24. November.2020

Lieferantenanfrage, OCR Rechnungserkennung & XRechnung

Features 122

Verbesserungen 66

Mein weclapp

Genauen Überblick der einzelnen Benutzerberechtigungen

In der Benutzerverwaltung unter Mein weclapp > Benutzer > Detailseite Benutzer bietet euch der neue Reiter “Berechtigungen” eine genaue Auflistung (Leseansicht), welche Berechtigungen sich hinter den  zugewiesenen Benutzerrollen verstecken. Ihr könnt genau nachvollziehen, ob der Benutzer Lese-, Schreib-, Lösch- und/oder Konfigurationsrechte besitzt und auf welche Datensätze zugegriffen werden darf. Hierbei handelt es sich um vorbereitende Grundlagen für die geplante Überarbeitung des Berechtigungskonzepts. Das neue Berechtigungskonzept sieht es vor die Berechtigungen der Benutzerrollen selbst zu konfigurieren.

Berechtigungen Benutzer

Erweiterung Benutzerrechte

  • Benutzer mit der Berechtigung “Warenwirtschaft” erhalten Leseberechtigung für den Mahnlauf und können Mahndokumente in der Kundenakte einsehen. Im Hauptmenü ist zusätzlich der Abschnitt Finanzen > Mahnlauf ersichtlich.
  • Benutzer mit der Berechtigung “Buchhaltung Administrator” erhalten die Berechtigung Gutschriften aus Rechnungen zu erzeugen.
  • Öffentliche Aufgabenvorlage (Globale Einstellungen > Organizer > Organizereinstellungen) sind durch alle Organizer Administratoren bearbeitbar.

Detailverbesserungen

  • Geschäftszeiten und betriebsfreie Tage ziehen aus Benutzerverwaltung in die globalen Einstellungen unter Personalmanagement > Geschäftszeiten bzw. Personalmanagement > betriebsfreie Tage. Die global hinterlegten Geschäftszeiten (Firmenstandard) und die betriebsfreien Tage werden weiterhin am Benutzer angezeigt.
    Geschäftszeiten
Organizer

Verbesserungen Exchange-Anbindung

Für mehr Stabilität und eine bessere Performance wurde die bestehende Exchange-Anbindung in Rahmen vieler Detailverbesserungen optimiert, um euch den Alltag bei der Synchronisation zwischen Outlook und weclapp zu vereinfachen:

  • Erhöhte Stabilität bei der E-Mail Synchronisation.
  • Auswahl, welche Outlook Kalender abonniert werden sollen (analog zu den E-Mail Ordnern).
  • Vereinfachtes Teilen von Kalendern.
  • Eigene Kalenderberechtigungen können gelöscht werden, ohne den Kalender zu löschen. Einen Kalender kann nur der Eigentümer löschen. Kalender können nicht den Besitzer wechseln (zumindest für synchronisierte Kalender).
  • S/MIME signierte Mails können verarbeitet werden und werden als solche erkannt und entsprechend markiert.
  • Optimierung Adressbuch Synchronisation
  • UI Verbesserungen:
    • Neue Icons
    • Status wird unten links dargestellt
    • Sidebar der Mail ist jetzt anpassbar

E-Mail Ablage für Aufgaben

Legt ab sofort E-Mails an zugehörigen Aufgaben ab, um die gesamte Korrespondenz lückenlos in weclapp zu dokumentieren. Daraus resultierend gibt es in den Aufgaben einen neuen Tab “E-Mail-Archiv”.
e-mail-an-aufgabe-ablegen

Detailverbesserungen

  • Beim Mouse-Over einer abgelegten E-Mail wird der Verfasser angezeigt. Zuvor wurde derjenige, der die E-Mail archiviert hat angezeigt.
  • Call-To Funktion für hinterlegte Telefonnummern im Adressbuch, um aus dem Adressbuch über die CTI Funktion direkt den Kontakt anzurufen.
  • Aufgaben Verlauf: Protokollierung Änderungen am Feld “Geplanter Aufwand (h)”.
CRM

Protokollierung Umsatzsteuer-ID am Kontakt

Für eine bessere Nachvollziehbarkeit, wann die Umsatzsteuer-ID eines Kontakts überprüft wurde, wird die Prüfung der Umsatzsteuer-ID in einem eigenen Reiter auf der Kontakt Detailseite protokolliert. Das Protokoll ist dort exportierbar.

