Diese Pflichtangaben müssen auf deine Rechnung [+kostenlose Vorlage]

Alles rund um die Pflichtangaben einer Rechnung.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Das gilt auch für die Steuern – insbesondere für die Umsatzsteuer. In der Regel geht das Finanzamt von der Richtigkeit der Angaben aus, die du als Unternehmer bei der Umsatzsteuervoranmeldung und der Umsatzsteuererklärung machst. Doch wenn du vom Finanzamt zur Vorlage deiner Rechnungen aufgefordert wirst, wird ganz genau hingesehen. Eine Rechnung, die nicht alle Pflichtangaben enthält, gefährdet deinen Vorsteuerabzug. Dann musst du Steuern zurückzahlen. Damit es nicht so weit kommt, solltest du bei jeder Rechnung ganz genau sein.

 

 

Wozu Rechnungen?

Die Rechnung an sich ist nicht Grundlage für den Anspruch auf Zahlung. Dies ist vielmehr der zwischen beiden Beteiligten geschlossene Vertrag – und ein solcher Vertrag kann in der Regel auch mündlich geschlossen werden. Die Begründung für die Notwendigkeit, dass Rechnungen ausgestellt werden und bestimmten Anforderungen genügen müssen, ergeben sich vielmehr

 

  • aus der Buchhaltung (Keine Buchung ohne Beleg) und
  • aus dem Steuerrecht, insbesondere aus dem Umsatzsteuerrecht.

 

Pflicht zur Erstellung von Rechnungen

Die Pflicht zur Erstellung von Rechnungen betrifft ausschließlich Geschäfte mit anderen Unternehmen oder juristischen Personen. Der umsatzsteuerrechtliche Grund für diese Beschränkung: Unternehmer oder Gesellschaften sollen einen Beleg für ihren Vorsteuerabzug bekommen. Dafür müssen die Rechnungen innerhalb von sechs Monaten ausgestellt werden (§ 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG). An Endverbraucher müssen keine Rechnungen ausgestellt werden. Schließlich sind sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Dazu kommt eine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen. Diese beträgt zehn Jahre (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG).

 

Leistung an … Rechnungsausstellung innerhalb von …
Privatpersonen (steuerpflichtige Werklieferung im Zusammenhang mit einem Grundstück) verpflichtend 6 Monaten
Privatpersonen (sonstige Lieferungen und Leistungen) nicht verpflichtend
Unternehmen verpflichtend 6 Monaten
Juristische Personen verpflichtend 6 Monaten

 

Hinweis: Auch eingehende Rechnungen prüfen!

Als Unternehmer bist du nicht nur verpflichtet, Rechnungen formal korrekt auszustellen. Du musst auch jede eingehende Rechnung darauf prüfen, ob sie alle Angaben enthält. Erhältst du von einem Unternehmen eine Rechnung, die zum Beispiel die Umsatzsteuer falsch ausweist, geht dies – wenn du nicht eine Korrektur einforderst – im Zweifel zu deinen Lasten. Du minderst durch die Annahme einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung deinen Vorsteuerabzug und musst mehr Steuern an das Finanzamt zahlen.

 

 

Warum gibt es Pflichtangaben?

Dass jede Rechnung ganz bestimmten Anforderungen genügen muss, mag bürokratisch erscheinen. Dahinter steckt jedoch ein guter Grund: Denn im Gegensatz zur Besteuerung von Arbeitnehmern muss sich der Unternehmer gerade bei der Umsatzsteuer weitgehend selbst um Berechnungen und Nachweise kümmern. Als Unternehmer ziehst du – sozusagen stellvertretend für das Finanzamt – Steuern von deinen Kunden ein, genauer gesagt: Umsatzsteuer. Diese eingenommenen Steuern zahlst du monatlich oder quartalsweise an das Finanzamt zurück – unter Abzug der Vorsteuer. Insbesondere diesen Vorsteuerabzug, der deine Zahllast gegenüber dem Staat mindert, musst du belegen können.

