Zahlungserinnerung Muster und Vorlage

Schnell und einfach professionelle Zahlungserinnerungen erstellen!

Zahlungserinnerung Vorlage

Eine Vielzahl von Google-Suchanfragen wie „mahnung schreiben schuldner” oder „zahlungserinnerung muster” beweist, dass bei den Themen Rechnung, Zahlungserinnerung und Mahnwesen viel Unwissenheit herrscht. Deshalb ist es für den Gläubiger einer Forderung nicht nur wichtig, über Muster und Vorlagen für Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu verfügen. Es ist vor allem entscheidend, die Grundzüge des Mahnwesens zu verstehen, um Zahlungserinnerungen effektiv einzusetzen. Sehr viele Schuldner zahlen erst nach Erhalt einer Zahlungserinnerung. Doch wozu und wann wird eine Zahlungserinnerung benötigt? Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung? Wann gerät der Kunde in Zahlungsverzug? Diese und weitere grundlegende Fragen werden hier beantwortet.

Zahlungserinnerung als Vorlage

Unsere kostenlosen Vorlagen helfen beim Schreiben profesioneller Zahlungserinnerungen. Laden Sie einfach die folgenden Zahlungserinnerungsdokumente im gewünschten Format herunter und passen Sie diese beliebig an.

 

Zahlungserinnerung

 

icon_doc Zahlungserinnerungsvorlage für Microsoft Word (97-2003.doc)
icon_doc Zahlungserinnerungsvorlage für Microsoft Word (ab 2010 .docx)
icon_doc Zahlungserinnerungsvorlage Muster (.pdf)

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Zahlungserinnerung – was ist das?

Eine Zahlungserinnerung ist – wer hätte das gedacht? – die Erinnerung an eine ausstehende Zahlung. Was viele Unternehmen und Kunden nicht wissen: Bei Zahlungserinnerungen handelt es sich um Mahnungen, auch wenn sie als solche nicht bezeichnet werden. Der Begriff „Zahlungserinnerung ” klingt weniger fordernd als der Ausdruck „Mahnung ” – obwohl es sich bei einer Zahlungserinnerung (auch bei dem hier vorgestellten Muster) rechtlich um eine Mahnung im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuches handelt (§ 286 Abs. 1 BGB). Wenn Sie eine Mahnung schreiben, wird der Schuldner in Verzug gesetzt. Aus dem Zahlungs- oder Leistungsverzug ergeben sich einige rechtliche Konsequenzen:

 

  • Allgemein begründet der Verzug eine verschärfte Haftung des Kunden.
  • Der Schuldner hat Schadensersatz zu leisten, wenn ein Verzögerungsschaden eintritt (§§ 280 Abs. 2, 286 BGB).
  • Der Gläubiger kann auch Verzugszinsen verlangen (§ 288 BGB).

Wann ist der beste Zeitpunkt für eine Zahlungserinnerung?

Eine wirksame Mahnung muss nach Eintritt der Fälligkeit erklärt werden (§ 286 Abs. 1 BGB). Wann diese Fälligkeit eintritt, ergibt sich aus der individuellen Vereinbarung zwischen den Vertragsparteien. Wenn eine solche Vereinbarung nicht besteht, ist die Leistung (Zahlung) sofort fällig (§ 271 Abs. 1 BGB). Übrigens kann der Schuldner auch ohne eine Mahnung in Zahlungsverzug geraten: nämlich dann, wenn für die Zahlung ein bestimmter Terminvereinbart war. Leistet er zu diesem Datum nicht, befindet er sich am nächsten Tag bereits im Verzug (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB).

Bei der Formulierung von Zahlungserinnerungen genauer hinsehen

Fingerspitzengefühl gegenüber dem Kunden zahlt sich für jedes Unternehmen aus. Deshalb sollte nicht jedes Muster für eine Zahlungserinnerung unkritisch übernommen werden. Denn ein Muster ist nur eine Vorlage für Einzelfälle und sollte deshalb individuell auf den jeweiligen Kunden zugeschnitten werden. Denn die Gründe für den Kunden, eine Rechnung nicht zu bezahlen, sind vielfältig. Es handelt sich zum Beispiel um

 

  • schlichtes Vergessen, beispielsweise durch Verlegen der Rechnung,
  • vorübergehende oder ernsthafte Zahlungsschwierigkeiten,
  • absichtliches Hinauszögern oder gar die Absicht, nicht zu zahlen.

Mit Freundlichkeit ans Ziel

Wichtig ist vor allem bei der ersten Mahnung (Zahlungserinnerung), gegenüber dem Kunden freundlich zu bleiben – so wie dies im Muster erkennbar ist: Der Kunde wird in der Vorlage höflich angesprochen, auf die fehlende Zahlung wird zwar deutlich, aber ohne Druck hingewiesen. Das Unternehmen zeigt Verständnis dafür, dass Rechnungen auch einmal übersehen werden können. Und so zeigt auch die Erfahrung, dass die meisten Kunden nach der ersten Zahlungserinnerung die Rechnung sofort begleichen. Nach dem Erhalt einer besonders freundlich gehaltenen Mahnung schreiben Schuldner es dem Unternehmen gut, dass es sich um einen netten Kontakt mit seinen Kunden sorgt – und nur ein zufriedener Kunde kommt wieder. Wer dagegen einem säumigen Kunden sofort mit rechtlichen Konsequenzen beim Verzug droht, alle Register des Mahnwesens zieht oder nicht auf den Einzelfall zugeschnittene Vorlagen für Mahnungen und Zahlungserinnerungen verwendet, verliert auf die Dauer einen Kunden.