UST ID am Kunden

Zusätzlich sind auf den Übersichtsseiten von Kontakt, Interessent, Kunde, Lieferant & Rechnung folgende Spalten verfügbar:

  • Datum letzte Ust.-Id Nr.-Prüfung
  • Ergebnis letzte Ust-Id Nr.-Prüfung
  • Ust-Id Nr. gültig
  • Letzte Ust-Id Nr.-Prüfung amtliche Bestätigung angefordert

Aufgaben in der Kundenakte

Aufgaben werden fortan in der Kundenakte aufgeführt, sodass alle getätigten Geschäftsvorfälle direkt in den Akten protokolliert und nachvollziehbar sind. Zuvor mussten die Aufgaben über den eigenen Tab “Aufgaben” in der Kundenakte aufgerufen werden.

aufgabe-in-der-kundenakte

Neue Option: Nur zugeordnete E-Mail-Adressen in Belegen übernehmen

Mit dieser Einstellung wird festgelegt, dass in Belegen standardmäßig nur die jeweils für einen Beleg festgelegten E-Mail-Adressen (z.B. primärer Rechnungsempfänger) übernommen werden und nicht die generelle E-Mail-Adresse des Kunden. Die Option kann über Globale Einstellungen > CRM > Einstellungen aktiviert werden.

Detailverbesserungen Chancen

  • Erinnerung nächster Anruftermin: Lasst euch von weclapp automatisch eine Erinnerung zum nächsten Anruftermin erstellen. Die Erinnerung wird unter Globale Einstellungen > CRM > Einstellungen > Chancen aktiviert und an den Verantwortlichen aus der Chance versendet.
  • Anpassung des Datumsformats “Nächster Anruftermin” von dd.MM.yy zu dd.MM.yyyy 
  • Im Chancenverlauf werden Änderungen am Feld “Nächster Anruftermin” und “Hot Lead” protokolliert.
  • Chancen können als Bezug in Ereignissen hinterlegt werden.

Flexiblere Bearbeitung von Kampagnenteilnehmern dank neuer Massenaktionen

Kampagnenteilnehmer können mit Hilfe neuer Massenaktionen einfacher bearbeitet und auch in andere Kampagnen kopiert bzw. verschoben werden. Für die Massenbearbeitung stehen folgende Werte zur Auswahl:

  • Teilnahme
  • Auswahl 1
  • Auswahl 2
  • Auswahl 3

Kampagne

Weitere Detailverbesserungen

  • Englische Anrede Ms. für Frau: Die englische Anrede Mrs. wurde auf die neutrale Anrede Ms. umgestellt.
  • Ereignisse Massenbearbeitung: Zusatzfelder für Ereignisse sind über die Massenbearbeitung editierbar.
  • Es stehen neue Spalten und Filter auf folgenden Übersichtsseiten zur Auswahl:
      • Hauptansprechpartner Vorname und Hauptansprechpartner Nachname für Kontakte, Interessenten, Kunden & Lieferanten
      • Filtern nach “Verantwortlicher” leer auf allen Übersichtsseiten
      • Einschätzung (Qualifizierung des Interessentenstatus) auf der Interessentenübersicht
  • Für ein einheitliches Wording werden alle Spaltenbezeichnungen mit der Bezeichnung “Primärkontakt” zu “Hauptansprechpartner” umbenannt.
  • Verbesserungen der PLZ Validierung.
Artikel

Mehr Eingabemöglichkeiten bei Artikelerfassung

Um weitere Lieferanten bezogene Artikelstammdaten direkt bei Artikelanlage zu hinterlegen, ist die Eingabemaske um den Abschnitt “Bezugsquellen” erweitert worden. In Rahmen dessen wurde der Abschnitt Preise & Bezugsquellen um folgende Felder erweitert:

  • Lieferanten-Artikelnummer
  • Start-Datum (für Verkaufs-& Einkaufspreis)

Artikelanlage

Detailverbesserungen

  • Erweiterung Massenbearbeitung: Schlagworte können über die Artikelübersicht neu hinzugefügt oder ersetzt werden.
  • Konfiguration Artikel Bestandskennzahlen: In der Artikel-Sidebar (Artikeldetailseite) könnt ihr die Anzeige der gewünschten Artikel Kennzahlen individuell gestalten. Blendet nur die für euch relevanten Kennzahlen ein.
  • Das Feld “Artikelbeschreibung” ist in den Belegen (Tab Positionen) skalierbar.
  • Neue KPI Rahmenbestellung Restmenge: Die Artikelbestandskennzahlen auf der Artikeldetailseite und in der Verfügbarkeitsanzeige wurden um die KPI “Rahmenbestellung Restmenge” erweitert. Die KPI zeigt die Restmenge bzw. die freie Menge, die aus einer Rahmenbestellung noch abgerufen werden kann.
  • Die Option “Nur aktivierte Vertriebswege im Verkauf erlauben” ist jetzt für Versandkostenartikel verfügbar (Artikeldetailseite > Tab “Aktivierte Vertriebswege”).
  • Nachkommastellen Preiskalkulation: Bestimmt den Berechnungsmodus (Standard /Rappenrundung) und davon abhängig die max. Anzahl von Nachkommastellen, die bei der Preiskalkulation verwendet werden soll. Die Standardauswahl hinterlegt ihr unter Globale Einstellungen > Artikel > Artikeleinstellungen und wird mit Start der Preiskalkulation initialisiert.
    Preiskalkulation Einstellungen
  • Artikeldatenblatt: Die Übersetzung der Artikelbeschreibung ist in der Handelssprache der Kunden verfügbar.
  • Artikel, die keine Verkaufsartikel, aber Bestandteil einer Verkaufsstückliste/Positionsgruppe sind, werden mit Auswahl der Stückliste aus dem Beleg entfernt, da nur “Verkaufsartikel” für den Verkauf zulässig sind. Es wird eine entsprechende Warnung ausgegeben.
Verkauf