 

Was die Umsatzsteuer überhaupt ist? Siggi erklärt es dir 😉  :

 

 

Pflichtangaben in Rechnungen – Übersicht

Fast jede einzelne Angabe auf einer Rechnung ist gesetzlich geregelt. Du findest alle Informationen zu den Pflichtangaben vor allem im Umsatzsteuergesetz (UStG), aber auch in verschiedenen Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) und Urteilen des Bundesfinanzhofs (BFH).

 

§ 14 Abs. 4 UStG

Wenn du dir eine Übersicht über die Pflichtangaben einer Rechnung verschaffen willst, dann sieh einfach im Umsatzsteuergesetz nach. In § 14 Abs. 4 UStG sind alle Angaben aufgeführt, die eine Rechnung enthalten muss und die dir als Empfänger das Recht auf einen Vorsteuerabzug gibt. Nach der gesetzlichen Nummerierung sind dies:

 

  1. Name und Anschrift des Unternehmers und Leistungsempfängers
  2. Steuernummer des Unternehmers (oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
  3. Datum der Ausstellung der Rechnung
  4. Fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer
  5. Leistungsbezeichnung (zum Beispiel Menge und Art der Artikel)
  6. Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
  7. Einzelne Entgelte, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt
  8. Steuersatz und Steuerbetrag, evtl. ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
  9. Hinweis auf die Pflicht zur Aufbewahrung des Leistungsempfängers in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG
  10. Die Angabe Gutschrift, wenn der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt

 

Rechnungen über Kleinbeträge

Keine Regel ohne Ausnahme: In § 14 Abs. 6 UStG wird das Bundesfinanzministerium ermächtigt, per Rechtsverordnung besondere Bestimmungen zu treffen. Davon hat der Finanzminister auch Gebrauch gemacht. So regelt § 33 der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) die Pflichtangaben für Rechnungen über Kleinbeträge. Darunter fällt jede Rechnung, die einen Gesamtbetrag bis zu 150 Euro ausweist. Gesamtbetrag heißt: inklusive Umsatzsteuer.

Rechnungen über Kleinbeträge

 

Eine solche Rechnung erfordert vom Unternehmer schon sehr viel weniger Aufwand – und berechtigt trotzdem zum Vorsteuerabzug. § 33 UStDV zählt nur wenige Pflichtangaben auf.

 

  1. Name und Anschrift des Unternehmers (nicht des Empfängers der Rechnung)
  2. Datum der Ausstellung der Rechnung
  3. Leistungsbezeichnung
  4. Entgelt, Steuerbetrag, Steuersatz, evtl. Hinweis auf eine Steuerbefreiung

 

 

Über oder unter 150 Euro? Die Unterschiede

In einer übersichtlichen Darstellung sind hier noch einmal die Unterschiede für Rechnungen aufgestellt – je nachdem, ob der Gesamtrechnungsbetrag über oder unter 150 Euro liegt.

 

Pflichtangabe bis € 150,- über € 150,-
Name und Anschrift des Ausstellers der Rechnung ja ja
Name und Anschrift des Empfängers der Rechnung nein ja
Steuernummer oder UStId-Nr. des Ausstellers nein ja
Datum der Rechnungsausstellung ja ja
Fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer nein ja
Artikelbezeichnung nach Art und Menge, Art der Leistung ja ja
Lieferungsdatum bzw. Leistungsdatum nein ja
Brutto-Betrag ja nein (aber sinnvoll)
Netto-Betrag nein ja
Steuersatz ja ja
Konkreter Steuerbetrag ja ja
Evtl. Hinweis auf den Grund für eine Steuerbefreiung ja ja
Evtl. Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Bauleistungen nein ja
Unterschrift des Ausstellers nein nein

 

Interessant: 

Nach § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG ist es nach dem Gesetzeswortlaut bei Rechnungen über 150 Euro nicht erforderlich, den Bruttobetrag anzugeben: … das nach Steuersätzen […] aufgeschlüsselte Entgelt. Ganz anders § 33 Nr. 4 UStDV für Kleinbetragsrechnungen: … das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag. In der Praxis erweist es sich jedoch als sinnvoll, immer den Gesamtbetrag inklusive Steuern anzugeben – nicht zuletzt, um dem Kunden mühsame Rechenarbeit zu ersparen.

