Vertragsmanagement
Was ist Vertragsmanagement?
Das Vertragsmanagement erfasst alle Vertragsabwicklungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und beinhaltet alle Tätigkeiten, die sich mit der Entwicklung, Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung aller Verträge beschäftigen. Es lässt sich in die Bereiche Vertragsverwaltung (vor allem Vertragsausführung) und Vertragscontrolling (vor allem Risikobewertung) einteilen.
Vertragsmanagement oder auch Contract Management erfasst alle Prozesse der Vertrags-Abwicklung innerhalb eines Unternehmens. Dies beginnt schon bei den Vertragsverhandlungen. Vertragsmanagement ist ein zusammenfassender Begriff für sämtliche Tätigkeiten, die mit der Entstehung und der Ausführung von Verträgen zu tun haben.
Vertragsmanagement gilt als das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Betriebes und ist ein wichtiges Aufgabengebiet des Projektmanagements. Einzelne Projekte können auf einer Vielzahl von zusammenhängenden Vereinbarungen bestehen, die jeweils unterschiedliche Gesichtspunkte eines Projekts betreffen. Die aus diesen Verträgen resultierenden Verpflichtungen, Chancen und Rechte zu überwachen ist Aufgabe des Vertragsmanagements.
Vertragsmanagement sammelt jedoch auch Informationen, auf deren Grundlage eine Risikobewertung möglich ist.
Vertragsmanagement lässt sich daher grundsätzlich in zwei Kategorien einteilen:
- Vertragsverwaltung (hauptsächlich Vertragsausführung)
- Vertragscontrolling (hauptsächlich Risikobewertung)
Vertragsverwaltung
Zur Vertragsverwaltung gehören typische Aufgaben wie die Archivierung der Dokumente sowie die Gewinnung und Strukturierung von Informationen, die für einen Vertrag wichtig sind. In diesem Zusammenhang spielen auch gesetzliche Verpflichtungen eine Rolle, die eingehalten werden müssen.
Eine Vertragsverwaltung ist immer nur so gut wie die Struktur, die dahinter steht – und diese wird zu einem wesentlichen Teil von der Vertragsmanagement-Software bestimmt.
Typische Aufgaben der Vertragsverwaltung sind beispielsweise:
- der Vergleich von Angeboten
- die Entwicklung von Vertragsentwürfen auf Basis der Angebote und Vertragsverhandlungen
- eine detaillierte Prüfung der Verträge und Dokumente
- die Kontrolle der Vertragserfüllung
- die Erstellung einer übersichtlichen Darstellung zu den wichtigsten Bestandteilendes Vertrags – als Arbeitsgrundlage für alle Abteilungen, die mit Aufgaben aus dem Vertrag beschäftigt sind,
- die Fristen- und Terminüberwachung
- die Archivierung
- eine korrekte Rechnungserstellung (auch für die automatische Erstellung bei wiederkehrenden Rechnungen).
Zusätzlich wird heute häufig eine zentrale Vertragsakte genutzt, in der sämtliche Dokumente, Vertragsversionen, Anhänge und Kommunikationsverläufe gebündelt werden.
Vertragscontrolling
Beim Vertragscontrolling werden Informationen gesammelt, die auch für die Verwaltung von Verträgen wichtig sind, aber insbesondere den Schluss auf Risikobewertungen zulassen.
Bei der Frage, welche Art von Kontrakten lukrativ für ein Unternehmen sind oder welche Vertragspartner in der Regel für einen guten Umsatz sorgen, sind die im Vertragsmanagement strukturiert vorliegenden Daten eine große Hilfe. Statistiken auf Grundlage der vorliegenden Informationen bieten die Basis für die Abschätzung verschiedener Risiken. Sie können behilflich sein bei der Frage, ob neue Verträge geschlossen werden, welcher Art diese Verträge sein oder mit welchen Vertragspartnern diese abgeschlossen werden sollen.
Die typischen Fragestellungen im betrieblichen Alltag, die das Vertragscontrolling beantworten kann, sind zum Beispiel folgende:
❓ Wer sind die wichtigsten Vertragspartner des Unternehmens?
❓ Welches Umsatzpotenzial pro Vertragspartner ist im Jahr gegeben?
❓ Aktuelles Verhältnis Neukunden zu Bestandskunden
❓ Werteinschätzung der aktuell laufenden Verträge
❓ Einschätzung der Chancen und Risiken für jeden Vertragspartner bzw. jeden Vertrag.
Darüber hinaus können Unternehmen Vertragsdaten nutzen, um Laufzeiten, Kündigungsquoten oder wiederkehrende Verpflichtungen systematisch auszuwerten.
