine Sammelrechnung im Einkauf nur über die Bestellübersicht per Massenaktion angelegt werden. Diese Massenaktion steht jetzt auch auf der Wareneingangsübersicht zur Verfügung.
    Sammelrechnung Wareneingang
Shop & Marktplatz

E-Mail Benachrichtigung beim Importfehler

Lasst euch per E-Mail informieren, sollten beim Import aus dem Shop (Shopware, WooCommerce, Magento, Shopify) zu weclapp Fehler auftreten. In den Integrationseinstellungen (Globale Einstellungen > Integrationen > Shops) wird der Empfänger für das Fehlerprotokoll hinterlegt. Die E-Mails werden immer von noreply@weclapp.com versendet und ist in der max. Anzahl auf 50 Fehlerhinweise begrenzt.

E-Mail Benachrichtigung Shop

WooCommerce & Shopware 5/6

  • Update Artikelkategorie: Über die Artikelübersichtsseite kann über einen Action-Button die Artikelkategorie aktualisiert werden, sodass nicht mehr der gesamte Artikel-Sync aktiviert werden muss, nur um die Kategorie abzufragen.

Shopware 5

  • Bidirektionale Synchronisation der Maximalabnahme eines Artikels: Das Feld Maximalabnahme in Shopware kann über die Schnittstelle in ein Artikel-Zusatzfeld übergeben werden.

Shopware 6

Hinweis: Unsere Shopware 6 Schnittstelle wird parallel zu den Shopware 6 Erweiterungen weiterentwickelt, um euch eine optimale Auftragsabwicklung zu garantieren. Dafür benötigen wir eure Mithilfe und bitten euch, euren Shopware-Shop jetzt auf die Version 6.2 zu aktualisieren, damit wir zukünftig die Version 6.3 unterstützen können. Im Shopware 6 Hilfeportal findet ihr eine Anleitung, wie ihr euren Online-Shop aktualisiert: Shopware aktualisieren

WooCommerce

  • Bidirektionaler Sync zwischen weclapp Artikel-Standardfeldern und Meta-Zusatzfeldern aus WooCommerce. Die Zuordnung der Felder erfolgt in den Integrationseinstellungen, um z. B. die EAN-Nummer mit einem MetaData-Feld in WooCommerce zu mappen.

Magento 1

Optionen zur Versandkostenberechnung

Für das automatische Setzen der Steuer für die Versandkosten gibt es weitere Einstellungsoptionen in den Shop-Einstellungen:

  • Höchste Positionssteuer für Zusatzkosten verwenden: Die Versandkosten erhalten den höchsten in dem Auftrag an einer Position vorkommenden Steuersatz.
  • Steuern der Zusatzkosten über Positionssteuern berechnen: Die Steuern der Versandkosten werden auf Basis der Positionsmenge der vorkommenden Steuersätze aufgeteilt.
    Beispiel: Artikel A – Menge 1 – 19 %, Artikel B – Menge 2 – 7 %, Versandkosten 10 €. Daraus resultiert dann eine Versandkostenposition 3,33 € mit 19 % Steuern und eine Versandkostenposition 6,66 € mit 7 % Steuern.

Versandkostenberechnung

Produktion

Multiple retrograde Buchung von Produktionsaufträgen

In der Vergangenheit konnte ein Produktionsauftrag bzw. eine Produktionsfertigmeldung nur einmal retrograde gebucht werden. Für den Fall, dass ein geplanter Produktionsauftrag also in mehrere Teilproduktionen unterteilt wurde, wurde nur beim erstmaligen Buchen der Produktionsartikel ins Lager eingebucht und die Unterpositionen aus dem Lager ausgebucht. Weitere Teilproduktionsschritte wurden über die Folge-Produktionsaufträge abgebildet, was dazu führte, dass für einen Auftrag mehrere Produktionsaufträge angelegt werden mussten.

Mit der multiplen retrograden Buchung von Produktionsaufträgen vereinfacht sich dieser Prozess enorm und die Arbeit mit weclapp wird wesentlich einfacher:

  • Mehrfach retrograde Fertigmeldung von Produktionsaufträgen
  • Retrograde Fertigmeldung über die Schnellproduktion
  • Überbuchen von Produktionsaufträgen

Weitere Details dazu erfahrt ihr in unserem Video:

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Projekte

Detailverbesserungen

  • Erweiterung Massenaktionen für Projektaufgaben:
    • Start- & Enddatum von Projektaufgaben per Massenaktion editierbar
      Projektaufgabe
Verträge

Detailverbesserungen

  • Bei der Kopie von Vertragspositionen wird der Inhalt von Zusatzfeldern, die mit der Position verknüpft sind, ebenfalls kopiert.
Helpdesk

Ticketerstellung auf Kontaktfunktion eingrenzen

Um die Kontaktauswahl im Ticket einzugrenzen, kann in den Helpdesk-Einstellungen (Globale Einstellungen > Helpdesk >  Einstellungen) festgelegt werden, für welche Kontaktfunktionen Tickets angelegt werden dürfen. Zur Auswahl stehen Kontakte, Interessenten, Kunden & Lieferanten.