 

Muss eine Rechnung als solche bezeichnet werden?

Die gesetzliche Definition einer Rechnung ist eindeutig. Nach § 14 Abs. 1 Satz 1 ist eine Rechnung …

… jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.

Demnach muss das Dokument (auch das elektronische) nicht unbedingt die Überschrift Rechnung enthalten. Es muss sich aber aus dem Gesamtzusammenhang ergeben, dass es sich um eine Rechnung handelt.

 

Pflichtangaben auf Rechnungen nach § 14 Abs. 4 UStG

Obwohl der Wortlaut der UStG-Vorschrift zu den Pflichtangaben recht klar und eindeutig ist, herrscht in vielen Fällen Unsicherheit. Deshalb werden im Folgenden die einzelnen Pflichtangaben, die in § 14 Abs. 4 Nr. 1 bis 10 UStG genannt sind, näher erläutert.

 

Name und Anschrift (Nr. 1)

Nach § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG muss der Unternehmer seinen Namen und seine Anschrift auf einer Rechnung angeben. Gleiches gilt für den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers. Nach § 31 Abs. 2 und 3 UStDV können hierfür auch Abkürzungen, Zahlen, Symbole oder Ähnliches verwendet werden. Voraussetzung ist jedoch immer, dass sich Name und Anschrift eindeutig feststellen lassen – auch wenn dafür andere Unterlagen herangezogen werden müssen. Diese Unterlagen müssen jedoch sowohl beim ausstellenden Unternehmen als auch beim Leistungsempfänger vorhanden sein. Anstelle der Anschrift reicht auch der Hinweis auf eine Postfachnummer.

 

Vorsicht bei Rechnungen an c/o! 

Wird auf Wunsch des Leistungsempfängers die Rechnung an einen anderen Adressaten versendet, der im Auftrag des Leistungsempfängers handelt, gilt auch hier: Die Identität des Leistungsempfängers muss eindeutig feststellbar sein. Dies kann zum Beispiel mit einer anderen Unterlage geschehen, die einen Hinweis auf Namen und Anschrift enthält. Die Anschrift des Dritten kann nur dann als Anschrift des Leistungsempfängers dienen, wenn dieser hier einen Betriebsteil oder eine Zweigniederlassung betreibt. In anderen Fällen wird eine gesonderte Steuerschuld nach § 14c Abs. 2 UStG ausgelöst.

 

Das Rechnungsdatum (Nr. 2)

Für das Datum der Rechnung nach § 14 Abs. 4 Nr. 3 UStG wird der Tag der Ausstellung der Rechnung herangezogen. Das Rechnungsdatum muss nicht mit dem Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung übereinstimmen. Praktisch ist der vorsorgliche Hinweis auf allen Rechnungsvordrucken, dass bei fehlender Angabe zum Zeitpunkt der Lieferung das Rechnungsdatum als Lieferdatum gilt. Dieser Hinweis wird von allen Finanzämtern akzeptiert.

 

Die Steuernummer (Nr. 3)

Auf jede Rechnung gehört deine Steuernummer. Nicht nur Unternehmer haben eine Steuernummer. Diese Nummer wird jeder natürlichen und juristischen Person in Deutschland automatisch vergeben – schon mit der Geburt.

 

USt-IdNr. statt Steuernummer?

In der Praxis der Finanzämter ist es manchmal so, dass diese Steuernummer, unter der teilweise auch Ehepaare geführt werden, als eine Art PIN für telefonische Auskünfte über Steuern dient. Und diese Auskünfte können dann sowohl betriebliche als auch private Inhalte enthalten. Manche Unternehmer bevorzugen es deshalb, anstelle der Steuernummer auf Rechnungen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) anzugeben.

 

Antrag auf Erteilung einer USt-IdNr.

