Was ist Wareneingang?
Der Wareneingang ist sowohl ein wichtiger logistischer als auch ein buchhalterischer Vorgang im Unternehmen. Seine Gestaltung hat unmittelbaren Einfluss auf die Leistungsfähigkeit eines Lagers, weshalb eine sinnvolle Organisation unbedingt erforderlich ist.
Aus Sicht der Logistik gesehen umfasst der Wareneingang alle Tätigkeiten, die durchzuführen sind, um eingehende Produkte, also die Ware entgegen zunehmen, zu prüfen und letztlich einzulagern.
Aus Sicht der Buchhaltung führt eine Wareneingangsbuchung einerseits zu einer Erhöhung der Bestände, andererseits zur Entstehung einer Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten. Nicht zuletzt dient die Wareneingangskontrolle der Qualitätssicherung.
Durch den Zugang von Waren entsteht auch eine Kapitalbindung, da ein Weiterverkauf bzw. eine Weiterverarbeitung erst nach einem bestimmten Zeitversatz erfolgen kann. Ziel eines optimalen Wareneingangs-Prozesses ist es stets,
- die Durchlaufzeiten,
- den Platzbedarf sowie
- die Mitarbeiterkapazitäten
möglichst gering zu halten, ohne dass die Prozessqualität darunter leidet.
Darüber hinaus gewinnen Transparenz, Rückverfolgbarkeit und die schnelle Verfügbarkeit von Bestandsinformationen zunehmend an Bedeutung. Sie bilden die Grundlage für effiziente Lager- und Beschaffungsprozesse.
Wie gestaltet sich der Ablauf des Wareneingangs?
Dem Wareneingang geht eine Bestellung voraus, die aufgrund eines bestimmten Materialbedarfs ausgelöst wurde. Dem gegenüber stehen ungeplante Wareneingänge, wobei es sich beispielsweise um retournierte Waren von Kunden handeln kann. Grob skizziert besteht der Wareneingangsprozess aus folgenden Schritten:
Warenannahme ->
Wareneingangskontrolle ->
ggf. Sperrlagerung und Freigabe ->
Wareineingangsbuchung ->
Einlagerung.
Aus Sicht der Buchführung stellt der Wareneingang eine wert- und mengenmäßige Zugangsbuchung auf Warenbestandskonten dar. Auch in diesem Bereich gilt der kaufmännische Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“, weshalb entweder Lieferscheine oder Eingangsrechnungen als Buchungsgrundlage verwendet werden. Die Wareneingangsbuchung erhöht den Bestand, daher wird dieser Vorgang häufig auch als „Ware vereinnahmen“ bezeichnet. In der Praxis werden Wareneingänge meist mit Bezug zur vorangegangenen Bestellung verbucht. Hierdurch wird ein systemtechnischer Soll-Ist-Vergleich, also eine Gegenüberstellung von bestellter und tatsächlich gelieferter Ware, ermöglicht. Liegt eine Mengenabweichung vor, ist eine Korrektur der Buchungsmenge erforderlich.
Warenannahme
Die Einzelschritte in der Übersicht:
- Bereitstellung durch Anlieferung
- Plausibilitätsprüfung (korrekter Empfänger?)
- Abladen
- Sichtprüfung auf Unversehrtheit und
- Vollständigkeit
- Quittierung
- Verbringung in den Warenannahmebereich
Bei der Warenannahme treffen die Produkte durch Anlieferung im Unternehmen ein.
Der Empfänger muss zunächst prüfen, ob Absender und Empfänger auf den Lieferpapieren plausibel und korrekt sind. Ziel ist es hierbei, festzustellen, ob die gelieferte Ware tatsächlich für das Unternehmen bestimmt ist. Auch sollte vom Mitarbeiter dokumentiert werden, ob die Produkte pünktlich angekommen sind, also der Liefertermin eingehalten wurde.