Erlaubte Kontaktfunktionen

Detailverbesserungen

  • Neue Option “Bearbeiter anzeigen” für den öffentlichen Ticketlink (Globale Einstellungen > Helpdesk > Einstellungen > Öffentliche Ticketseite).
  • Neue Option “Zeit erfassen nur in Bearbeitung”, um lediglich Zeitbuchungen für Tickets zu erlauben , die den Status “In Bearbeitung” haben (Globale Einstellungen > Helpdesk > Einstellungen > Allgemeine Einstellungen).
  • Beim Löschen eines Kontakts aus dem Kundenportal erfolgt eine Abfrage, ob der Ansprechpartner auch in der Kundenakte entfernt werden soll.
  • Zusatzfelder aus dem Web2Ticket-Formular befüllte nicht das Zusatzfeld am Interessenten, sofern das Zusatzfeld für beide Entitäten gültig ist und in der Konfiguration “Interessent erzeugen” aktiviert ist.
Finanzen & Buchhaltung

Vereinfachter Workflow für Stornorechnungen

Vorhandene Workflow-Schritte für Stornorechnungen wurden erweitert, sodass die Weiterverarbeitung der Belege weniger manuellen Aufwand bedeutet. Folgende Funktionen stehen euch damit bereit:

  • Eingabe Stornobelegdatum bei Erstellung des Stornobelegs. Initial ist hier das aktuelle Datum hinterlegt, welches bei Bedarf manuell angepasst werden kann.
  • Mit Stornierung der Rechnung wird automatisch der Stornobeleg erzeugt. Zuvor war dies ein separater Workflow-Schritt.
  • Automatische Buchung des Stornobelegs ins Journal.
  • Stornobeleg über den Workflow per E-Mail versendbar (auch über Massenaktion möglich).
  • Automatischer Versand des Stornobelegs über die E-Mail Templates möglich (Globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > E-Mail Templates).
YouTube

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Karenzzeit Mahnlauf

Für den Mahnlauf können jetzt Karenztage definiert werden. Die Karenzzeit ist die Anzahl der Tage, bis eine Rechnung nach Erreichen des Fälligkeitsdatums die Mahnstufe 1 erreicht, d. h. eine Übergangsfrist zwischen Fälligkeitsdatum und Mahnstufe 1. In der Vergangenheit konnte dies über einen Workaround mit einer Mahnstufe 0 abgebildet werden. Ihr findet jetzt unter Globale Einstellungen > Finanzen > Allgemeine Einstellungen >  Mahnungen das Feld “Karenzzeit für Mahnstufe 1”.

Karenztage

Hinweis: Solltet ihr in der Vergangenheit die Karenzzeit über einen Workaround mit der Mahnstufe 0 abgebildet haben, bitten wir euch die Funktion der Karenztage erst zu aktivieren, wenn keine Belege für die Mahnstufe 0 vorhanden sind. Anschließend ist die Mahnstufe 0 in den Einstellungen (Globale Einstellungen > Finanzen > Mahnstufen) zu entfernen und  erst dann sollte die Funktion der Karenztage verwendet werden.

Erweiterung Zahllauf

Verkaufsgutschriften im Zahllauf berücksichtigen

Begleicht Verkaufsgutschriften von nun an bequem über den weclapp Zahllauf. Über den Zahlungsdienstleister FinTecSystems können die Gutschriften direkt online an den Kunden überwiesen werden. Alternativ kann für die Gutschriften auch eine SEPA- oder SWIFT-Datei erzeugt werden, die im Online-Banking Programm der Bank eingespielt werden kann. Der Verwendungszweck für den Zahllauf wird analog zu den EK-Rechnungen unter Globale Einstellungen > Finanzen > Allgemeine Einstellungen definiert.

Verwendungszweck EK Gutschrift

Weitere Informationen zum Zahllauf findet ihr unter: Wie führe ich einen Zahllauf durch?

Standard-Bankkonto für den Zahllauf hinterlegen

Unter Globale Einstellungen > Finanzen > Einstellungen kann ein Standardkonto für den Zahllauf hinterlegt werden. Standardmäßig ist hier die primäre Hausbank hinterlegt. Vorteil ist, dass das Bankkonto nicht jedes Mal im Zahllauf manuell geändert werden muss, sollte dieses vom Standardbankkonto abweichen.

Standardkonto Zahllauf

Steuersatz Nebenkosten des Geldverkehrs

In der Hausbank gibt es ein neues Feld “Steuersatz Nebenkosten des Geldverkehrs”. Der hier ausgewählte Steuersatz wird in der Bank bei den Kontoauszügen in das entsprechende Feld vorinitialisiert.

