Mahnungs-Muster & -Vorlage für Ihr Mahnschreiben

Schnell und rechtssicher professionelle Mahnschreiben erstellen

Mahnung schreiben mit kostenloser Vorlage & Muster für Zahlungserinnerung

Notwendigkeit des Forderungsmanagements

Jeder Unternehmer kennt die Situation, dass Kunden gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen nicht rechtzeitig bezahlen. Dafür kann es unterschiedliche Ursachen geben:

  • Vergessen der Zahlung,
  • verlorengegangene Rechnung,
  • vorübergehende Liquiditätsengpässe,
  • ernsthafte Zahlungsschwierigkeiten,
  • absichtliches Hinauszögern der Zahlung,
  • Betrugsabsichten.

Kostenlose Muster als Vorlage oder Anregung

Die folgenden Muster sind für Sie kostenlos und können Ihnen als Anregung oder Vorlage dienen, wenn Sie Mahnungen schreiben müssen. Sie können die Vorlagen übernehmen und nur die variablen Daten austauschen oder Sie verwenden die Beispiele als Anstoß für eigene Formulierungen.

 

1. Mahnung (Zahlungserinnerung) Vorlage

Zahlungserinnerung

Für die Wahrung Ihrer eigenen Liquidität sind Sie darauf angewiesen, dass Ihre Kunden die Rechnungen pünktlich begleichen. Eine erste Zahlungserinnerung können Sie mithilfe einer Vorlage schnell erstellen. Diese führt in vielen Fällen bereits zum Erfolg. Kostenlose Vorlagen können Ihnen als Muster bei der Formulierung von Mahnungen helfen. Noch besser als jede Vorlage ist allerdings der Einsatz eines professionellen Rechnungsprogramms um einfach, bequem und schnell Mahnungen zu schreiben.

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icon_pdfZahlungserinnerung Muster – Muster & Vorlage im PDF-Format herunterladen

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2. Mahnung Vorlage

Angebotsvorlage

War die erste Mahnung nicht erfolgreich, müssen Sie damit rechnen, dass das Eintreiben der Forderung schwieriger werden könnte. Möglicherweise hat der Kunde mit nur vorübergehenden oder auch ernsthaften Zahlungsschwierigkeiten zu kämpfen. Allerdings gibt es auch Schuldner, die die Bezahlung absichtlich hinauszögern. Deshalb sollten Sie die Zahlungsaufforderung in der zweiten Mahnung mit mehr Nachdruck formulieren als im ersten Schreiben. In unserer Vorlage für ein zweites Mahnschreiben finden Sie auch für diese Fälle die richtigen Worte.

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3. Mahnung

Angebotsvorlage

Wenn Sie eine dritte Mahnung schreiben müssen, so formulieren Sie diese in einem nachdrücklich fordernden Stil. Eine Vorlage kann Ihnen dabei helfen. Weisen Sie darauf hin, dass Sie bereits zweimal erfolglos gemahnt haben und setzen Sie eine letzte Frist.

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icon_pdf3. Mahnung Muster – Muster & Vorlage im PDF-Format herunterladen

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Aufbau und Form einer Mahnung

Für eine Mahnung gibt es keine rechtlich verbindlichen Formvorschriften. Theoretisch könnte sie auch mündlich erfolgen. Da jedoch der Fall eintreten kann, dass Sie in einem späteren Verfahren nachweisen müssen, rechtzeitig gemahnt zu haben, ist die Schriftform empfehlenswert. Nutzen Sie kostenlose Vorlagen und Muster als Formulierungshilfe, um wertvolle Zeit zu sparen. Wenn Sie eine Mahnung schreiben, informieren Sie den Schuldner darüber, dass bezüglich der konkreten Forderung noch kein Zahlungseingang erfolgte und fordern Sie ihn ausdrücklich zur Zahlung auf. Das Schreiben soll den Schuldner dazu motivieren, den ausstehenden Betrag möglichst schnell zu begleichen, denn in vielen Fällen handelt es sich nur um ein Versäumnis und es liegen keine ernsthaften Zahlungsschwierigkeiten oder gar Betrugsabsichten zugrunde. In diesen Fällen reagiert der Schuldner im Normalfall auf die erste Zahlungserinnerung.