Warum ist Vertragsmanagement so wichtig?
Vertragsmanagement ist ein wichtiger Bestandteil des unternehmensweiten Risikomanagements und des internen Kontrollsystems.
Verträge regeln wesentliche Geschäftsbeziehungen und enthalten häufig Verpflichtungen, Fristen, Zahlungsbedingungen oder Haftungsregelungen. Werden diese nicht überwacht, können schnell finanzielle Nachteile entstehen.
Zu den wichtigsten Zielen gehören:
- Reduzierung von Risiken
- Vermeidung von Fristversäumnissen
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
- Verbesserung der Transparenz
- Unterstützung betriebswirtschaftlicher Entscheidungen
Was beinhaltet das Vertragsmanagement?
Dokumente archivieren, Verträge überwachen, Verhandlungen und Vertragsänderungen beobachten – all dies sind die Aufgaben eines guten Vertragsmanagements mit entsprechender Vertragsmanagement-Software. Bei einem guten Vertragsmanagement steht die zentrale Vertragsakte im Mittelpunkt.
Und aus dieser ergeben sich die folgenden Aufgaben:
✅ Fristenüberwachung
✅ Recherche
✅ Revisionssichere Archivierung
✅Überwachung vertraglicher Verpflichtungen
✅ Unterstützung von Risikoanalysen
Auch die Verwaltung von Vertragsversionen und Änderungen gewinnt zunehmend an Bedeutung, da Verträge heute häufig mehrfach angepasst oder erweitert werden.
Welche Vorteile hat das Vertragsmanagement?
| Vorteile | Risiken bei fehlendem Vertragsmanagement |
|---|---|
| Mehr Transparenz über Verträge | Fristen werden übersehen |
| Schnellere Informationsbeschaffung | Verträge werden nicht rechtzeitig gekündigt |
| Weniger Verwaltungsaufwand | Finanzielle Risiken bleiben unentdeckt |
| Bessere Entscheidungsgrundlagen | Vertragsdaten sind unvollständig oder verstreut |
| Höhere Rechtssicherheit | Gesetzliche Vorgaben werden nicht eingehalten |
Beispiele:
- Mietverträge über Büroräume, Leasingverträge
✗ Kündigungsfristen werden übersehen, weil der sonst dafür zuständige Mitarbeiter aus der Firma ausgeschieden ist.
➜ Die Folge: Der Mietvertrag verlängert sich automatisch, obwohl ein Umzug ins Auge gefasst wurde.
✗ Bei Leasingverträgen werden lange Laufzeiten und damit eine preisgünstigere Kaufoption übersehen.
- Gesetzliche Vorschriften
✗ Melde- und Kontrollpflichten werden übersehen.
✗ Fristen werden nicht eingehalten.
- Allgemeine Geschäftsverträge
✗ Schwieriges Auffinden der Dokumente
✗ Ungleicher Informationsstand in den einzelnen Abteilungen und bei den Mitarbeitern im Unternehmen
✗ Vertragliche Fristen werden versäumt.
✗ Inhaltliche Risiken von Verträgen werden nicht erkannt.
Welche Unternehmens-Abteilungen können welche Arten von Verträgen im Vertragsmanagement verwalten?
Das Vertragsmanagement mit einer leistungsfähigen Vertragsmanagement-Software dient vor allem dazu, die Abwicklung von Verträgen innerhalb eines Unternehmens (Vertragsverwaltung) zu optimieren. Ein gutes Vertragsmanagement zeichnet sich dadurch aus, dass beispielsweise nicht zwei Abteilungen innerhalb eines Unternehmens mit derselben Angelegenheit beschäftigt sind.
Die erfolgreiche Vermeidung von Mehrfacharbeiten ist ein wichtiger Faktor, um kostenintensive überflüssige Arbeitsprozesse zu vermeiden. Die Zeit für das Aufsuchen von Dokumenten wird verkürzt, wenn eine zentrale Datenhaltung im Rahmen des Vertragsmanagements eingeführt wird.