Nach Bestätigung der Richtigkeit erfolgt das Entladen der Ware, für das im Übrigen grundsätzlich der Absender bzw. Lieferant zuständig ist (vgl. § 412 HGB). In der Praxis erfolgt das Entladen jedoch zumeist durch den Warenempfänger. Rechtliche Grundlage hierfür wäre eine Vereinbarung zwischen Käufer und Lieferant, welche die Entladepflicht auf den Empfänger überträgt.
Im weiteren Verlauf erfolgt eine Sichtprüfung (rein äußerlich), bei der folgende Fragestellungen beantwortet werden müssen:
| Prüfkriterium | Vorgehen bei Abweichungen |
|---|---|
| Ist die Anzahl der Transporteinheiten korrekt? (z. B. Anzahl von Paketen, Collis oder Paletten) | Weicht die Anzahl ab, ist dies vom Empfänger auf den Begleitpapieren festzuhalten und vom Überbringer gegenzuzeichnen. |
| Sind die Transportverpackungen äußerlich unversehrt? (Sind beispielsweise gerissene oder eingedrückte Kartons vorhanden?) | Wer die Verantwortung trägt, hängt vom Schadenszeitpunkt ab.Transportschäden: Es haftet der Frachtführer. Sachschäden (vor Auslieferung): Es haftet der Absender. Festgestellte Schäden müssen vom Mitarbeiter auf den Begleitpapieren dokumentiert und vom Überbringer unterschrieben werden. Wichtig: Sofort erkennbare Mängel müssen unverzüglich dem Frachtführer angezeigt werden. Für alle übrigen Mängel gilt eine Frist von 7 Tagen nach Erhalt der Lieferung. |
| Sind die Mehrwegverpackungen unbeschädigt? (z. B. Euro-Paletten oder Euro-Gitterboxpaletten) | Keine Weiterverwendung aufgrund von Unfallgefahr. |
Nach dieser äußerlichen Prüfung kann (sofern relevant) ein Tausch von Mehrwegverpackungen erfolgen. Entweder werden die Transportbehälter direkt wieder zurückgegeben, oder aber der Frachtführer erhält entsprechendes Tauschmaterial aus dem Bestand. Auch dieser Tausch muss dokumentiert werden. Abschließend quittiert der Empfänger (Mitarbeiter) die Annahme durch Unterschrift auf den Begleitpapieren oder auf dem Scanner des Lieferanten. Datum und Uhrzeit sollten ebenfalls vermerkt werden.
Achtung: Ohne den Vermerk etwaiger Abweichungen oder Schäden gilt diese Quittierung als Bestätigung, dass die Produkte in vollem Umfang und unversehrt eingetroffen sind. Der bloße Vermerk „Annahme unter Vorbehalt“ ersetzt keine konkrete Dokumentation von Schäden oder Mengenabweichungen. Festgestellte Mängel sollten daher immer eindeutig beschrieben und dokumentiert werden.
Nun wird die Ware in den Annahmebereich gebracht (sofern vorgesehen/vorhanden), wo dann der nächste Prozessschritt, die Eingangskontrolle, stattfindet.
Wareneingangskontrolle
Die Wareneingangskontrolle überprüft, ob die Lieferung hinsichtlich Menge und Qualität der ursprünglichen Bestellung entspricht.
Hierzu werden Bestellung und Lieferschein miteinander abgeglichen.
Zu den Aufgaben gehören:
- Kontrolle des Lieferscheins auf Vollständigkeit
- Zuordnung des Lieferscheins zur bestehenden Bestellung
- Typen- und Mengenkontrolle anhand des Lieferscheins
- Gegebenenfalls Entnahme von Stichproben zur Qualitätsprüfung
- Gegebenenfalls Feststellung und
- Dokumentation von Mängeln
- Quittierung sämtlicher Positionen
- Erstellung einer Wareneingangsanzeige (Lieferanzeige)
Bei chargen- oder seriennummernpflichtigen Produkten werden häufig zusätzlich Chargen, Seriennummern oder Mindesthaltbarkeitsdaten erfasst, um eine lückenlose Rückverfolgbarkeit sicherzustellen.