XRechnung als neuer Standard für öffentliche Behörden

Erstellt XRechnungen, welche als neuer Standard für die Einreichung der meisten elektronischen Rechnungen an öffentliche Behörden gelten, nun auch über weclapp. Aktiviert dafür die optionale Workflow-Aktion unter Globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Workflow-Aktionen > optionale Workflow-Aktionen Rechnungen. Für die Rechnung wird eine XML-Datei generiert, welche an die Behörde eingereicht werden kann.

XRechnung

Weitere Informationen findet ihr in unserer Knowledge Base: XRechnungen – Wie werden sie erstellt und was ist zu beachten?

Alle verknüpften Adressen eines Ansprechpartners im Beleg auswählbar

Adressiert eure Belege an die gewünschte Kontaktadresse. Damit die Adressauswahl einfacher und mit weniger manuellem Aufwand verbunden ist, kann neben der Kundenadresse auch jede beliebe Adresse, die am Ansprechpartner (Kontakt) hinterlegt ist, ausgewählt werden. Öffnet im Beleg die Adressauswahl über den Button “Adressen bearbeiten” und wählt über die Suche den gewünschten Ansprechpartner aus. Im Feld Adresse wird die primäre Adresse des Ansprechpartners und alle verknüpften Adressen im Dropdown angezeigt.

Adressauswahl Kontakt

Suche nach abweichender E-Mail Adresse bei Belegeingabe

Bei Belegeingabe kann über die Suchfunktion nach abweichenden E-Mail Adressen des Kontakts gesucht werden, an die der Beleg versendet werden soll. In der Vorschlagsliste sind die Kontakt E-Mail-Adressen aufgeführt, die mit dem Empfänger (Kunde/Lieferant) verknüpft sind.

Suche nach E-Mail

Abweichender Rechnungsempfänger Angebot

Das Feld “Abweichender Rechnungsempfänger” steht analog zu den Aufträgen & Lieferungen jetzt auch in den Angeboten bereit. Über das Feld kann ein anderer Kunde als Rechnungsempfänger hinterlegt werden. Vor allem bei der Abbildung von Filialstrukturen erweist sich dieses Feld als nützlich. Die Vererbung findet von Angebot > Auftrag und Angebot > Rechnung stattEmpfänger Angebot

Erweiterung Initialisierung Versand- & Lieferdatum

Das Versand- & Lieferdatum in der Lieferung kann neben der Übernahme aus dem Auftrag jetzt auch auf das aktuelle Datum initialisiert werden. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen bereit:

  • Keine Initialisierung
  • Übernahme aus dem Auftrag
  • Aktuelles Datum

Initialisierung Datum Lieferung

Welche Logik hinter dem Versand- & Lieferdatum steht, könnt ihr hier nachlesen.

Detailverbesserungen

  • Öffentlicher Angebotslink nur innerhalb der Angebotsgültigkeit aufrufbar.
  • Kein Storno für Proforma Rechnungen: VK-Rechnungen im Status “Neu” können gelöscht werden, sofern noch keine Rechnungsdokumente erzeugt wurden. Sie sind in diesem Zustand nicht stornierbar, da es sich nur um eine vorläufige (PRES-)Rechnung handelt, die nicht auf den Nummernkreis der Verkaufsrechnungen zurückgreift. Sobald das Dokument einmal gedruckt wurde, bekommt die Rechnung die Nummer aus dem richtigen Rechnungsnummernkreis und ab diesem Zeitpunkt darf nur noch storniert werden. Weitere Informationen zum Thema Storno könnt ihr hier nachlesen: Wie kann man eine Rechnung stornieren?
  • Rücksendescheine drucken: Rücksendescheine können über die Lieferübersicht übergreifend für mehrere Lieferungen gedruckt werden (PDF-Export).
  • Verknüpfung Buchungsberichte zu bestehender Rechnung:
    • Verknüpfung zu festgeschriebener Rechnung zulassen: Bestimmt, ob Buchungsberichte nur  mit bearbeitbaren Rechnungen oder auch mit festgeschriebenen Rechnungen verknüpft werden dürfen. Diese Option ist unter Globale Einstellungen > Grundeinstellungen > Buchungsberichte aktivierbar.
    • Im Auswahldialog nach Rechnungsnummer absteigende Sortierung der Belege
  • Es stehen neue Spalten und Filter auf folgenden Übersichtsseiten zur Auswahl:
    • Kundenverantwortlicher für Rechnungen & Gutschriften
    • Zugehörige Rechnung auf der Rechnungs-/Gutschriftsübersicht, um die zugehörige Rechnung einer Gutschrift aufzuführen
    • Provision? für Angebote, Aufträge & Rechnungen, um direkt nachzuvollziehen, ob der Beleg provisionsrelevant ist
    • Retourennummer für Rechnungen/Gutschriften
    • Ersteller für Lieferungen/Lieferpositionen
Einkauf