Die USt-IdNr. lässt sich ganz einfach beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Dafür gibt es auch ein praktisches Online-Formular auf der Website des Bundeszentralamts für Steuern. Dieser Dienst ist für Unternehmer kostenlos. Du musst dafür nur folgende Angaben machen:

 

  • Name und Anschrift
  • Deine Steuernummer
  • Zuständiges Finanzamt

 

Die Rechnungsnummer (Nr. 4)

In § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG wird eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer für jede Rechnung verlangt. Dieses kleine Detail wird gerade von Anfängern oft übersehen. Es ist jedoch sehr wichtig. Denn nur eine eindeutige Rechnungsnummer garantiert, dass eine vom Unternehmer ausgestellte Rechnung einmalig ist.

Rechnungsnummer müssenfortlaufend und eindeutig sein

 

Lässt die fortlaufende Rechnungsnummer deine Auftragslage erkennen?

Das Gesetz fordert eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer. Heißt das, dass die erste Rechnung des Jahres immer mit der Nummer 1 beginnen muss, danach Nummer 2, Nummer 3 usw.? Und wenn ja: Outest du dich nicht als Unternehmer mit wenigen Umsätzen, wenn du erst im März des Jahres eine Rechnung mit der Nummer 1 ausstellst? Keine Angst, denn bei der Wahl deines persönlichen Systems der Rechnungsnummerierung bist du weitgehend frei. Außerdem hat die Oberfinanzdirektion Koblenz im Auftrag der Bundes- und Länderfinanzbehörden festgestellt, dass es auf fortlaufende Nummern weniger ankommt als darauf, dass diese eindeutig sind (Verfügung der OFD Koblenz vom 14. Juli 2008, Az. S 7280 A – St 445; Abrufnummer 083109).

 

Die perfekte Rechnungsnummer

Als Unternehmer kannst du also durchaus deine Rechnungen mit der Nummer 5014 beginnen – oder mit jeder anderen, beliebigen Zahl- oder Buchstabenkombination. Ein bewährtes System für fortlaufende Nummern ist es, das Datum als Grundlage der Rechnungsnummer zu verwenden. So ist ein Schluss auf deine Auftragslage des Jahres für den Kunden nicht möglich – gleichzeitig kannst du schon aus der Rechnungsnummer auf den Zeitpunkt der Ausstellung schließen. Ein Beispiel für eine fortlaufende Rechnungsnummer:

 

  • 2016-01-12-02
  • Das bedeutet: Rechnung Nr. 2 für den 12. Januar 2016

 

Die Bezeichnung der Leistung oder Lieferung (Nr. 5)

Gemäß § 14 Abs. 2 Nr. 5 UStG muss auf jeder Rechnung eine Angabe gemacht werden über

 

  • die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung

 

Handelsübliche Bezeichnungen

Gelieferte Gegenstände müssen aus einem einfachen Grund sehr genau bezeichnet werden: Das Finanzamt soll dadurch in die Lage versetzt werden, Überprüfungen vorzunehmen. Handelsübliche Bezeichnungen reichen aus, um einen Vorsteuerabzug geltend zu machen. Wie genau diese Angaben sein müssen, hängt auch mit der Höhe der Umsatzsteuer zusammen, die dafür gezahlt wird und als Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann. Allgemeine Gattungsbezeichnungen reichen bei kleineren Beträgen aus. Wenn es um höhere Beträge geht, sollten die Gegenstände möglichst genau und einzeln beschrieben werden.

 

Art und Umfang der Leistung

Auch bei der Bezeichnung der Art oder des Umfangs einer Leistung können andere Unterlagen herangezogen werden. Sie werden jedoch nur akzeptiert, wenn sich daraus ein eindeutiger Hinweis auf die Art der Leistung ergibt, der keine Fragen offen lässt. Du solltest deshalb bei jeder Beschreibung der Art einer Leistung lieber zu viel als zu wenig schreiben.

 

Zeitpunkt der Lieferung (Nr. 6)

Der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung muss auf allen Rechnungen vermerkt werden. Dies gilt auch dann, wenn dieser Zeitpunkt mit dem Datum der Rechnungsausstellung übereinstimmt. Folgender Hinweis genügt jedoch:

 

  • Der Zeitpunkt der Ausstellung der Rechnung gilt als Zeitpunkt der Lieferung, soweit nichts anderes angegeben ist.