Wichtige Informationen in einer Mahnung

Wenn Sie eine Mahnung schreiben, darf es nicht zu Missverständnissen kommen. Aus diesem Grund sollte jede Mahnung folgende Informationen enthalten:

  • aktuelles Datum,
  • Rechnungsdatum,
  • Rechnungsnummer,
  • ursprüngliche Fälligkeit der Rechnung,
  • ausstehender Betrag,
  • Art der Leistung,
  • gegebenenfalls Nummer des Lieferscheins,
  • neuer Fälligkeitstermin.

Einen konkreten Termin für die neue Fälligkeit der Zahlung anzugeben ist besser, als Formulierungen wie „sofort“ oder „umgehend“, die dem Schuldner einen Interpretationsspielraum lassen. Gewähren Sie dabei ein Zahlungsziel von acht bis zehn Tagen, damit der Kunde die Frist auch einhalten kann. Damit Sie keine wichtigen Details vergessen, nutzen Sie ein Muster oder eine Vorlage als Formulierungshilfe. Diese erhalten Sie hier kostenlos. Handelt es sich um einen Privatkunden, kann die Beilage eines ausgefüllten Überweisungsträgers den Schuldner zu einer schnellen Bezahlung motivieren, denn nicht jeder praktiziert das Online-Banking.

Die erste Mahnung / Zahlungserinnerung

Natürlich kann es vorkommen, dass ein Kunde, der zahlungsfähig und zahlungswillig ist, die Bezahlung der Forderung nur vergessen hat oder dass die Rechnung nicht angekommen oder verloren gegangen ist. Diese Schuldner werden im Normalfall nach der ersten Mahnung bezahlen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie die Mahnung freundlich formulieren, damit sie Ihren Kunden damit nicht verärgern. Denn natürlich sind Sie an guten Geschäftsbeziehungen interessiert. Aus diesem Grund ist es auch üblich, diese erste Mahnung als Zahlungserinnerung zu bezeichnen. Kostenlose Vorlagen oder Muster helfen Ihnen dabei, die Zahlungserinnerung kundenfreundlich und trotzdem nachdrücklich zu formulieren. Aber trotz der Bezeichnung als Zahlungserinnerung handelt es sich bei diesem Schreiben bereits um eine Mahnung, die den Schuldner darüber informiert, dass ein Zahlungseingang noch aussteht und ihn eindeutig zur Zahlung auffordert. Aus rechtlicher Sicht bedeutet das, dass der Schuldner in Verzug gerät, wenn er auf diese erste Mahnung nicht mit der Bezahlung des ausstehenden Betrages reagiert. Die erste Mahnung beziehungsweise Zahlungserinnerung ist für den Schuldner noch kostenlos. Vergessen Sie nicht die erneute Festsetzung eines konkreten Zahlungstermins. Nutzen Sie gegebenenfalls eine Vorlage als Formulierungshilfe.