Optimale Preisfindung dank der neuen Lieferantenanfrage

Findet das beste Lieferantenangebot und vergleicht die Beschaffungspreise eurer Artikel von verschiedenen Lieferanten. Für die optimale Preisanfrage und den Vergleich der Lieferkonditionen wird die Lieferantenanfrage als Vorstufe der Bestellung verwendet. Die Lieferantenanfragen findet ihr im Hauptmenü unter Einkauf > Lieferantenanfragen.

Hinweis: Mit der Lieferantenanfrage als eigene Entität wird der Workaround über die bisherige Bestellanfrage als optionale Workflow-Aktion abgelöst und ersetzt.

Lieferantenanfrage

Die Lieferantenanfrage bietet folgende Funktionen:

  • Eigener Nummernkreis
  • Individuelle Formulargestaltung unabhängig von den Bestelldokumenten
  • Konfiguration der Rückmeldefrist von Lieferantenanfragen (Standard 14 Tage), siehe Globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Einkauf
  • Eigene E-Mail Templates für die Ereignisse „Anfragedokumente erstellen“ und „Absage an Lieferant“
  • Vergleich von Lieferantenangeboten
  • Verknüpfung Lieferantenanfrage und Bestellung
  • Öffentliche Seiten für Lieferantenanfragen

Weitere Informationen findet ihr in unserer Knowledge Base unter: Wie werden Lieferantenanfragen erstellt?

Belegdigitalisierung und automatische Texterkennung von Einkaufsrechnungen

Mit der OCR Rechnungserkennung könnt ihr eure Eingangsrechnungen bequem über weclapp digital einlesen und ablegen. Vorteil ist, dass Lieferanten den Rechnungen automatisch zugeordnet werden und Artikel als Freitextpositionen in der Rechnung automatisch erfasst werden. Spart euch manuellen Aufwand beim Erfassen von Einkaufsrechnungen und beschleunigt dadurch die weitere Verarbeitung der Belege.

Hinweis: Die OCR Rechnungserkennung befindet sich in der ersten Ausbaustufe (BETA – early adopters). Bisher ist die Erfassung von EK-Rechnungen nur ohne Bestellbezug möglich. Gutschriften werden momentan nicht unterstützt. Die OCR Rechnungserkennung wird sukzessiv weiterentwickelt, um weitere Funktionalitäten und Verbesserungen bereitzustellen.

OCR Verifizierung

Für OCR Rechnungserkennung sind folgende Dateieigenschaften zulässig:

  • Bildgröße: Dpi: 300
  • Bildtyp: PDF/JPG/PNG/GIF/TIF

Dabei können beim Einlesen der Einkaufsrechnungen folgende Daten erkannt und zugeordnet werden:

  • Lieferant
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Währung
  • Artikel

Wie Rechnungen im Detail über die OCR Rechnungserkennung erfasst werden, erfahrt ihr unter: Wie werden Rechnungen über die OCR Rechnungserkennung erfasst?

Detailverbesserungen

  • Gutschriften können analog zum Verkauf nun auch für bezahlte Einkaufsrechnungen erstellt werden.
  • Rahmenbestellungen:
    • Status “Abrufliste gedruckt” umbenannt zu “Rahmenbestelldokumente gedruckt”
  • ZUGFeRD:
  • Erweiterung Massenbearbeitung
    • Bestellungen: Geplantes Versand- & Lieferdatum, Leistungszeitraum von/bis
    • Rechnungen/Gutschriften: Versanddatum, Lieferdatum, Leistungszeitraum von/bis, Kostenstelle, Kostenart
  • Es stehen neue Spalten und Filter auf folgenden Übersichtsseiten zur Auswahl:
    • Zolltarifnummer für Bestellpositionen
    • Retourennummer für Rechnungen/Gutschriften
Lager

Lagerübergreifende Verfügbarkeit

Um den lagerübergreifenden Gesamtbestand eines Artikels im Blick zu haben, kann die Verfügbarkeitsanzeige erweitert und lagerübergreifend berechnet werden. Die Option findet ihr unter Globale Einstellungen >Verkauf & Einkauf > Verkauf > Allgemeine Verkaufseinstellungen > Verfügbarkeit lagerübergreifend berechnen.

