Warenwirtschaftssystem einfach erklärt

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Um den Begriff „Warenwirtschaftssystem“ genauer zu verstehen, müssen wir ihn zunächst in seine beiden Bestandteile „Warenwirtschaft“ und „System“ zerlegen. Die Warenwirtschaft ist ein Teilgebiet der Betriebswirtschaft. Ihre Aufgabe ist die wirtschaftliche Verwaltung aller materiellen Güter (Waren) eines Unternehmens. Sie sorgt dafür, dass Artikel stets

zur Verfügung stehen. Ebenso stellt sie alle benötigten Informationen rund um materielle Güter bereit. Hierzu erfasst, plant, verwaltet und steuert sie sämtliche Warenströme. Darüber hinaus analysiert sie Bestände und Warenbewegungen.

Ein Warenwirtschaftssystem ist somit eine Software, die Unternehmen bei der Umsetzung der zuvor genannten Aufgaben unterstützt. Zu diesem Zweck bildet es alle Warenbestände und -bewegungen ab – von der Beschaffung über die Lagerhaltung bis zum Verkauf und Versand.

Neben der Steuerung des Warenflusses unterstützen moderne Warenwirtschaftsprogramme außerdem folgende Aufgaben:

1. Erfassung und Bereitstellung von kunden- und warenbezogenen Daten
2. Rechnungsstellung
3. Inventur
4. Statistik (Reports, Auswertungen und Analysen)

Von wem werden Warenwirtschaftssysteme eingesetzt?

Warenwirtschaftssysteme werden vor allem von Unternehmen eingesetzt, deren Kerngeschäft sich um Warenbewegungen dreht. Vordergründig sind das Handelsunternehmen – also Betriebe, die Güter einkaufen und anschließend wieder verkaufen. Zu unterscheiden sind allgemein Großhändler (Verkauf an gewerbliche Kunden = B2B) sowie Einzelhändler (Verkauf an Endverbraucher = B2C).

Für den Verkauf nutzen Handelsunternehmen verschiedene Kanäle. Dazu zählen stationäre Handelsgeschäfte, Online-Shops und E-Commerce-Marktplätze. Einige verfügen über ein eigenes Lager, andere nutzen wiederum Konzepte wie Dropshipping oder Streckengeschäft. Moderne WWS unterstützen all diese Vertriebskanäle und Logistikkonzepte

Welche Prozesse bildet eine Warenwirtschaft ab?

Ein modernes WaWi-System kann sämtliche Geschäftsprozesse eines Handelsunternehmen umfassen. Diese lassen sich in folgende Kategorien unterteilen:

Wie sind WaWi-Systeme entstanden?

Warenwirtschaftssysteme entstanden in den 1960er Jahren zusammen mit den ersten Datenkassen, die neben Geldbeträgen auch Zusatzinformationen speicherten. Anfangs lag der Fokus auf der Erfassung von Wareneingängen und -ausgängen, Bestandsführung und Unterstützung des Bestellwesens.

Mit der Zeit wurden die Systeme leistungsfähiger und komplexer – insbesondere in den letzten 20 Jahren durch den technischen Fortschritt bei Hard- und Software. Heute ermöglichen sie unternehmensübergreifenden Datenaustausch, Barcode-Scanning und unterstützen moderne Vertriebsmodelle wie Omnichannel, Dropshipping und Just-in-time-Lieferungen.

Was unterscheidet ein Warenwirtschaftssystem von einem ERP-System?

ERP (Enterprise Resource Planning) und WaWi (Warenwirtschaft) werden oft synonym verwendet, unterscheiden sich aber ursprünglich in ihrer Funktion. Während Warenwirtschaftssysteme den Materialfluss steuern, verwaltet ein ERP-System alle Ressourcen eines Unternehmens – von Waren über Personal bis zu Finanzmitteln. Daher gilt die Warenwirtschaft als Teilbereich der ERP-Software. In der Praxis verschwimmen die Grenzen zunehmend, da moderne Warenwirtschaftssysteme mittlerweile auch klassische ERP-Funktionen wie Controlling und Produktion integrieren.

Welche Vorteile haben Warenwirtschaftssysteme?

