Eigenbeleg Vorlage & Muster zum Download

Die Eigenbeleg Vorlage einfach als Word oder PDF Muster kostenlos herunterladen und ausfüllen

Eigenbeleg erstellen mit kostenloser Vorlage

Belege für Betriebsausgaben

„Keine Buchung ohne Beleg“ – dieser Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung dürfte allen Geschäftsleuten und kaufmännischen Angestellten vertraut sein. Allerdings kommt es in jedem Unternehmen gelegentlich vor, dass Rechnungen oder Quittungen verloren gehen oder für einzelne Geschäftsvorfälle gar nicht ausgestellt werden. Dabei handelt es sich meist um Belege über Ausgaben, die als Betriebsausgaben den Unternehmensgewinn und somit auch die Steuerlast mindern. Damit das Finanzamt bei Betriebsprüfungen diese Betriebsausgaben anerkennt, muss ein Beleg vorhanden sein, der den jeweiligen Geschäftsvorfall glaubhaft und nachvollziehbar dokumentiert. In diesen Fällen können ausnahmsweise selbst ausgestellte Belege die fehlenden Rechnungen oder Quittungen ersetzen. Das Schreiben dieser Ersatzbelege ist nicht schwierig, trotzdem können kostenlose Vorlagen und Muster die Arbeit erleichtern. Auch Online-Tools unterstützen das unkomplizierte und kostenlose Ausstellen dieser Notbelege.

Eigenbeleg Muster als Vorlage

Unsere kostenlosen Vorlagen helfen dabei profesionelle Eigenbelege zu erstellen. Laden Sie einfach die folgenden Eigenbelege als Word-Dokument herunter und passen Sie diese beliebig an.

icon_doc Eigenbelegvorlage für Microsoft Word (97-2003.doc) herunterladen
icon_doc Eigenbelegvorlage für Microsoft Word (ab 2010 .docx)
icon_doc Eigenbelegvorlage Muster (.pdf)

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Muster für einen Eigenbeleg

Zahlungsempfänger:Restaurant Muster
An der Muster 5
33333 Musterstadt
Zahlungsgrund:Trinkgeld für Bewirtung
Anlass:Geschäftsessen mit Vertretern der Muster GmbH
Datum der Zahlung:04.08.2014
Betrag:10,00 €
Grund für Eigenbeleg:nicht quittiertes Trinkgeld
Datum:06.08.2014
Unterschrift:

Auch unsere kostenlose Vorlage für Word oder das ebenfalls kostenlos nutzbare Online-Tool helfen beim Ausstellen von Eigenbelegen.

Eigenbeleg als Ersatz

Existiert für eine Ausgabe kein Beleg und ist eine nachträgliche Beschaffung der Fremdbelege oder einer Kopie der Quittung oder Rechnung nicht möglich oder zu aufwendig, so kann der Unternehmer oder der Mitarbeiter selbst einen Eigenbeleg ausstellen. Auf diesem notiert er die wichtigsten Informationen zum Geschäftsvorfall. Der Eigenbeleg dient in der Buchführung als Grundlage für die Verbuchung des Geschäftsvorfalls. Kostenlose Muster und Vorlagen unterstützen das Ausstellen dieser Ersatzbelege. Die Ausgaben müssen selbstverständlich betrieblich veranlasst sein, um als Betriebsausgaben zu gelten. Gezahlte Umsatzsteuer kann der Unternehmer nicht als Vorsteuer abziehen, wenn er den Geschäftsvorfall nur mit einem Eigenbeleg dokumentiert. Jedoch gilt dann auch der gesamte Bruttobetrag als Betriebsausgabe. Neben den Fällen, wo ein Eigenbeleg den Originalbeleg ersetzen soll, gibt es in einem Unternehmen auch Geschäftsvorfälle, bei denen es zur Erstellung von Eigenbelegen gar keine Alternative gibt, zum Beispiel bei Privatentnahmen und -einlagen von Geld oder Gegenständen oder bei außerplanmäßigen Abschreibungen. Kostenlose Vorlagen und Muster helfen beim Erstellen von Eigenbelegen. Ebenso bieten wir ein Online-Tool für diesen Zweck an, das auch kostenlos zur Verfügung steht.

 