Mit dieser Erweiterung werden folgende Spalten hinzugefügt:

  • Menüpunkt Aufträge: Verfügbarkeit lagerübergreifend
  • Auftrag > Tab Positionen: Verfügbarkeit lagerübergreifend
  • Menüpunkt Auftragspositionen: Verfügbarkeit lagerübergreifend Auftrag und Verfügbarkeit lagerübergreifend Auftragsposition

Des Weiteren gibt es auf der Auftragsdetailseite eine weitere Verfügbarkeitsanzeige (analog zu aktueller Ampel lieferbar), welche den Bestand von allen Lagern visualisiert, ob der Artikel global zum aktuellen Zeitpunkt verfügbar ist. Streckenlager und Konsignationslager werden nicht in globaler Verfügbarkeit berücksichtigt.

Verfügbarkeit lagerübergreifend

Weitere Verbesserungen zur Bedarfs-/Bestandentwicklung

Im Rahmen der lagerübergreifenden Verfügbarkeit sind folgende Optimierungen vorgenommen worden:

  • Umbenennung “Verfügbarkeitsanzeige” zu “Bedarfs-/Bestandsentwicklung”.
  • Für eine bessere Abgrenzung zwischen den Begriffen wurde die Spalte “Verfügbarkeit” zu “Plan-Verfügbarkeit” umbenannt. Die Plan-Verfügbarkeit gibt an, ob der Auftrag (=Ausgang) zum angegebenen Datum verfügbar sein wird. Hinweis: Die Plan-Verfügbarkeit entspricht nicht der Verfügbarkeit aus dem Auftrag.
    Plan Verfügbarkeit
  • Die Bedarfs-/Bestandsentwicklung wurde um die Kennzahl “Reserviert im ausgewählten Lager” erweitert.
  • Umbenennung der Spalten “verfügbar” bzw. “lieferbar” auf den Übersichtsseiten zu “Verfügbarkeit”.

Weitere Informationen zur Bestands- & Bedarfsentwicklung könnt ihr in unserer Knowledge Base nachlesen.

Weitere Detailverbesserungen

  • Es stehen neue Spalten und Filter auf folgenden Übersichtsseiten zur Auswahl:
    • Rahmenbestellung Restmenge 
Produktion

Detailverbesserungen

  • Erweiterung Massenaktion:  “Produktionsauftrag starten” steht als Massenaktion bereit.
  • Produktionsauftrag kopieren: Übernahme der Sortierung der Materialpositionen aus dem Quellbeleg.
  • Artikel mehrfach in Stückliste erfassbar: Ein Artikel kann in der Produktionsstückliste mehrfach erfasst werden. Zuvor konnte der Artikel pro Stückliste nur einmal mit der kumulierten Menge hinterlegt werden.
Verträge

Detailverbesserungen

  • Anzeige von Vertragssymbolen (abhängig vom Vertragstyp) jetzt auch in der Lieferantenakte sichtbar:
    Vertragsicon
  • Sammelabrechnung von Verträgen mit verschiedenen Abrechnungstypen (Rechnung erzeugen vor/nach Abrechnungsperiode) möglich, sollte der Abrechnungszeitpunkt auf denselben Tag fallen.
  • Vertragspositionen, die bereits mit einem Auftrag/Rechnung verknüpft sind, können nicht durch andere Artikel/Positionen ersetzt werden. Über das Feld “Gültig bis” kann bestimmt werden, ob der Artikel bei zukünftigen Abrechnungen berücksichtigt werden soll. Weitere Änderungen der Vertragspositionen sind über neue Einnahme/Ausgabe im Vertrag anzulegen.
Helpdesk

Erweiterungen Ticket SLA’s

Grundsätzlich Einführung von Geschäftszeiten und betriebsfreien Tagen bei den Service-Level-Agreements (SLA’s) im Helpdesk:

  • verbesserte UI
  • unterschiedliche Zeiten pro Priorität innerhalb eines SLAs
  • unterschiedliche Geschäftszeiten und betriebsfreie Tage pro SLA
  • Benachrichtigung und/oder Eskalation-Mail pro SLA aktivierbar bei Eskalation

Transparenz der gebuchten Ticketzeiten für den Kunden

Listet euren Kunden  den benötigten Aufwand (Stunden) für die Bearbeitung Ihres Tickets auf. Folgende Variablen unterstützen euch bei der transparenten Ticketabrechnung:

  • Gesamtzeit der Buchungsberichte in hh:mm: ..ticketActualWork..
  • Tabelle der verbuchten Zeit auf das jeweilige Ticket inkl. Gesamtsumme: ..ticketActualWorkTable.. 