 

Sonderfälle

Der Gesetz- bzw. Verordnungsgeber erweist sich beim Thema Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung sehr großzügig. In § 31 Abs. 4 UStDV ist nämlich festgelegt, dass als Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung die Angabe eines Kalendermonats genügt. Es ist ebenfalls möglich und vom BMF anerkannt, dass auf einen Lieferschein Bezug genommen wird, aus dem sich dann der Zeitpunkt der Lieferung ergibt. Weitere Sonderfälle:

 

  • Bei Dauerschuldverhältnissen genügt die Angabe des Kalendermonats, in dem das Rechtsverhältnis endet.
  • Für den Lieferanten reicht es aus, als Zeitpunkt der Lieferung einen Hinweis auf den Tag der Versendung zu geben.

 

Einzelne Entgelte für die Leistungen (Nr. 7)

Muss eine Rechnung für jede einzelne Leistung das Entgelt gesondert aufführen? Nein. Denn gemäß dem Wortlaut des § 14 Abs. 2 Nr. 7 UStG ist es zulässig, die Entgelte für einzelne Leistungen zusammenzufassen, wenn diese demselben Steuersatz unterliegen (beispielsweise 19 Prozent oder 7 Prozent). Dies kann die Ausstellung von Rechnungen erheblich erleichtern. Bei diesen sogenannten Paketentgelten werden einzelne Leistungen in einer Summe angegeben. Auch ein Hinweis auf Boni, Skonti oder Rabatte ist nach § 14 Abs. 2 Nr. 7 UStG in der Rechnung anzugeben, wenn diese zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung in ihrer Höhe noch nicht festliegen.

 

Boni, Skonti und Rabatte

Auch ein Hinweis auf BoniSkonti oder Rabatte ist nach § 14 Abs. 2 Nr. 7 UStG in der Rechnung anzugeben, wenn diese zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung in der Höhe noch nicht festliegen. Wichtig ist hierbei, auf entsprechende Vereinbarungen in der Rechnung hinzuweisen. Dafür müssen Dokumente vorhanden sein, die es für einen Außenstehenden ohne Probleme ermöglichen, detaillierte Angaben zu erhalten. Folgende Formulierungen in den Rechnungen haben sich hierfür eingebürgert:

 

Skonti 2 % Skonto bei Zahlung bis zum …
Boni und Rabatte Es ergeben sich Minderungen des Entgelts aufgrund von Rabatt- oder Bonus-Vereinbarungen.
Es ergeben sich Minderungen des Entgelts aus unseren geltenden Konditions- und Rahmenvereinbarungen.

 

Steuersatz und Steuerbetrag (Nr. 8)

Zu jeder Leistung müssen Angaben zum Steuersatz und zum Steuerbetrag enthalten sein. Die Begriffe Steuersatz und Steuerbetrag werden oft verwechselt. Der Unterschied ist jedoch einfach:

 

Begriff Erklärung Beispiel
Steuersatz Der allgemein geltende Prozentsatz für Steuern, hier für die Umsatzsteuer 7 %, 19 %
Steuerbetrag Der konkrete Betrag der Steuer im Einzelfall € 1,60
    .
  • Steuersatz ist der allgemein geltende Prozentsatz für Steuern, hier für die Umsatzsteuer (zum Beispiel 19 Prozent oder 7 Prozent).
  • Steuerbetrag ist der konkrete Betrag der Steuern im Einzelfall (zum Beispiel 1,60 Euro Umsatzsteuer).

 

Hinweis auf Aufbewahrungspflichten (Nr. 9)

14 Abs. 2 Nr. 9 UStG ist eine sehr spezielle Regelung. Sie ist nur bei steuerpflichtigen Werklieferungen im Zusammenhang mit einem Grundstück einschlägig. Näheres hierzu erfährst du unter dem Abschnitt 14.5. der Verwaltungsregelung zur Anwendung des UStG (UStAE), dort in Absatz 23.

