Seit 2014 steht die Kaffanero Kaffeerösterei für lokal gerösteten Qualitätskaffee. Mit großer Leidenschaft, sorgfältig ausgewählten Rohkaffees und schonender Trommelröstung hat sich das Unternehmen einen festen Kundenstamm aufgebaut.
Doch wie in vielen wachsenden Unternehmen mit Multichannelvertrieb stieß auch Kaffanero irgendwann an die Grenzen bestehender Prozesse.
Gemeinsam mit weclapp gelang es dem Team, ihre Abläufe zu digitalisieren, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und die Grundlage für nachhaltiges Wachstum zu schaffen. Genau davon erzählen Tobias und Sebastian im Video und der Erfolgsgeschichte.
| Unternehmen | Standort |
| KAFFANERO GmbH | Dresden |
| Branche | Website |
| Produzierendes Gewerbe | Lebensmittelbranche | www.kaffanero.de |
Vom Ordnerchaos zur digitalen Warenwirtschaft
Bevor ein ERP-System eingeführt wurde, war die Systemlandschaft bei Kaffanero alles andere als effizient.
„Unsere Systemlandschaft vor weclapp war ein absolutes Chaos.“
Tobias Heppner, Inhaber und Geschäftsführer von Kaffanero
Ein Schlüsselmoment machte deutlich, dass sich etwas ändern musste: Die erste Zollanmeldung und die erste steuerliche Abrechnung wurden noch vollständig papierbasiert abgewickelt. Dokumente wurden ausgedruckt, in Ordnern gesammelt und persönlich eingereicht.
Für das Team war schnell klar: So konnte es nicht weitergehen. Die Prozesse müssen mithilfe eines passenden Warenwirtschaftssystems digitalisiert und zukunftsfähig gestaltet werden.
Eine strukturierte ERP-Einführung mit klarem Ziel
Vor der Umstellung bereitete Kaffanero sämtliche vorhandenen Daten sorgfältig auf. Ziel war es, weclapp von Anfang an optimal an die eigenen Anforderungen anzupassen und eine stabile Grundlage für die zukünftigen Prozesse zu schaffen.
Natürlich war die Spannung gerade am Anfang groß. Würden die eingerichteten Workflows funktionieren? Läuft die Druckautomation zuverlässig? Entstehen unerwartete Fehler?
Doch bereits bei den ersten Aufträgen zeigte sich, wie reibungslos die automatisierten Prozesse ineinandergreifen. Auf Knopfdruck wurden Lieferscheine und Versandetiketten erstellt, während weitere Abläufe bis hin zur Buchhaltung automatisch angestoßen wurden.
„Wir waren begeistert davon, gerade von der Art und Weise, wie die Arbeit vorher aussah und wie viel Zeit wir nach der Umstellung hatten.“
Geringere Kosten trotz wachsender Auftragszahlen
Besonders positiv bemerkbar machte sich die Digitalisierung bei den laufenden Kosten.
Da viele Buchhaltungsprozesse heute direkt in weclapp abgebildet werden, konnte Kaffanero die Ausgaben für die Steuerberatung trotz eines deutlich höheren Buchungsvolumens erheblich reduzieren.
„Die Steuerberatungskosten haben wir mehr als halbiert, bei natürlich deutlich mehr Buchungen.“
Damit konnte das Unternehmen einen wesentlichen Kostenblock nachhaltig optimieren und gleichzeitig die Transparenz über seine Geschäftsprozesse erhöhen.
Wachstum ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand
Heute bearbeitet Kaffanero durchschnittlich 20 bis 30 Bestellungen pro Tag. In Spitzenzeiten steigt das Auftragsvolumen auf bis zu 80 Bestellungen täglich.
Entscheidend dabei: dank der automatisierten Prozesse bleibt der Aufwand in der Warenwirtschaft dabei nahezu konstant.
„Das ist das Tolle an weclapp: Der Aufwand in der Warenwirtschaft verändert sich für uns nahezu gar nicht.“
Während lediglich mehr Pakete verpackt werden müssen, laufen die administrativen Abläufe weiterhin effizient im Hintergrund über die ERP-Lösung.