Die Platzhalter können in den Kommentarvorlagen für Tickets oder auch in der Ticket Signatur hinterlegt werden.

Platzhalter Tickets

Zusätzliche Mailempfänger an Ticket CC anhängen

Lassen Sie alle zusätzlichen Email Empfänger einer eingehenden Ticket-Mail in das CC-Feld eintragen. Diese Einstellung hat den Vorteil, dass die zusätzlichen Email Empfänger bei ihrer Antwort aufs Ticket ebenfalls benachrichtigt werden. Die Option ist unter Globale Einstellungen > Helpdesk > Mail2Ticket aktivierbar.

Detailverbesserungen

  • Vererbung Inhalt aus Zusatzfeld vom Ticket in den Buchungsbericht, wenn das Zusatzfeld mit beiden Entitäten verknüpft ist.
  • Übersetzung Feld “Priorität” in den Ticket E-Mail-Templates
  • Kundenportal:
    • Umbenennung des Feldes “Festnetznummer” zu “Telefonnummer”
    • Neues Feld “Handy”
Shop & Marktplatz

Einheit für Freitextpositionen aus dem Shop

Für Positionen, welche als Freitextposition (kein Artikel vorhanden) aus dem Shop nach weclapp übertragen werden, kann hier die Einheit ausgewählt werden. Sollte hier keine Einheit ausgewählt sein, wird die Standard Artikeleinheit aus weclapp verwendet.

Finanzen

Überblick aller Zahlungsinformationen zur Rechnung (Einkauf & Verkauf)

Auf der Rechnungsdetailseite können zu bereits getätigten Zahlungen weitergehende Informationen angezeigt werden:

  • Mouse-Over Label “Bezahlt”: Fahrt mit der Maus über das “Bezahlt”-Label und erhaltet weitere Zahlungsdetails (Bezahlt am Datum).
  • Ausbau Zahlungstabelle in der Sidebar:
    • Zahlungstabelle für alle Rechnungen verfügbar, nicht nur für Ratenzahlungen.
    • Neue Spalte “Bezahlt am” in der Zahlungstabelle
    • Spalte Notiz zeigte verknüpfte Gutschrift oder Mahnstufe, falls vorhanden
    • Verknüpfte Zahlungen direkt in einem neuen Tab aufrufbar

Zahlung in Rechnung

Erweiterungen SEPA-Lastschrift

  • SEPA Datei pro Payment Information (PmInf): Bei Erstellung der SEPA-Lastschriftdateien wird zusätzlich eine logische Datei (PmInf) pro Fälligkeit erstellt. Hierbei handelt es sich um eine Anforderung der Commerzbank.
  • automatische Auswahl des gültigen SEPA-Mandats in Auftrag, (wiederkehrende) Rechnung & Vertrag, wenn als Zahlungsart Lastschrift ausgewählt wird und ein gültiges Mandat des Kunden vorliegt.
  • Checkbox “Lastschrift erzeugt” in der Rechnung: Wird für eine Rechnung die Lastschrift-Datei erzeugt, wird die Checkbox “Lastschrift erzeugt” in der Rechnung automatisch gesetzt. Soll für die Rechnung die Lastschrift-Datei erneut erstellt werden, so kann der Haken hier manuell entfernt werden und die Rechnung wird bei der nächsten Erstellung berücksichtigt.
  • erweiterte Validierung von SEPA-Lastschrift Dateien
  • Neue Spalte “Gültig” unter Globale Einstellungen > Finanzen > SEPA-Mandate

Sammelexport für Kassenblätter

In weclapp erstellte Kassenblätter können über den Sammelexport als PDF oder Excel-Datei exportiert werden. Kassenabschluss drucken

Detailverbesserungen

  • Optimierte Eingabe von Bankverbindungen:
    • Beim Anlegen einer neuen Bankverbindung am Kontakt wird das Feld “SWIFT-BIC” auf Basis einer gültigen IBAN automatisch befüllt. 
    • Validierung IBAN/BIC beim Anlegen & Speichern der hinterlegten Bankverbindungen.
  • Mahnlauf:
    • gesendete E-Mails werden auch direkt im Mahnlauf abgelegt. Zuvor konnten die Mails nur in der Kundenakte eingesehen werden.
    • Ist Mahnlauf Option “Nicht verrechnete Gutschriften berücksichtigen” aktiv, dann wird die neue Spalte “Belegnummer” zwischen Belegart und Belegdatum auf dem Mahndokument eingefügt.
  • Es stehen neue Spalten und Filter auf folgenden Übersichtsseiten zur Auswahl:
    • Zahllauf (Abschnitt nicht verrechnete Gutschriften): Lieferant, Lieferantennummer, Belegdatum & Rechnungsnummer (intern). In diesem Kontext wurde die historisch bedingte Spalte “Satznummer” entfernt.
Buchhaltung