Warenwirtschaftssysteme bringen zahlreiche Vorteile für Unternehmen aus dem Handel mit sich. Im Wesentlichen sorgen sie dafür, dass Business-Prozesse effizient und reibungslos ablaufen, indem sie digitalisiert, optimiert und auch automatisiert werden. Auf dieser Basis kann das Unternehmen dann weiteren Mehrwert generieren:

• Einsparung von Zeit und Geld

• Mehr Informationstransparenz

• Wachstum

• Höhere Kundenzufriedenheit

Wie sich das in den einzelnen Unternehmensbereichen konkret auswirkt, zeigt sich am besten anhand praxisnaher Beispiele – ein kompakter Überblick folgt unten.

Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?

Warenwirtschaftssysteme lassen sich anhand 4 Kriterien kategorisieren:

1. Art der Entwicklung (Standardsoftware vs. Individualsoftware)
2. Betriebsmodell (On-Premise vs. Cloud)
3. Funktionsumfang (geschlossene, offene und integrierte WaWi-Systeme)
4. Branchenausrichtung (branchenneutrale und branchenspezifische Lösungen)

1. Standardsoftware vs. Individualsoftware

Standardsoftware wird von Anbietern für eine breite Zielgruppe entwickelt und vorgefertigt bereitgestellt. Dem gegenüber wird Individualsoftware einzeln für ein Unternehmen aufgebaut. Beide Varianten haben gewisse Vor- und Nachteile:

2. On-Premise vs. Cloud

Warenwirtschaftssysteme können entweder vor Ort (in einem lokalen Rechenzentrum) oder in der Cloud (SaaS = Software as a Service) betrieben werden. Die beiden Betriebsmodelle unterscheiden sich wie folgt:

3. Funktionsumfang beim Warenwirtschaftssystem

WaWi-Software kann auch nach ihrem Funktionsumfang kategorisiert werden. In diesem Fall sind folgende Einteilungen möglich:

• Geschlossenes WaWi: Alle Kernbereiche des Anwenderunternehmens (Einkauf, Lager, Vertrieb) werden von dem System abgedeckt.

• Offenes WaWi: mindestens einer der Kernbereiche wird nicht durch das System, sondern durch ein (mit Konnektoren angebundenes) Drittsystem abgedeckt.

• Integriertes WaWi: Es sind alle Kernmodule vorhanden. Zusätzlich existieren Konnektoren nach außen (beispielsweise zu Lieferanten, Logistik-Dienstleistern und Banken).

4. Branchenausrichtung

Zuletzt lassen sich WaWi-Systemenach ihrer Zielgruppe unterscheiden. Es gibt branchenneutrale Lösungen, die flexibel in verschiedenen Geschäftsbereichen eingesetzt werden können. Gleichzeitig gibt es spezialisierte Systeme, die gezielt für bestimmte Branchen entwickelt wurden – etwa für den Lebensmitteleinzelhandel oder für Online-Händler. Ein weiterer wichtiger Trend sind Multichannel-Lösungen, die mehrere Verkaufskanäle gleichzeitig unterstützen und damit eine nahtlose Integration von stationärem Handel, Online-Shops und Marktplätzen ermöglichen.

Wie ist ein Warenwirtschaftssystem aufgebaut?

Ein WWS basiert stets auf einer zentralen Datenbank, in der zwei Arten von Daten gespeichert werden: Stammdaten und Bewegungsdaten. Stammdaten sind Grunddaten, die sich relativ selten verändern. Klassische Stammdatensätze sind beispielsweise Kunden, Lieferanten und Artikel (Materialien). Bewegungsdaten sind hingegen dynamisch. Sie entstehen im Rahmen des täglichen Geschäfts. So zählen etwa aktuelle Lagerbestände oder auch Belege wie Bestellungen, Aufträge und Rechnungen zu dieser Kategorie. Aus funktionaler Sicht sind Warenwirtschaftssysteme meist modular aufgebaut. Das heißt, dass für jeden betriebswirtschaftlichen Aufgabenbereich ein eigener Funktionsbaustein vorhanden ist (mehr dazu im nächsten Abschnitt).

Welche Funktionen sollte ein Warenwirtschaftssystem haben?