Insgesamt hat die Wareneingangskontrolle die Aufgabe, festzustellen, ob die Anlieferung in Menge und Qualität mit der ursprünglichen Anforderung übereinstimmt. Es erfolgt hierbei eine Zuordnung der Bestellung zum Lieferschein. Letzterer bildet auch die Grundlage zur Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
Abhängig von der Warenart können Stichproben entnommen werden, um die Qualitätssicherung durchzuführen. Wichtig ist in diesem Bereich eine vollständige Dokumentation, aus der neben den korrekt gelieferten Positionen auch Abweichungen im Hinblick auf Mengen oder Qualität hervorgehen. Die Quittierung sollte stets unter namentlicher Angabe des Prüfers sowie mit Datum und Uhrzeit erfolgen.
Wareneingang in der Lebensmittel- und Kosmetikindustrie
In der Lebensmittelbranche ist dies beispielsweise wichtig, um Herkunft, Chargen und Mindesthaltbarkeitsdaten einzelner Produkte jederzeit nachvollziehen zu können. Ein ERP für Food Business unterstützt Unternehmen dabei, diese Informationen bereits beim Wareneingang zu erfassen und entlang der gesamten Lieferkette verfügbar zu machen. Auch in der Kosmetikbranche spielt die Chargenrückverfolgbarkeit eine zentrale Rolle. Mit einem ERP für Kosmetikindustrie lassen sich Chargen, Produktionsdaten und Lagerbewegungen dokumentieren, sodass Qualitätsanforderungen und regulatorische Vorgaben einfacher eingehalten werden können.
Sperrlagerung und Freigabe
Eine Sperrlagerung kommt zum Einsatz, wenn zusätzliche Qualitätsprüfungen oder rechtliche Freigaben erforderlich sind.
Dies kann beispielsweise der Fall sein bei:
- Qualitätsprüfungen
- Laboruntersuchungen
- Gefahrstoffen
- Importwaren
- zollrechtlichen Prüfungen
Erst nach erfolgreicher Prüfung erfolgt die Freigabe zur Einlagerung oder Weiterverarbeitung.
Wareneingangsbuchung (Vereinnahmung)
Nach erfolgreicher Prüfung erfolgt die Zubuchung der Ware im System. Die Grundlage bildet in der Regel der Lieferschein, alternativ ein Wareneingangsschein.
Durch die Buchung erhöht sich der Bestand sowohl
- mengenmäßig als auch
- wertmäßig.
Bei Mengenabweichungen erfolgt eine Teilvereinnahmung oder eine Korrekturbuchung.
Praxistipp: Werden Qualitäts- oder Mengenabweichungen festgestellt, sollte die Reklamation direkt im System dokumentiert und zeitnah mit dem Lieferanten abgestimmt werden.
Moderne ERP– und Lagerverwaltungssysteme ermöglichen dabei eine direkte Verknüpfung von Bestellung, Wareneingang, Reklamation und Rechnung. Dadurch lassen sich Abweichungen schneller erkennen und bearbeiten.
Einlagerung
Nach der Wareneingangsbuchung sind die Artikel systemseitig verfügbar. Damit die Ware auch physisch zur Verfügung steht, sollte die Einlagerung möglichst zeitnah erfolgen.
Dabei empfiehlt sich die Priorisierung nach:
- auftragsbezogener Ware (hohe Priorität)
- Lagernachschub (niedrigere Priorität)
Die ordnungsgemäße Einlagerung beeinflusst sämtliche Folgeprozesse im Lager und sollte daher sorgfältig durchgeführt werden.