Die zweite Mahnung

Wurde auf die erste Mahnung bzw. Zahlungserinnerung nicht reagiert, sollte im richtigen zeitlichen Rahmen eine 2. Mahnung geschrieben werden. Diese kann durchaus strenger formuliert werden. Aber zumindest bei wichtigen Kunden sollte die Mahnung auch ein Entgegenkommen bei der Überwindung von Zahlungsschwierigkeiten beinhalten, falls das möglich ist. Sie können beispielsweise Ratenzahlungen anbieten oder einen längeren Aufschub gewähren. Denn das ist immerhin besser, als die Forderung ganz abschreiben zu müssen oder vielleicht einen guten Kunden zu verlieren. Versuchen Sie immer herauszufinden, warum der Kunde nicht zahlt. Fordern Sie ihn auf, bei Schwierigkeiten mit Ihnen in Kontakt zu treten. Kostenlose Muster und Vorlagen für Mahnungen helfen Ihnen dabei, dafür die richtigen Formulierungen zu finden. Informieren Sie den Kunden mit der zweiten Mahnung auf jeden Fall darüber, dass Sie bereits einmal gemahnt haben und trotzdem kein Zahlungseingang zu verzeichnen ist. Auch die Bezeichnung „2. Mahnung“ ist üblich. Im Gegensatz zur ersten Mahnung, die meist die Bezeichnung „Zahlungserinnerung“ trägt, sollte beim zweiten Schreiben der Begriff „Mahnung“ auf jeden Fall Verwendung finden. Weisen Sie auf künftige durch die Mahnungen entstehende Kosten und weitere Konsequenzen hin, falls der Schuldner auch auf die zweite Mahnung nicht mit einer Bezahlung der Forderung reagiert. So können Sie etwa zukünftige Lieferungen oder Leistungen verweigern, bis alle Rechnungen bezahlt sind. Auch wenn Sie die zweite Mahnung schreiben, helfen Ihnen Vorlagen mit geeigneten Formulierungen.

Die letzte, 3. Mahnung

Wenn Sie bereits zweimal zwei Mal ohne Ergebnis beim Schuldner gemahnt haben, sollten Sie eine dritte Mahnung heraus senden. Informieren Sie den Schuldner darüber, dass er nicht mehr mit Ihrem Entgegenkommen rechnen kann, falls er die Forderung nicht begleicht, sondern dass Sie entweder ein Inkasso-Büro einschalten werden oder ein gerichtliches Mahnverfahren anstreben. Sie können auch einen Schufa-Eintrag androhen. Stellen Sie dem Schuldner mit der dritten Mahnung die angefallenen Verzugszinsen und Mahnkosten gesondert in Rechnung. Nutzen Sie kostenlose Vorlagen und Muster für die Formulierung des letzten Mahnschreibens. Es ist empfehlenswert, die dritte Mahnung per Einschreiben zustellen zu lassen, damit der Schuldner nicht behaupten kann, er habe das Schreiben nicht erhalten. Noch sicherer ist eine Zustellung durch den Gerichtsvollzieher. Diese Methode ist besonders bei größeren Beträgen empfehlenswert.

Mahnung schreiben mit einer Software

Die meisten Unternehmen nutzen eine ERP-Software, um Aufträge zu bearbeiten und Rechnungen zu erstellen. So ist in der Regel schnell ersichtlich, welche Forderungen bereits fällig aber noch nicht beglichen sind. Da bietet es sich natürlich an, auch das Mahnwesen mithilfe einer ERP-Software zu unterstützen. Ein softwaregestütztes Terminmanagement und geeignete Vorlagen für Mahnschreiben helfen Ihnen dabei, rechtzeitig und effizient zu mahnen. Mit dem ERP-System von weclapp behalten Sie den Überblick über die offenen Posten und verpassen keinen Termin, auch wenn Sie einen sehr großen Kundenstamm haben. weclapp zeigt auf einen Blick welche Rechnungen noch unbezahlt sind und bietet die Möglichkeit mit wenigen Klicks die Mahnungen automatisch zu erstellen. Muster und Vorlagen, von der ersten Zahlungserinnerung bis zur letzten Stufe, erleichtern Ihnen das unkomplizierte und schnelle Arbeiten, wenn Sie eine Mahnung schreiben. Mit einer Software zur Unterstützung des automatischen Mahnwesens sparen Sie viel Zeit. Sie erkennen sofort, wann Sie Mahnungen schreiben müssen und welche Mahnstufe dabei fällig ist.

Eine Übersicht über alle kostenlosen Vorlagen finden Sie hier

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Die hier bereitgestellten Informationen wurden mit größter Sorgfalt recherchiert. Dennoch kann weclapp keine Gewähr für die Richtigkeit übernehmen. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Daten keine Handlungsanleitung darstellen, sondern als Erstinformation gedacht sind und eine fachliche und individuelle Beratung nicht ersetzen können.

Stand: 05. 01.2015