Ein WWS besteht heute in aller Regel aus mehreren Modulen, die flexibel zusammengesetzt werden können, um den benötigten Funktionsumfang abzubilden. Vollumfängliche WaWi-Lösungen besitzen mindestens die folgenden Kernmodule:

• Warenbeschaffung
• Lagerverwaltung
• Warenabsatz

Hinzu kommen dann je nach System noch zusätzliche Funktionsbausteine und Schnittstellen. Sehen wir uns die wichtigsten Features der jeweiligen Module nun genauer an.

Funktionen für die Warenbeschaffung (Einkauf und Wareneingang)

Natürlich muss die Warenwirtschaft die Beschaffungsprozesse in Handelsunternehmen unterstützen. Hierbei ist es das primäre Ziel, eine effiziente und wirtschaftliche Warenbereitstellung durch die Lieferanten sicherzustellen. Relevant sind in diesem Bereich insbesondere folgende Funktionen:

• Lieferantenmanagement: Verwaltung von Lieferanten-Stammdaten und allen wichtigen Einkaufsinformationen (z. B. Verträge, Absprachen, Preise, Kontakthistorie), ggf. Analysen zu Lieferanten (z. B. Termintreue)

• Disposition: Ermittlung optimaler Liefermengen und -termine auf Basis von Bedarfen und/oder Verbräuchen, Vermeidung von Lieferengpässen und Überbeständen, automatisierte Erstellung von Bestellvorschlägen (Bestellanforderungen)

• Einkauf: Anfragewesen, Preisvergleiche, Konditionsmanagement, Bestellungen, Lieferterminüberwachung, Reklamationen

• Wareneingang: Unterstützung der Wareneingangsprüfung (Qualitätskontrolle), Buchen von Wareneingängen (inkl. Zuordnung zu Bestellungen), Buchen und Verwalten von Teillieferungen

• Eingangsrechnungsprüfung: Kontrolle der Lieferantenrechnungen (Abgleich mit Bestellung, Lieferscheinen und Wareneingangsbuchungen), Weitergabe an Finanzbuchhaltung.

Funktionen für die Lagerverwaltung

In diesem Modul verwalten Unternehmen mit einem WWS bzw. Lagerverwaltungssoftware alle Warenbewegungen wie Zugänge, Abgänge und Umlagerungen. Ebenso überwachen und managen sie die Bestände für alle Artikel. Die wichtigsten Features für das Lager und die interne Logistik sind:

• Einlagerung: Zuweisen von Lagerplätzen (feste Plätze oder chaotische Zuordnung), Verbuchen des Zugangs

• Bestandsführung: Überwachung der Bestände für alle Artikel (teils mit Chargen- und Seriennummernverwaltung)

• Auslagerung: Verbuchen von Warenentnahmen aus dem Lager

• Interne Buchungen: Umlagerungen und Sonderfälle (z. B. interne Entnahmen, Verschrottung)

• Nachschub: automatisierte Umbuchungen in sogenannte Nachschublager (z. B. bei mehreren Verkaufsfilialen)

• Inventur: Unterstützung gängiger Inventurverfahren (Stichtagsinventur, permanente Inventur), Vorbereitung der Inventur (Erstellung von Zähllisten), Durchführung der Inventur (ggf. mit Barcode-Scanner), Inventur-Auswertung, Verbuchung von Differenzen.

Funktionen für den Warenabsatz (Verkauf und Warenausgang)

In diesem Modul der Warenwirtschaft dreht sich alles um den Kunden und seine optimale Belieferung mit Waren. Deshalb unterstützt eine Warenwirtschaft alle Geschäftsprozesse im Verkauf und Versand. Besonders wichtige Features sind:

• Kundenverwaltung: Generierung, Verwaltung und Auswertung von Kunden-Kontakten
• Marketing: Planen, Durchführen und Überwachen von Marketingaktionen
• Angebotswesen: Erfassung von Kundenanfragen, Erstellung von Angeboten
• Verkauf: Abbildung von Verkaufsabschlüssen über alle Vertriebskanäle (z. B. Ladengeschäft mit Kassensystem, Online-Shop, E-Commerce-Marktplatz)
• Auftragsverwaltung: Erfassen von Aufträgen und Start der nachfolgenden Prozesse (beginnend mit Auftragsbestätigung)
• Kommissionierung: Zuteilen von Beständen zu Aufträgen, automatisierte Erstellung von Picklisten (ggf. papierlos), Entnahme der Ware (ggf. mit Barcode-Scanner), Vorbereitung für den Versand
• Versand: automatische Erstellung der Versandpapiere (Lieferscheine, Etiketten), Tourenplanung, Anmeldung der Sendungen bei Versanddienstleistern (optimalerweise via Schnittstelle)
• Fakturierung: Erstellung und Versand von Rechnungen
• Management von Retouren