Mit Vorlagen Ersatzbelege für Kleinbeträge erstellen

Bei Ausgaben bis 150 Euro für die, rein rechtlich gesehen, nur eine Quittung anstatt einer ordnungsgemäßen Rechnung erforderlich ist, dürfte die Anerkennung von Eigenbelegen durch das Finanzamt weniger problematisch sein. Bei Kleinstbeträgen, zum Beispiel für Parkuhren, Münzschließfächer, Gebühren an öffentlichen Kopierern und ähnlichen betriebsbedingten Ausgaben, ist es sogar üblich, einen Eigenbeleg zu erstellen, da in vielen dieser Fälle keine Quittungen verfügbar sind. Trotzdem ist es immer besser, falls irgendwie möglich, auch bei Kleinstbeträgen eine Quittung ausstellen oder vom Automaten ausdrucken zu lassen, da die Buchführung dadurch insgesamt plausibler und nachvollziehbarer wird. Die Betriebsprüfer neigen in diesem Fall eher dazu, andere eigene Belege anzuerkennen, bei denen es nicht möglich war, einen Beleg oder Ersatzbeleg zu beschaffen. Aus diesem Grund sind auch Sammellisten über Kleinstbeträge als Eigenbeleg nicht empfehlenswert. Diese verursachen bei der Erstellung zwar weniger Aufwand, machen jedoch die Buchführung insgesamt unübersichtlicher. Mit unserer kostenlosen Vorlage für Word oder unserem kostenlos nutzbaren Online-Tool erstellt man einen Eigenbeleg auch für Kleinstbeträge schnell und effizient.

 

Form und Inhalt

Das Ausstellen eines Eigenbelegs sollte immer zeitnah zum Geschäftsvorfall erfolgen. Da er als Buchungsbeleg dient, beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist zehn Jahre. Es gibt keine vorgeschriebene Form. Man kann einen Eigenbeleg auch handschriftlich erstellen. Beim Anfertigen einheitlicher, vollständiger und übersichtlicher Ersatzbelege hilft unser Online-Tool, das kostenlos zur Verfügung steht oder eine kostenlose Vorlage. Denn bestimmte Angaben sind auf Eigenbelegen unverzichtbar, damit es bei der Anerkennung der Ausgaben keine Probleme gibt.

Pflichtangaben auf Eigenbelegen:

  • Name und Anschrift des Zahlungsempfängers,
  • Zahlungsgrund (Art der Leistung oder Art und Menge der gekauften Waren),
  • geschäftlicher Anlass,
  • Termin der Zahlung,
  • gezahlter Betrag (brutto),
  • Grund für das Fehlen eines Originalbelegs,
  • Datum der Ausstellung des Eigenbelegs,
  • Unterschrift des Ausstellers.

Kostenlose Vorlagen helfen dabei, dass man keine der geforderten Angaben vergisst. Auch unser Online-Tool, das ebenfalls kostenlos zur Verfügung steht, stellt die Vollständigkeit der geforderten Informationen sicher.

 

Typische Gründe für einen Eigenbeleg bei Betriebsausgaben

Die Rechnung oder Quittung:

  • ging verloren,
  • wurde versehentlich vernichtet,
  • ist stark beschädigt,
  • wurde gestohlen.

Eine Rechnung oder Quittung wurde nicht ausgestellt, weil:

  • der Mitarbeiter versäumte, den Beleg zu verlangen (zum Beispiel auf Geschäftsreise).
  • der Zahlungsempfänger üblicherweise keine Rechnungen schreibt oder keine Quittung ausstellen möchte (typisch beim Kauf gebrauchter Gegenstände von Privatpersonen).
  • im Ausland mitunter Rechnungen oder Quittungen schwer erhältlich sind.
  • für Kleinstbeträge in vielen Fällen kein Beleg ausgestellt wird (Trinkgelder, Parkuhren, Gepäckaufbewahrung, öffentliche Kopierer).

Ganz gleich, aus welchem Grund kein Originalbeleg vorhanden ist, kostenlose Vorlagen unterstützen ein schnelles und korrektes Ausstellen von Eigenbelegen. Besonders unkompliziert hilft ein Online-Tool bei dieser Aufgabe, das auch kostenlos zur Verfügung steht.

Vorteile der Nutzung kaufmännischer Software

Unser Muster für einen Eigenbeleg lässt sich kostenlos als Vorlage oder Anregung verwenden. Auch die kostenlose Nutzung eines Online-Tools bieten wir für diesen Zweck an. Beide Möglichkeiten können bei der schnellen und unkomplizierten Erstellung von Eigenbelegen helfen. Noch effektiver und sicherer ist die Nutzung einer kaufmännischen Software für die Buchhaltung, die auch das Erstellen von Eigenbelegen unterstützt. Die Verbindung der Belegerstellung mit dem Verbuchen der Geschäftsvorfälle verringert das Fehlerrisiko und erhöht die Transparenz der Buchführung. Die im Zusammenhang mit der Software zur Verfügung stehende Vorlage enthält Felder für alle Pflichtangaben. Die Daten des Zahlungsempfängers sind entweder bereits vorhanden oder nach dem Erfassen und dem Erstellen des Belegs auch für die Buchführung verwendbar. Es ist jederzeit ersichtlich, für welche Geschäftsvorfälle Ersatzbelege zum Einsatz kamen. Insgesamt ist die Buchführung besser nachvollziehbar.

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Die hier bereitgestellten Informationen wurden mit größter Sorgfalt recherchiert. Dennoch kann weclapp keine Gewähr für die Richtigkeit übernehmen. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Daten keine Handlungsanleitung darstellen, sondern als Erstinformation gedacht sind und eine fachliche und individuelle Beratung nicht ersetzen können.

Stand: 08.08.2019