Diese Skalierbarkeit verschafft Kaffanero die Möglichkeit, weiteres Wachstum zu realisieren, ohne zusätzliche Ressourcen in die Verwaltung investieren zu müssen.
220 % Umsatzsteigerung in nur zwei Jahren
„Wir sind besonders stolz, dass wir in den letzten zwei Jahren über 220 % mehr Umsatz generiert haben und das überhaupt erst mit einem System wie weclapp umsetzen konnten.“
Statt mehr Zeit in administrative Tätigkeiten zu investieren, kann sich das Team auf das konzentrieren, womit alles begann: hochwertigen Kaffee rösten und Kunden begeistern.
Digitalisierung frühzeitig angehen
Wir haben Tobias gefragt, welchen Rat er anderen Unternehmen geben würde:
„Ich würde anderen Unternehmen auf jeden Fall empfehlen, mit dem Digitalisierungsprozess schnellstmöglich anzufangen.“
Mit weclapp bereit für die nächsten Wachstumsschritte
Auch für die Zukunft hat sich die Kaffeerösterei viel vorgenommen. Das Ziel ist klar: Noch mehr Menschen mit hochwertigem Kaffee zu versorgen und die eigene Qualitätsphilosophie weiterzutragen.
Dabei gibt weclapp mit passendem ERP für die Lebensmittelbranche die notwendige Sicherheit, zukünftige Anforderungen zuverlässig abzubilden.
„Wir wissen, dass wir mit weclapp ein System haben, das uns vollständig unterstützt und mit dem wir noch sehr weit skalieren können, ohne an irgendwelche Limits zu stoßen.“
So kann sich das Team auch in der Zukunft auf das konzentrieren, was es am besten kann: außergewöhnlich guten Kaffee.
Wie gut ist euer Food-Business auf Wachstum vorbereitet?
Cloud-ERP für Warenwirtschaft & Multichannelvertrieb in der Lebensmittelbranche.
Wie unterstützt weclapp Lebensmittelunternehmen wie Kaffanero?
Als ERP-System für die Lebensmittelbranche unterstützt weclapp Unternehmen bei der Digitalisierung zentraler Geschäftsprozesse. Funktionen wie Verwaltung von Chargen, Rückverfolgbarkeit, Warenwirtschaft und automatisierte Auftragsabwicklung helfen dabei, Transparenz zu schaffen, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und steigende Auftragsvolumina effizient zu bewältigen.
Warum hat sich Kaffanero für die Einführung eines ERP-Systems entschieden?
Vor der Einführung von weclapp arbeitete Kaffanero mit einer wenig strukturierten Systemlandschaft und vielen papierbasierten Prozessen. Das Unternehmen suchte nach einem ERP für die Lebensmittelbranche, um Abläufe zu digitalisieren und weiteres Wachstum effizient zu unterstützen.
Welche Vorteile bringt eine digitale Warenwirtschaft für Lebensmittelunternehmen?
Ein cloudbasiertes Warenwirtschaftssystem schafft mehr Transparenz, automatisiert wiederkehrende Aufgaben und reduziert den administrativen Aufwand. Unternehmen können dadurch ihre Prozesse besser steuern und auf steigende Auftragszahlen reagieren.
Welche Ergebnisse konnte Kaffanero mit weclapp erzielen?
Ist weclapp auch für wachsende produzierende Unternehmen geeignet?
Ja. Die Cloud-ERP-Software unterstützt Unternehmen dabei, Prozesse zu standardisieren, zu automatisieren und skalierbar aufzubauen. Dadurch lassen sich steigende Auftragsvolumina bewältigen, ohne den Verwaltungsaufwand im gleichen Maße erhöhen zu müssen.
Kann ich weclapp für mein Lebensmittelunternehmen testen?
Ja, Unternehmen können weclapp kostenlos testen und sich selbst von den Vorteilen einer modernen ERP- und Warenwirtschaftslösung überzeugen. Die Testphase bietet die Möglichkeit, Funktionen und Prozesse vor der Einführung in der Praxis kennenzulernen.