Nebenkosten Geldverkehr Steuer

Detailverbesserungen

  • Es stehen neue Spalten und Filter auf folgenden Übersichtsseiten zur Auswahl:
    • OP-Liste (Ausgang): Neue Spalte Projektnummer
    • OP-Liste (Eingang): Neue Spalte Belegnummer (Intern)
    • Innerhalb des Mahnlaufs kann nach der Mahnstufe gefiltert werden, um diese z. B. auf unterschiedliche Weise weiterzuverarbeiten.
  • Beim Mahnungsversand per E-Mail können weitere Dokumente als Anhang beigefügt werden.
  • Verbesserung der Anzeige von Rundungsdifferenzen bei hohen Wechselkursen und Beträgen.
  • Umbenennung des Feldes “Lastschrift bzw. SEPA Datei erzeugen” zu SEPA-Lastschriftdatei erzeugen auf der Detailseite und bei der Massenaktion für Rechnungen. Der ehemalige Button “Lastschrift erzeugen” auf der Detailseite erhält die selbe Funktion wie die Workflow-Aktion “Sepa-Datei erzeugen” der Massenaktion. Zusätzlich wurde eine Validierung bei Erzeugung der Datei hinzugefügt. Weitere Informationen zum Thema SEPA-Lastschrift findet ihr hier.
    SEPA Datei erzeugen
Berichtswesen

Detailverbesserungen

  • Hauptbuch exportierbar (Berichtswesen > Auswertungen > Buchhaltung > Hauptbuch)
    Hauptbuch exportieren
Import & Export

Importfunktion für Produktionsaufträge

Importiert eure Produktionsaufträge bequem über unseren Import-Wizard (siehe Globale Einstellungen > Import / Export > Import/Export-Wizard). Folgende Werte sind dabei befüllbar:

  • Artikelnummer
  • Lager
  • Soll-Menge
  • Soll-Startdatum
  • Soll-Enddatum

Import

Hinweis: Produktionsaufträge mit konfigurierbaren Produktionsartikeln können nicht importiert werden.

Detailverbesserungen

  • Erweiterung des Auftragsimport/-export um die Spalte “Vertriebsweg”, sodass Aufträge abweichend vom hinterlegten Vertriebsweg des Kunden importierbar sind.
  • Artikelpreis-Import wurde um weitere Spalte für Rabatte (Rebate III (%), Rebate IV (%), Rebate V (%)) ergänzt.
Formulare

Detailverbesserungen

  • Für ein einheitliches Wording wurden die Bezeichnungen der Formulartexte im Beleg analog zur Textverwaltung umbenannt zu:
    • Kopftext = Einleitender Belegtext
    • Text für AB, LS und RG = Belegkommentar
    • Fußtext = BelegtextFormulartext
  • Für mehr Gestaltungsfreiheiten der Positionstabelle auf den Belegen können bei der Formulargestaltung  (Globale Einstellungen > Formularwesen > Formularkonfiguration) weitere Spalten hinzugefügt werden:
    • Versand- & Lieferdatum für das Angebots-PDF
    • Zahlungsbedingung, Beschreibung Rechnung, Kommission, Auftragsnummer/Bestellnummer, Vertragsnummer, Projektnummer (verkaufsseitig) für den Belegtyp “Offene Posten”.
    • Steuer für das Angebots-, Auftrags- und Bestell-PDF
  • Layout Gutschrift:
    • Für Gutschriften, die nur die Erstattung von Versandkosten ausweisen, wird die Bezeichnung der Versandkosten in der Positionstabelle und nicht mehr im Summenblock ausgewiesen.
      Gutschrift Versand
    • Bei Erstellung einer Gutschrift aus einer Rechnung werden gleiche Artikel mit gleichem Preis und Rabatt auf der Gutschrift zusammengefasst. Es wird die Beschreibung aus der ersten Position verwendet.
  • Layout OP-Liste:
    • Entfernung der Spalte “Status” auf dem PDF, da diese historisch bedingt immer den Status “Zur Prüfung” ausgewiesen hat.
    • Umbenennung der Spalte “Satznummer” zu “OP-Nr.”
  • Layout Kommissionierschein:
    • Andruck der Seriennummer auf dem Kommissionierschein
    • Verbesserungen Formatierung Beschreibung
  • Layout Stornorechnung:
    • Zeilenumbruch für den Titel “Stornobeleg CLX100031″ zur Rechnung RE0001 vom 04.09.20”. Rechnungsnummer und Datum wird zudem in einer kleineren Schriftgröße und nicht fett angedruckt, damit der Titel nicht zu überladen wirkt.
      Stornobeleg

Im Changelog sind nur die wichtigsten Punkte aufgeführt. Neben den aufgelisteten Punkten gibt es weitere Detailverbesserungen.