Vorlage und Muster für eine Zahlungserinnerung

Angesichts einer sinkenden Zahlungsmoral hat sich die Nachfrage nach Mustern und Vorlagen für Zahlungserinnerungen in letzter Zeit deutlich erhöht. Obwohl Muster eine erhebliche Arbeitserleichterung darstellen, ist vor einer unreflektierten Übernahme zu warnen. Es kommt immer auf den Einzelfall an. Ein Prototyp für eine gelungene Zahlungserinnerung kann so aussehen:

 

  • Unternehmen (Firmenname), Musterstr. 1, 12345 Musterstadt
  • Tel. 0123-456 7890, E-Mail: …@…, Internet: www…
  • Datum: 06.10.2015
  • Rechnung Nr. 12345, Kundennr. 54321
  • Kundenname, Kundenstr. 2, 54321 Kundenstadt
  • Betreff: Zahlungserinnerung
  • Anrede: Sehr geehrte Frau Müller,
  • (Text)
  • Rechnung Nr. 0123 vom 06.09.2015, Betrag: € 150,-
  • (Text)
  • Herzliche Grüße, Ihr Team von (Firmenname)
zahlungserinnerungsmuster

Tipp: Rechnungskopien beilegen

Es empfiehlt sich, der Zahlungserinnerung Kopien der Rechnungen beizulegen. Durch die Vorlage der Rechnungen weiß jeder Kunde sofort, um welche Forderungen es geht. Die Aufforderung, bei Problemen Kontakt mit dem Unternehmen aufzunehmen, ist ebenfalls ein wichtiger – wenn auch nicht vorgeschriebener – Bestandteil einer Zahlungserinnerung. So wird es dem Kunden erleichtert, zum Beispiel eine Stundung oder Ratenzahlung mit dem Unternehmen zu vereinbaren.

Muster für Formulierungen

Auf die Formulierung kommt es an – auch bei Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Je nachdem, wie viel Nachdruck dem Kunden vermittelt werden soll, kann man sich verschiedener Textbausteine bedienen. Einige Beispiele:

 

Freundliche Formulierungen(Zahlungserinnerung bzw. erste Mahnung)„Gewiss haben Sie die Fälligkeit der Rechnung übersehen.”
„Wir möchten Sie freundlich daran erinnern, dass die Rechnung vom […] noch nicht beglichen wurde.”
„Bitte holen Sie diese Zahlung freundlicherweise bis zum […] nach.”
Nachdrückliche Formulierungen (zweite Mahnung)„Leider haben Sie auf unsere Zahlungserinnerung vom […] nicht reagiert.”
„Wir bitten Sie daher jetzt, die Rechnung unverzüglich zu begleichen.”
„Wir möchten Sie daher noch einmal bitten, Ihrer Zahlungspflicht nachzukommen.”
Besonders nachdrückliche Formulierungen (dritte Mahnung)„Wir weisen Sie darauf hin, dass es in Ihrem eigenen Interesse liegt, die Rechnung zu begleichen, bevor wir gerichtliche Schritte einleiten müssen.”
„Wir geben Ihnen hiermit letztmalig die Gelegenheit, den Betrag von […] zu begleichen.”
„Sollten wir bis zum […] keinen Zahlungseingang verzeichnen können, werden wir unsere Forderung ohne weitere Ankündigung gerichtlich geltend machen.”

Pflichtangaben bei einer Zahlungserinnerung

Eine Zahlungserinnerung bzw. eine Mahnung verfolgt natürlich in erster Linie den Zweck, den Kunden zur Zahlungzu bewegen. Deshalb spielt hier Fingerspitzengefühl bei der Formulierung eine ganz wesentliche Rolle. Andererseits hat eine Mahnung auch ein rechtliches Ziel: Wer eine Mahnung schreibt, setzt den Schuldner in Verzug – wenn die Zahlungserinnerung eindeutig ist. Eindeutig ist eine Mahnung oder Zahlungserinnerung, wenn sie für den Kunden folgende Informationen enthält:

 

  • Wer ist der Gläubiger?
    • Ihr Unternehmen
  • Welche Forderung ist gemeint?
    • Nummer der Rechnung oder
    • zugrunde liegendes Vertragsverhältnis/Auftrag
  • Welcher Betrag wird gefordert?
    • Höhe der verlangten Zahlung

Software für Zahlungserinnerungen

Noch besser als die Verwendung eines Musters ist die Nutzung intelligenter Software für das Mahnwesen. Jeder Kunde ist hier mit seinen Rechnungen verzeichnet. Die Software übernimmt das Mahnwesen ganz automatisch und weist zu einem bestimmten Datum darauf hin, dass eine Zahlungserinnerung nötig ist. Bei der Formulierung der Zahlungserinnerung kann zwischen verschiedenen Mustern und Vorlagen ausgewählt werden. Der größte Vorteil einer Software für Zahlungserinnerungen: Man behält immer den Überblick und versäumt keine Fristen. Trotzdem ist man flexibel und kann kundenorientiert arbeiten. So hat jedes Muster für eine Zahlungserinnerung zum Beispiel Raum für individuell formulierte Zusätze. Eine geschickt formulierte Zahlungserinnerung führt meist schnell zur Zahlung.

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Stand: 08.08.2019