Zu beachten sind insbesondere:
- verwendetes Lagerprinzip (z. B. FIFO oder LIFO)
- korrekter Lagerort
- Mengenkontrolle
- physische Anforderungen der Ware
- rechtliche Vorgaben
Ziele der Einlagerung sind:
- kurze Transportwege
- kurze Durchlaufzeiten
- hohe Flexibilität
- optimale Nutzung der Lagerkapazitäten
Durchlaufzeiten senken, Kapazitäten beim Wareneingang reduzieren: so geht’s
Der Wareneingangsprozess ist mitunter langwierig und teuer. Ausreichende Kontrolle ist jedoch notwendig, um schwerwiegende Störungen in den Folgeprozessen (Störungen der internen Logistik) zu verhindern. Eine Verkürzung der Durchlaufzeiten oder eine Reduzierung des Personalaufwands ist aber möglich, wenn du einige Tipps beachtest.
Reduziere den Prüfumfang
Prüfe insbesondere die Waren genau, die fehleranfällig sind und/oder hohe Auswirkungen auf die spätere Qualität des Endprodukts bzw. Kundenzufriedenheit haben. Bei den übrigen Artikeln kann der Stichprobenumfang reduziert werden.
Prüfe, ob sich Reklamationen positiv ausgewirkt haben
Mangelhafte Waren werden in aller Regel beim Lieferanten reklamiert. Häufig wird jedoch vergessen, zu prüfen, ob der Zulieferer die Qualität daraufhin nachhaltig verbessert hat. Lege ein besonderes Augenmerk auf Artikel, die von dieser Thematik betroffen sind. Unterstütze den Lieferanten, sofern notwendig, dabei, seine eigenen Prozesse zu verbessern. Nicht immer liegt der Fehler beim Hersteller. Auch unzureichende Vorgaben bzw. Spezifikationen können das Qualitätsproblem verursachen. Schließe notfalls eine Qualitätssicherungsvereinbarung mit dem Lieferanten ab.
Optimiere Anlieferungszeitpunkte und -mengen
Eingehende Ware sollte sich so kurz wie möglich in der Annahme bzw. Kontrolle befinden, um der Produktion oder dem Verkauf schnell zur Verfügung zu stehen. Versuche daher, Stoßzeiten im Wareneingang zu vermeiden und eine gleichmäßige Belieferung über den gesamten Tag zu erreichen. Außerdem können bisherige Einzellieferungen ggf. konsolidiert werden. Hierfür sind Gespräche mit den Lieferanten und deren Logistik-Dienstleistern notwendig.
Wähle eine lagerfähige Verpackung
Um ein Umpacken beim Wareneingang zu vermeiden, sollten die Waren möglichst in einer lagerfähigen Verpackung angeliefert werden. Die Verpackungseinheiten wählst du im Optimalfall so, dass sie ohne Zwischenschritte bereitgestellt werden können. Um dieses Ziel zu erreichen, nimmst du eine verbindliche Regelung zu Gebindegrößen und Verpackungsart in den Kaufvertrag auf.
Durchgängige Softwareprozesse nutzen
Bei der Auswahl einer Lagerverwaltungssoftware wie weclapp oder eines ERP-Systems sollte nicht nur die reine Wareneingangsbuchung im Fokus stehen. Entscheidend ist ein durchgängiger Prozess, der alle Schritte von der Bedarfsmeldung über die Disposition, Bestellung und Wareneingang bis zur Einlagerung und Bereitstellung miteinander verknüpft. So entstehen transparente Waren- und Informationsflüsse ohne Medienbrüche. Unternehmen profitieren von aktuellen Bestandsdaten, einer besseren Planbarkeit und einer schnelleren Bearbeitung von Wareneingängen.
Barcodes und Scanner einsetzen
Der Wareneingang mit mobilen Scannern erlaubt eine schnelle und fehlerfreie Erfassung der eingetroffenen Produkte und ermöglicht außerdem einen komfortablen Soll-Ist-Vergleich. Erfasste Daten können direkt ins ERP-/WaWi-System übermittelt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass die eintreffenden Artikel mit korrekten Barcodes versehen sind. Führe Gespräche mit den Lieferanten, damit dieses Ziel erreicht werden kann.