 

Gutschriften (Nr. 10)

Für Rechnungen des Leistungsempfängers über Gutschriften bestimmt § 14 Abs. 2 Nr. 10 UStG, dass hier die Angabe Gutschrift erforderlich ist.

 

Zusätzliche Angaben in Sonderfällen

In einigen speziellen Fällen müssen Rechnungen zusätzliche Angaben enthalten. Dies sind zum Beispiel:

 

  • In den Fällen des § 14a Abs. 1, 3 und 7 UStG müssen zwingend beide Umsatzsteuer-Identitätsnummern angegeben werden (leistendes Unternehmen und Leistungsempfänger).
  • Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung neuer Kfz müssen Merkmale im Sinne von § 1b Abs. 2 und 3 UStG aufgeführt sein.
  • Bei Reiseleistungen (§ 25 UStG) und in Fällen der Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) müssen entsprechende Hinweise in der Rechnung aufgeführt sein.

 

Weitere Details zu Rechnungen

Die Rechtsprechung zu den Pflichtangaben und anderen formalen Anforderungen an Rechnungen ist fast unübersehbar. In vielen Fällen werden Gerichte – bis zum Bundesfinanzhof in München – mit der endgültigen Klärung von Streitfragen zu Rechnungen und Steuern befasst. Mit der Zeit haben sich einige Grundsätze und Einzelheiten herauskristallisiert, zum Beispiel:

 

  • Rechnungen müssen nicht handschriftlich unterschrieben sein. Elektronische Rechnungen erfordern jedoch eine elektronische Signatur.
  • Für Bewirtungskosten werden nur Rechnungen anerkannt, die maschinell erstellt und registriert wurden.
  • Wenn bei Rechnungen eine andere als die deutsche Sprache verwendet wird (was grundsätzlich zulässig ist), kann das Finanzamt eine Übersetzung verlangen.
  • Eine einheitliche Rechnung kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG insgesamt ergeben. Dabei müssen die einzelnen Angaben jedoch leicht nachprüfbar sein.

 

Geringere Anforderungen für Kleinunternehmer?

Wenn du von der Kleinunternehmerregelung des § 19 Abs. 1 UStG Gebrauch machst, erspart dir diese Stellung einige Formalitäten. Du bist dann zum Beispiel nicht verpflichtet, monatlich bzw. quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt abzugeben. Heißt das auch, dass du keine Rechnungen ausstellen musst oder zumindest von den Pflichtangaben befreit bist? Eindeutige Antwort: nein. Auch für dich gelten die in § 14 Abs. 4 UStG bzw. § 33 UStDV aufgeführten Pflichtangaben. Du musst sogar auf jeder Rechnung ausdrücklich darauf hinweisen, dass du ein Kleinunternehmer bist und deshalb keine Umsatzsteuer anrechnest.

Angabe des Kleinunternehmers auf Rechnungen

 

Nicht nur für die Umsatzsteuer

Alles, was du in einer korrekten Rechnung angeben musst, kannst du im UStG nachlesen – dem Gesetz, das die Umsatzsteuer regelt. Aber auch im Einkommensteuerrecht spielen Rechnungen eine wichtige Rolle. Denn sie dienen als Belege für deine betrieblichen Aufwendungen. Je höher diese sind, umso niedriger ist dein Gewinn – und umso niedriger ist auch die Einkommensteuer.

 

Auch unvollständige Rechnungen können Aufwendungen nachweisen

Zwar gelten auch bei der Berücksichtigung von Rechnungen die Grundsätze des UStG. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass die Finanzämter zumindest beim Nachweis der Aufwände weniger pingelig sind als beim Vorsteuerabzug. Wenn sich insgesamt ein glaubhaftes Bild deiner Aufwendungen aus den vorgelegten Rechnungen ergibt, wird auch so manche unvollständige Rechnung als Beweis für betriebliche Ausgaben anerkannt. Dies gilt insbesondere dann, wenn zum Beispiel nur eine einzige, weniger wichtige Angabe fehlt.