Zusatzfunktionen und Schnittstellen

Neben den Kernmodulen bieten die meisten modernen WWS etliche Zusatzfunktionen, die einen noch breiteren Einsatz der Software ermöglichen. Teils sind dies Features, die eigentlich im ERP-Bereich beheimatet sind, sodass die Grenzen zwischen WaWi und Enterprise Ressourcen Planning immer mehr verschwimmen. Beispielsweise existieren folgende Add-on-Module:

• CRM (Customer Relationship Management): Funktionen für die Kundenbeziehungspflege
• Kassensystem (POS)
• Dropshipping
• Offene-Posten-Verwaltung (OP-Verwaltung)
• Buchhaltung und Finanzwesen
• Mobile Lösungen: z. B. Apps für den Außendienst, Lager App
• Integriertes Shop-System
• Controlling: Bereitstellung verschiedener Analysen und Reports (zum Beispiel Renner-Penner-Listen, Verkaufsstatistiken, Lagerkennzahlen)
• Personalverwaltung
• Dokumentenmanagement
• Produktion: Planung und Steuerung der Produktion, Zeiterfassung.

Hinzu kommen verschiedenste Schnittstellen, mit denen sich durchgängige Prozesse über System- und Unternehmensgrenzen hinweg realisieren lassen. Einige Beispiele in der Übersicht:

• EDI-Schnittstelle: zur Übermittlung von Daten und Belegen (z. B. Rechnungen) über ein standardisiertes Format
• DATEV-Schnittstelle
• CRM-Schnittstellen
• Schnittstellen zu Versanddienstleistern (z. B. DHL, UPS)
• Schnittstellen zu Shop-Systemen (z. B. Shopware, Magento)
• Schnittstellen zu Marktplätzen (z. B. Amazon, eBay)
• Anbindung von Zahlungsdienstleistern (z. B. PayPal)
• Anbindung von Marketing-Tools

Wie finde ich das passende Warenwirtschaftssystem?

Auf dem Markt existieren heute zahlreiche Warenwirtschaftssysteme. Erschwerend kommen Überschneidungen mit dem ERP-Markt hinzu. Handelsunternehmen sehen sich daher mit einem großen, unübersichtlichen Angebot konfrontiert. Um das optimale WWS zu finden, führt daher kein Weg an einem strukturierten Auswahlprozess vorbei. Dieser lässt sich grob wie folgt skizzieren:

• Bedarf analysieren: Welche Prozesse sollen abgedeckt werden? Brauchst du Funktionen für Einkauf, Lager, Verkauf oder Retourenmanagement?

• Branchenanpassung prüfen: Soll die Lösung branchenspezifisch oder allgemein nutzbar sein? Inwiefern erfüllen die Anbieter die Anforderungen meiner Branche?

• Integration mit bestehender Software: Muss das System mit ERP, Shopsystemen oder Buchhaltungssoftware kompatibel sein?

• Skalierbarkeit berücksichtigen: Soll (und kann) es mit deinem Unternehmen mitwachsen? Cloud-basierte Systeme sind oft flexibler.

• Benutzerfreundlichkeit testen: Wie einfach lässt sich die Software durch die Mitarbeiter bedienen?

• Zukunftsfähigkeit: Entwickelt der Anbieter seine Systeme, Erweiterungen und Schnittstellen kontinuierlich weiter?

• Kosten und Budget klären: Sind einmalige Anschaffungskosten oder monatliche Gebühren? Ist die Kostenstruktur transparent oder gibt es versteckte Positionen?

• Anbieter vergleichen: Bewertungen lesen, Testversionen ausprobieren und Empfehlungen einholen.

