Was ist Faktura?
Faktura bezeichnet eine Rechnung beziehungsweise den Vorgang der Rechnungsstellung. Im geschäftlichen Umfeld wird der Begriff häufig im Zusammenhang mit der Fakturierung verwendet, also der Erstellung, Verwaltung und Abrechnung von Leistungen und Waren. Demnach ist die Fakturierung gleichzusetzen mit der Rechnungsstellung. Außerdem werden Dokumente wie Quittungen, Eigenbelege, Gutschriften und Lastschriften ebenfalls als Faktura bezeichnet.
Was bedeutet Faktura?
Faktura kommt ursprünglich aus dem Lateinischen („factura“) und bedeutet im Wortsinne „Rechnung“. Unter Fakturierung wird demnach der gesamte Prozess der Rechnungsstellung verstanden. Zum Fakturierungsprozess gehören unter anderem:
- Erstellung der Rechnung gemäß gesetzlicher Vorgaben
- Versand der Rechnung an den Kunden
- Verbuchung und Archivierung
- Überwachung offener Forderungen
- Mahn- und Zahlungsmanagement
Zu unterscheiden sind außerdem nachstehende Arten der Fakturierung:
| Nachfakturierung | Faktura wird erst nach Lieferung oder Erbringung der Leistung erstellt und übergeben |
| Vorfakturierung | Rechnung wird bereits vor der Lieferung oder Leistung gestellt (z.B. Vorkasse, Prepaid-Modelle) |
Was ist die Faktura-Nummer?
Die Faktura-Nummer ist eine Nummer, mit denen sich ein Beleg eindeutig identifizieren lässt. Sie wird auch Rechnungsnummer genannt und dient Unternehmen dazu, ihre Prozesse im Rechnungswesen zu strukturieren.
Was ist das Fakturadatum?
Das Fakturadatum beschreibt den Zeitpunkt der Rechnungsstellung. Es dient unter anderem der steuerlichen Einordnung, der Zahlungsfristberechnung und der ordnungsgemäßen Buchhaltung: Das Datum, an dem ein Unternehmen die Faktura ausgestellt und in der Finanzbuchhaltung verbucht hat.
Was muss eine Faktura-Software können?
Die Fakturierung zählt zu den wichtigsten kaufmännischen Prozessen eines Unternehmens. Eine moderne Faktura-Software unterstützt dabei, Rechnungen effizient, rechtssicher und möglichst automatisiert zu erstellen, zu versenden und nachzuverfolgen. Neben der eigentlichen Rechnungserstellung sollte sie auch angrenzende Prozesse abdecken und sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft integrieren.
Zu den wichtigsten Funktionen einer Faktura-Software gehören:
- Angebote erstellen und verwalten
- Angebote direkt in Aufträge und Rechnungen überführen
- Rechnungen erstellen und versenden
- E-Rechnungen erstellen und verarbeiten
- Wiederkehrende Rechnungen automatisieren
- Offene Posten und Zahlungseingänge überwachen
- Mahnungen und Zahlungserinnerungen erstellen
- Kunden- und Kontaktdaten zentral verwalten
- Artikel, Dienstleistungen und Preislisten pflegen
- Digitale Freigabe- und Prüfprozesse unterstützen
- Schnittstellen zu Buchhaltungs-, ERP-, Shop- und CRM-Systemen bereitstellen
- Daten für Steuerberater und Finanzbuchhaltung exportieren
- Rechtssichere und revisionssichere Archivierung von Belegen ermöglichen
- Auswertungen zu Umsatz, Forderungen und Zahlungsstatus bereitstellen
Moderne Faktura-Software hilft Unternehmen dabei, Rechnungsprozesse zu beschleunigen, Fehler zu reduzieren und gesetzliche Anforderungen zuverlässig einzuhalten. Besonders wichtig sind heute eine hohe Benutzerfreundlichkeit, flexible Integrationen sowie die Unterstützung digitaler und elektronischer Rechnungsformate.