DATEVconnect online

Für mehr Stabilität wurden für die DATEV connect Schnittstelle (closed Beta) diverse Optimierungen durchgeführt:

  • Journal als Grundlage der zu exportierenden Belege.
  • Überarbeitete KPI Vorschau unter Buchhaltung > Export
  • Neue Anzeige des Übertragungsstatus im Exportprotokoll
  • Übertragung der weclapp Kasse inkl. Kostenstellen
  • Fehlerhafte Rechnungen werden beim Export übersprungen. Das Exportprotokoll erhält weitere Informationen, warum der Beleg nicht übertragen werden konnte.
  • Fehlerhaft hinterlegte Bankverbindung am Kontakt blockierte Belegübergabe. Beleg wird nun übergeben und ein Hinweis im Falle einer ungültigen BIC wird im Protokoll dokumentiert.
  • Löschen eines Exportprotokolls setzt das Exportdatum zurück und der Beleg wird als “Neu” gekennzeichnet
  • Auswahl der Buchungsperiode beim Wechsel des DATEV Benutzerkontos in weclapp optimiert
  • weitere Detailverbesserungen

Datev connect online

Detailverbesserungen DATEV

  • Export Kostenstelle für Stornobelege (DATEV Journal Export)
  • Exporteintrag Belegfeld 2: Unter Globale Einstellungen > Buchhaltung > Export kann als Exporteintrag “kein Eintrag” ausgewählt werden, um die Spalte beim Export nicht zu befüllen.
  • Neue Spalte Exportdatum unter Rechnungen / Gutschriften im Einkauf & Verkauf
  • Für die Buchungsarten (ein- und ausgehende Zahlung) wird kein Leistungsdatum exportiert, da DATEV dies anhand der zugehörigen Rechnung automatisch erkennt und den Steuersatz ermittelt.

BMD Export für Österreich (closed Beta)

Für unsere österreichischen Kunden bieten wir nun den BMD Export für den Export der buchhaltungsrelevanten Daten an. Der Export erfolgt auf Journalbasis (analog zum DATEV Journal Export). Der Export kann auf Anfrage beim Support freigegeben werden. Bei Interesse schreibt uns bitte eine E-Mail an support@weclapp.com.

BMD Export

Detailverbesserungen

  • Export Kontenblätter: Kontenblätter sind per Massenaktion als PDF/XLS exportierbar, siehe Globale Einstellungen > Finanzen > Kontenplan.
Globale Einstellungen

Detailverbesserungen

  • Massenaktion zum Löschen von Schlagwörtern (Globale Einstellungen > Grundeinstellungen > Schlagworte).
  • Angelegte Schlagwörter nachträglich bearbeiten und umbenennen (Globale Einstellungen > Grundeinstellungen > Schlagworte).
Formulare

Individuelle Textgestaltung für weitere Belegtypen

Für mehr Gestaltungsmöglichkeiten eurer Belegtexte können individuelle Texte  für Streckengeschäftslieferscheine, Proforma-Rechnungen, Stornobeleg, Rahmenbestellung & Retoureneingangsscheine hinterlegt werden.

Hinweis: Aus der Streckengeschäftsbestellung kann der Belegtext für den Lieferschein bearbeitet werden, siehe Formulartexte > Streckengeschäft LS.

Belegtexte

Bei Empfängeränderung Formulartexte komplett aktualisieren

Bestimmt, ob bei Empfängerwechsel in den Belegen die Formulartexte neu geladen werden sollen und damit manuell hinzugefügte Textbausteine entfernt werden sollen. Die Option findet ihr unter Globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Verkauf > Allgemeine Verkaufseinstellungen.
Formulartexte Empfängeränderung

Neue Druckoptionen

  • Zu-/Abschlag absolut: Neben den prozentualen Ausweis von Rabatten (%) können absolut Rabatte/Zuschläge über eine eigenen Spalte in der Positionstabelle ausgegeben werden (Angebot, Auftrag, Rechnung & Bestellung). Dazu passend gibt es die Druckoption “Drucken nur wenn Rabatt verfügbar”.
  • Artikelbeschreibung auf Rahmenbestelldokumente drucken: Für die Rahmenbestellung gibt es zwei neue Druckoptionen für den Beleg Info Block:
    • Artikelbeschreibung 
    • Artikelbeschreibung Lieferant (Artikelbeschreibung aus der Bezugsquelle)
  • Rücksendegrund auf Lieferanten Retourenschein drucken: Druckt den Rücksendegrund auf dem Retourenschein für euren Lieferanten.
    • Fehler, Ursache, und Beschreibung der Beschädigung werden standardmäßig in der Spalte Rücksendegrund gedruckt. Diese können bei Bedarf separat per Druckoption für die Spalte deaktiviert werden.
  • Artikel Matchcode als Spalte in der Positionstabelle für Bestellungen
  • Die Druckoption “Unterschrift drucken, wenn vorhanden” steht für weitere Belege im Abschnitt “Belegtext” zur Auswahl: Bestellung, Lieferschein, Mahnung, Produktionsauftrag, Lieferantenretoure & Lieferantenanfrage.
  • “Zeile für Unterschrift immer einfügen” für Kommissionierschein & Wareneingangsbeleg
  • Bild des zu produzierenden Artikels auf Produktionsauftrag drucken: Druckt das Artikelbild des Produktionsartikels mit gewünschter Ausrichtung unterhalb des Infoblocks auf die Produktionsdokumente.