 

Rechnung verloren? Eigenbeleg erstellen!

Wenn eine Rechnung verloren geht, ist der Vorsteuerabzug futsch – es sei denn, du bittest den Aussteller erneut um die Erteilung einer Rechnung. Um Aufwendungen im Sinne des Einkommensteuerrechts nachzuweisen, kann aber auch ein Eigenbeleg (also ein von dir erstellter Beleg) ausreichen. Bei Kleinbeträgen werden Eigenbelege durchweg akzeptiert. Wie sieht ein Eigenbeleg aus? Er muss folgende Informationen enthalten:

 

  • Ausgabenzweck
  • Betrag
  • Zahlungsdatum
  • Empfänger der Zahlung (Anschrift)
  • Wann wurde der Beleg erstellt?
  • Erläuterungen zum Sachverhalt

 

Für die Angaben zum Sachverhalt gilt die Faustregel, dass diese umso ausführlicher sein müssen, je höher der Betrag ist. Einen rechtlichen Anspruch darauf, dass das Finanzamt einen Eigenbeleg akzeptiert, gibt es aber nicht. Vergiss auch nicht, dass ein Eigenbeleg nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

 

  • Für die Ermittlung deines Gewinns kannst du unter Umständen Eigenbelege als Nachweis für Aufwendungen heranziehen.
  • Für den Vorsteuerabzug reicht nur eine Ersatzrechnung, die von deinem Geschäftspartner ausgestellt werden muss!

 

Das Recht auf eine ordnungsgemäße Rechnung

Als Unternehmer hast du die Pflicht, Rechnungen ordnungsgemäß auszustellen – mit allen Pflichtangaben, wozu zum Beispiel auch die fortlaufende Rechnungsnummer, Angaben zur Umsatzsteuer oder die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers gehören. Umgekehrt hast du auch das Recht, von deinen Geschäftspartnern vollständige Rechnungen zu verlangen. Denn sonst ist dein Vorsteuerabzug gefährdet.

 

Hinweis: Wie wird eine Rechnung berichtigt?

Für die Berichtigung einer Rechnung wird einfach ein neues Dokument ausgestellt, das eindeutig auf die Rechnung Bezug nimmt – am besten durch einen Hinweis auf die fortlaufende Rechnungsnummer. Dazu kommen Informationen darüber, welche Punkte im Einzelnen berichtigt werden.

 

Sanktionen: Was droht?

Wer als Unternehmer gegen Vorschriften des Steuerrechts verstößt, kann wegen Ordnungswidrigkeiten belangt werden. Es drohen Geldbußen. Im schlimmsten Fall (Steuerhinterziehung) kann auch das Strafrecht einschlägig sein. Aber auch bei Rechnungen gilt, dass nicht jede kleine Nachlässigkeit mit einer Geldbuße bedroht ist. Insbesondere musst du keine Bestrafung befürchten, wenn du einzelne Pflichtangaben auf Rechnungen vergisst. Wenn du eine solche Rechnung als Empfänger jedoch akzeptierst, hast du konkret eine Einbuße, denn du kannst den Vorsteuerabzug nicht geltend machen.

 

Hier ein Überblick über verschiedene Sanktionen im Zusammenhang mit Rechnungen:

 

Vorschrift Rechtsnatur Tatbestand Sanktionen
§ 26a Abs. 1 Nr. 1 UStG Ordnungswidrigkeit Vorsätzlicher oder leichtfertiger Verstoß gegen die Verpflichtung zur Erteilung einer Rechnung Geldbuße bis zu € 5.000,- (§ 26a Abs. 2 UStG)
§ 26a Abs. 1 Nr. 3 UStG Ordnungswidrigkeit Vorsätzlicher oder leichtfertiger Verstoß gegen Aufbewahrungspflichten nach § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG Geldbuße bis zu € 500,- (§ 26a Abs. 2 UStG)
§ 370 Abs. 1 AO (Abgabenordnung) Straftat Wenn verabredet wird, über eine Leistung keine Rechnung zu erstellen, um die Zahlung von Umsatzsteuer zu umgehen (Steuerhinterziehung) Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren
  Eine Rechnung erstellen, die nicht alle in § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG oder § 33 UStDV aufgeführten Pflichtangaben enthält keine