Zu einem funktionierenden Vertragsmanagement gehört es auch, dass eine strukturierte Darstellung der wesentlichen Inhalte eines jeden Vertrags für alle Abteilungen zur Verfügung steht. Auch so kann Zeit bei der Verwaltung von Verträgen einspart und überflüssige Prozesse können vermieden werden.
| Abteilung | Aufgaben |
|---|---|
| Einkauf | Vertragsabwicklung und Vertragserstellung mit Lieferanten und anderen Geschäftspartnern |
| Vertrieb | Vertragsabwicklung und Erstellung von Verträgen mit Kunden |
| Recht | Kontrolle der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und gesellschaftsinterner Richtlinien |
| Personal | Arbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen, Abmahnungen, Weiterbildungsanträge, „digitale Personalakte” |
| IT | Softwareverträge, Leasingverträge über Hardware |
| Buchhaltung und Rechnungswesen | Erstellung von Rechnungen (auch automatisiert) |
| Kundenbetreuung, Call Center | Überblick über wesentliche Vertragsinhalte zur schnellen Information |
| Revision | Qualitätsmanagement, Optimierung der Audit-Fähigkeit von Verträgen |
| Controlling | Planung, Steuerung und Analyse anhand bestehender Verträge |
| Geschäftsführung | Aufbau des internen Kontrollsystems, Reduzierung von Kosten durch Einschätzung von Vertragsrisiken |
Vertragsmanagement-Software Lösungen
Warum wird eine Sofwtare-Lösung eingesetzt?
Mit steigender Anzahl von Verträgen wird eine manuelle Verwaltung schnell unübersichtlich. Vertragsmanagement-Software hilft dabei, Informationen zentral bereitzustellen und Prozesse zu automatisieren.
Typische Funktionen sind:
- Fristenmanagement
- Wiedervorlagen
- Vertragsarchivierung
- Dokumentenverwaltung
- Reporting und Auswertungen
- Berechtigungsverwaltung
- Vertragssuche
Cloudbasierte Lösungen ermöglichen heute zusätzlich einen ortsunabhängigen Zugriff auf Vertragsdaten und erleichtern die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Standorten oder Abteilungen.
Für welche Vertragsarten eignet sich eine Software-Lösung für Verträge?
- Mietverträge
- Leasingverträge
- Dienstleistungsverträge
- Kooperationsverträge
- Wartungsverträge
- Kaufverträge
- Supportverträge
Wichtige Funktionen moderner Vertragsmanagement-Software
- Integration in bestehende Systeme
- Automatisierte Berichte und Auswertungen
- Vertragshistorie und Versionsverwaltung
- Digitale Freigabeprozesse
- Erinnerungen und Wiedervorlagen
- Zentrale Vertragsdatenbank
- Rollen- und Rechteverwaltung
Zunehmend unterstützen Softwarelösungen auch digitale Signaturen und automatisierte Genehmigungsprozesse, wodurch Vertragsabschlüsse beschleunigt werden können.
Vertragsmanagement als Baustein der digitalen Unternehmenssteuerung
Verträge gehören zu den wichtigsten Grundlagen jeder Geschäftsbeziehung. Sie regeln Leistungen, Zahlungsbedingungen, Laufzeiten, Rechte und Pflichten zwischen Unternehmen, Kunden, Lieferanten oder Dienstleistern. Dennoch wurden Vertragsinformationen lange Zeit in Ordnern, E-Mail-Postfächern oder einzelnen Tabellen verwaltet. Dadurch entstanden Informationslücken, Medienbrüche und vermeidbare Risiken.
Mit der fortschreitenden Digitalisierung entwickelt sich Vertragsmanagement zunehmend von einer reinen Verwaltungsaufgabe zu einem wichtigen Bestandteil der Unternehmenssteuerung. Ziel ist nicht nur die sichere Ablage von Verträgen, sondern der schnelle Zugriff auf relevante Informationen, eine transparente Nachverfolgung von Verpflichtungen und die frühzeitige Erkennung von Risiken und Handlungsbedarf.
Moderne Vertragsmanagement-Lösungen, Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und ERP-Systeme wie weclapp unterstützen Unternehmen dabei, Vertragsdaten zentral verfügbar zu machen und direkt mit Geschäftsprozessen zu verknüpfen. Dadurch lassen sich beispielsweise Fristen, Rechnungen, Kündigungsmöglichkeiten oder Vertragsverlängerungen deutlich einfacher verwalten und überwachen.
Vertragsmanagement ist deshalb keine isolierte Aufgabe einzelner Abteilungen, sondern Teil eines durchgängigen Informationsflusses innerhalb des Unternehmens. Je besser Vertragsinformationen verfügbar, aktuell und strukturiert sind, desto fundierter können Entscheidungen getroffen und Risiken gesteuert werden.
Ein professionelles Vertragsmanagement schafft somit nicht nur mehr Übersicht und Sicherheit, sondern bildet gleichzeitig eine wichtige Grundlage für effiziente, digitale und skalierbare Unternehmensprozesse.