Welche Warenwirtschaftssysteme gibt es in Deutschland?

Um dir den letzten Punkt der Liste „Anbieter vergleichen“ zu erleichtern, haben wir nachfolgend eine Liste der meistgenutzten und bewerteten Warenwirtschaftssysteme in Deutschland erstellt. Die Wahl liegt bei dir – je nach Prozessanforderungen, Branche, Budget und allen oben genannten Faktoren.

Was kostet ein Warenwirtschaftssystem?

Was ein Warenwirtschaftssystem kostet, kann pauschal nicht beantwortet werden. Denn die Kosten hängen stark davon ab, welche Anforderungen zu erfüllen sind.

Es gibt Lösungen ab 10 Euro pro Monat und Lizenz (bzw. User) mit sehr eingeschränkten Funktionen. Fortgeschrittene Lösungen sind ab 200 Euro pro Monat / Lizenz erhältlich. Im Durchschnitt liegt der Preis somit zwischen 30 und 50 Euro pro Monat.

Deswegen muss jedes Unternehmen für sich selbst eine genaue betriebswirtschaftliche Betrachtung durchführen. Bewährt hat sich die Betrachtung der Total Cost of Ownership (TCO). Diese geben nicht nur Aufschluss über die Anschaffungskosten, sondern bieten auch einen Überblick der laufenden Betriebskosten über die voraussichtliche Nutzungsdauer des Warenwirtschaftssystems. Folgende Kostenblöcke sollten in die TCO-Übersicht einfließen:

• Anschaffungskosten: Diese umfassen alle Kosten der Einführung eines WaWi-Systems. Bei On-Premise fallen Hardware- und Lizenzkosten an (abhängig von der Nutzerzahl). Zusätzlich entstehen Implementierungskosten für Datenmigration, Schulung, Customizing und externe Beratung – unabhängig vom Betriebsmodell.

• Betriebskosten: Die laufenden Kosten im Betrieb. Bei Cloud-Warenwirtschaftslösungen fallen monatliche Gebühren an, bei On-Premise kommen Kosten für Support, Wartung, Updates und Weiterentwicklung hinzu. Wartungsverträge und Release-Wechsel sind dabei wichtige Faktoren.

• ROI-Bewertung: Die Investition muss im Verhältnis zum Nutzen stehen. Das Return-on-Investment (ROI) bestimmt die Wirtschaftlichkeit der Lösung und ermöglicht den Vergleich verschiedener Systeme.

Was ist bei der Einführung eines Warenwirtschaftssystems zu beachten?

Damit ein Warenwirtschaftssystem sein volles Business-Potenzial entfalten kann und auf hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern stößt, muss es möglichst strukturiert und reibungslos implementiert werden. Glücklicherweise gestaltet sich die Einführung bei modernen Lösungen mittlerweile relativ einfach. Dies gilt vor allen Dingen für Cloud-Software, die im Allgemeinen sehr schnell einsatzbereit ist.

Trotz allem ist die Einführung eines Warenwirtschaftsprogramms ein Projekt, das nicht unterschätzt werden darf. Es erfordert Entscheidungskompetenz, personelle Ressourcen und Budget. Insbesondere sind folgende To-dos umzusetzen:

• Projektplan gemeinsam mit dem Partner definieren
• Zeitplan festlegen
• Daten vorbereiten und migrieren
• Vorlagen individualisieren
• Dashboards und Reports konfigurieren
• Schnittstellen einrichten
• Mitarbeiter schulen
• Ausführliche Tests durchführen

Insbesondere die Anbindung bestehender Online-Shops muss gewissenhaft erfolgen, sodass die Lösungen nach dem Go live reibungslos zusammenarbeiten.

Eine weitere wichtige Maßnahme ist es außerdem, die Mitarbeiter von Beginn an ins Boot zu hohlen. Sie sollten bereits an der Anforderungsdefinition beteiligt sein und frühzeitig über bevorstehende Veränderungen informiert werden. Außerdem empfiehlt es sich, Key User zu benennen, die als Multiplikatoren in ihrem Bereich dienen und somit zusätzlich zur Akzeptanz der neuen Warenwirtschaft beitragen.

Fazit und FAQ zu Warenwirtschaftssystemen