 

Statt Papier: Die elektronische Rechnung

Gemäß § 14 Abs. 1 Satz 7 und 8 UStG können Rechnungen sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form übermittelt werden. Eine elektronische Rechnung ist zum Beispiel eine Rechnung im PDF-Format. Der Gesetzgeber geht immer noch davon aus, dass die Rechnung auf Papier die Norm, die elektronische Rechnung dagegen die Ausnahme ist. Denn die elektronische Übermittlung einer Rechnung setzt voraus, dass der Empfänger diesem Vorgehen zustimmt (§ 14 Abs. 1 Satz 7 UStG). Im Übrigen gelten für die notwendigen Angaben auf Rechnungen die gleichen Vorgaben wie für Rechnungen auf Papier.

 

Rechnungen mit Software erstellen

Wenn du dir jetzt die Frage stellst, ob du dir jede notwendige Angabe auf einer Rechnung merken musst, dann kannst du beruhigt sein. Natürlich gibt es auch für die Rechnungen von großen und kleinen Unternehmen leistungsfähige Software. Dann brauchst du dir über fortlaufende Rechnungsnummern, Besonderheiten für Kleinunternehmer, die Angabe von Name und Anschrift des Leistungsempfängers und vieles andere mehr keine Sorgen zu machen. Die Software übernimmt diese Aufgaben und sorgt dafür, dass jede Rechnung die Pflichtangaben enthält. In vielen Fällen enthalten die Programme auch Hilfen zu Einzelfragen.

 

Muster für eine Rechnung mit allen Pflichtangaben

Zum Abschluss des Ganzen ein Muster. So sieht eine Rechnung aus, die alle Pflichtangaben enthält. Mit einer Rechnung dieser Art erfüllst du deine gesetzlichen Pflichten als Unternehmer. Und als Empfänger einer solchen ordnungsgemäßen Rechnung über eine Lieferung bist du zum Vorsteuerabzug berechtigt.

 

  • Wenn du ein Kleinunternehmer bist, musst du in deiner Rechnung darauf einen Hinweis geben. Und selbstverständlich darfst du die Umsatzsteuer (so wie hier) nicht berechnen.

 

 

Rechnung

An
Konrad Mustermann
Musterstr. 12
00000 Musterstadt
Peter Müller
Hauptstr. 14
00000 X-Stadt
Telefon: 000/12345678
E-Mail: peter.mueller@gmail.com
Datum: 12. Januar 2016
Sehr geehrter Herr Mustermann,

hiermit berechne ich Ihnen:

Rechnung Nr. 2016-01-12-02
 
Ware Menge Entgelt Umsatzsteuer 7% Umsatzsteuer 19 % Summe
Äpfel 250 kg € 300,00 € 21,00 -,- € 321,00
Apfelsaft 100 Liter € 100,00 -,- € 19,00 € 119,00
Rechnungsbetrag € 400,00 € 21,00 € 19,00 € 440,00
Das Datum der Rechnung entspricht dem Leistungsdatum.

Ich bedanke mich für den Auftrag sehr herzlich. Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag in den nächsten zwei Wochen auf das unten genannte Bankkonto.

Mit freundlichen Grüßen,

Peter Müller

 

Steuernummer: 12/345/67890, Finanzamt X-Stadt

Bankverbindung: Peter Müller | Sparkasse X-Stadt | BIC XSTADTSPAR212 | IBAN DE56 8000 0013 5087 6985 05

 

Und hier geht´s weiter zum kostenlosen Download deiner Rechnungsvorlage, viel Erfolg;)

 

 

Nadeem Ahmad

Nadeem ist Director Marketing & Sales bei weclapp. Er hat Marketing & Wirtschaftsinformatik an der Goethe Universität in Frankfurt studiert und begeistert sich seit vielen Jahren für neue Technologien & Software.