Neue Variablen

Für mehr Gestaltungsmöglichkeiten eurer Formulare wurden folgende Platzhalter hinzugefügt:

  • Ziellager: ..shipmentTargetStore..
  • Quellager: ..shipmentSourceStore..

Die Platzhalterliste mit allen zur Verfügung stehenden Variablen findet ihr hier.

 Detailverbesserungen

  • Zwischensummen der Positionsgruppen im Summenblock drucken: Lasst euch die Zwischensummen der im Beleg angegebenen Positionsgruppen oberhalb des regulären Summenblocks andrucken. Die Zusammensetzung des Gesamtpreises ist so für den Kunden auf einen Blick erkennbar. Die zugehörige Druckoption findet ihr unter Globale Einstellungen > Formularwesen > Formularkonfiguration > Allgemein > Positionsgruppen.
  • Andruck Preis/Einheit bei den Unterpositionen einer Verkaufsstückliste, wenn die Option “Die Summe von Unterpositionen als Positionspreis drucken” aktiv ist.
  • Die Variable ..groupTotalSum.. kann nun auch  im Gruppenkopf der Positionsgruppe angewendet werden.
  • Vorschau Textbausteine: Lasst euch eure Textbausteine über die Vorschau in der Textverwaltung anzeigen. Neben der Spalte “Text” bietet die Vorschau einen schnellen Überblick über die hinterlegten Belegtexte.
    Vorschau Textbausteine
Import & Export

Detailverbesserungen

  • Kontaktimport unterstützt die Anrede Ms.
  • Chancenimport um die Spalte “Vertriebsweg” ergänzt.
Berichtswesen

Detailverbesserungen

  • Unbefristete Verträge für Zukunft berücksichtigen: Neue Option, um unbefristete Verträge in der Matrix für zukünftige Einnahmen/ Ausgaben zu berücksichtigen (
  • Berichtswesen > Auswertungen > Verträge > Einnahme/ Ausgaben)
  • Neue KPI für die Helpdesk-Berichte:
    • Durchschnittliche Buchungszeit (Durchschnittliche Buchungszeit an allen Tickets, die im Zeitraum erstellt wurden)
    • Durchschnittliche Buchungszeit (Durchschnittliche Ticket-Buchungszeiten im Zeitraum)
UI / UX

Werte beim Suchen und Filtern ausschließen

Standardmäßig wird beim Suchen und Filtern von Textfeldern einfach geprüft, ob der Suchbegriff in dem Textfeld vorkommt. Jetzt könnt ihr aber auch bestimmte Werte über das Suchkriterium ausschließen.

Beispiel: Gesucht werden alle Städte, die mit “M” beginnen UND NICHT Marburg (außer der Stadt Marburg). Über das Minus-Zeichen (-) im Suchfeld können Werte bei den Suchergebnissen ausgeschlossen werden.

suchen und filtern

Hinweis: Bestehende Filter werden nicht migriert. Das vorangestellte Minus-Zeichen (-) impliziert  jetzt immer eine negative Suche. Aber über ein \ vor dem –  können sie die negative Suche aushebeln (Bsp: \-burg).

Unser allgemeines FAQ zum Suchen und Filtern in weclapp finden Sie hier.

Neuer Shortkey für schnelles Hinzufügen von Positionen in den Belegen

In den Belegen (Tab Positionen) können neue Positionen über den Shortkey  “Ctrl” + “Alt” + “+” hinzugefügt werden.

Checkboxen über Option-Bezeichnung aktivierbar

Für ein besseres Nutzererlebnis sind Checkboxen (z.B. in den Einstellungsoptionen) über die Bezeichnung aktivierbar. Zuvor konnten die Optionen nur mit direktem Klick auf die Einstellung aktiviert werden.

API

Positionszusatzfelder sind nun via API verfügbar

Die Positions-Zusatzfelder sind unter “Items” zu finden.
Verfügbar in:
– Angebotsposition
– Auftragsposition
– Lieferposition
– Rechnungsposition
– Einkaufsrechnungsposition

Verfügbar mit: GET, POST, PUT

Angebot

Der abweichende Rechnungsempfänger steht nun auch in Angeboten zur Verfügung:
Feld: “invoiceRecipientId”