Fahrtenbuch Vorlage als Excel, PDF oder Word

Mit der Fahrtenbuch Vorlage einfach und schnell  professionelle Fahrtenbücher erstellen.

Fahrtenbuch Vorlage als Excel Download

Zu den betrieblichen Aufwendungen zählen auch die Kosten, die durch das Fahren eines Autos verursacht werden – das sind hauptsächlich Benzinkosten, aber auch Kosten für Versicherungen, Ersatzteile, Zubehör oder Reparaturen. Wenn ein Auto sowohl privat als auch für den Betrieb genutzt wird, muss unterschieden werden zwischen privater und betrieblicher Kfz-Nutzung. Welche privaten und welche betrieblichen Fahrten innerhalb eines bestimmten Zeitraums vorlagen, muss der Steuerpflichtige nachweisen. Ansonsten werden die Anteile pauschaliert festgestellt. Dieses tatsächliche Verhältnis wird mit einem Fahrtenbuch nachgewiesen, das zur Vorlage beim Finanzamt dient. Wer sich das Führen eines Fahrtenbuchs einfach und übersichtlich gestalten will, benutzt eine Fahrtenbuch Vorlage als Excel Download, die kostenlos erhältlich ist.

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Fahrtenbuch Muster als Vorlage

Unsere kostenlosen Vorlagen helfen dabei profesionelle Lieferscheine zu erstellen. Laden Sie einfach die folgenden Lieferscheine als Word-Dokument herunter und passen Sie diese beliebig an. Durch Klick auf „Gefällt mir“ werden die Download-Links sichtbar.

 

Fahrtenbuchicon_doc Fahrtenbuchvorlage für Microsoft Word (97-2003.doc)
icon_doc Fahrtenbuchvorlage für Microsoft Word (ab 2010 .docx)
icon_doc Fahrtenbuchvorlage (.pdf)
excel-icon Fahrtenbuchvorlage (Excel)

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Was ist ein Fahrtenbuch?

Was in der Seefahrt Logbücher und im Flugverkehr Flugbücher sind, ist im Straßenverkehr das Fahrtenbuch. Es dokumentiert bei einer geschäftlichen Nutzung des Autos das Verhältnis von betrieblichen zu privaten Fahrten. Ein Fahrtenbuch erfüllt daher vor allem zwei Zwecke:

  • Betriebsinterne Abrechnungen
  • Steuerliche Geltendmachung (zum Beispiel bei der Einkommensteuererklärung) zur Vorlage beim Finanzamt

Oft werden Aufzeichnungen von Fahrtenbüchern auch als Beweismittel in Gerichtsverfahren herangezogen. Gerade deshalb ist es besonders wichtig, ein Fahrtenbuch ordentlich und gewissenhaft zu führen.

Gesetzliche Grundlagen: Pflichtangaben im Fahrtenbuch

Die gesetzliche Grundlage für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch findet sich im Einkommensteuergesetz, genauer gesagt: in § 6 Abs. 1 Nr. 4 Nr. 2 EStG. Außerdem ist die Lohnsteuerrichtlinie R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 bei der Führung eines Fahrtenbuchs – auch wenn dieses mit der Hilfe einer Software wie einer Excel Vorlage erstellt wurde – zu beachten. In ein Fahrtenbuch sind zumindest diese Daten einzutragen:

  • Betriebliche Nutzung:
    • Datum der Fahrt
    • Zweck der Fahrt (Name des Kunden oder Geschäftspartners, Auftrag o. Ä.)
    • Start-Kilometerstand
    • Ziel-Kilometerstand
    • Gesamt-Kilometer
    • Private Nutzung:
      • Datum der Fahrt
      • Start-Kilometerstand
      • Ziel-Kilometerstand

Bei privater Nutzung muss nicht angegeben werden, welchen Zweck die Privatfahrt hatte. Ebenso wenig müssen Angaben über Start- und Zieladresse gemacht werden. Dies ist auch verständlich – denn das Privatleben geht das Finanzamt nichts an. Nur der Kilometerstand ist hier von Interesse, damit sich ein einheitliches und lückenloses Bild ergeben kann. Gerade die Lückenlosigkeit der Aufzeichnungen ist wichtig. Um diese zu gewährleisten, kann eine Excel Vorlage für ein Fahrtenbuch besonders hilfreich sein.

Wann wird ein Fahrtenbuch benötigt?

In der Praxis werden Firmenwagen vom Unternehmer für die folgenden Zwecke genutzt, die jeweils in einem Fahrtenbuch als solche gekennzeichnet werden müssen:

  • Dienstlich veranlasste Fahrten,
  • Privat veranlasste Fahrten,
  • Fahrten zwischen Wohnung und Unternehmenssitz,
  • Fahrten, die aufgrund einer doppelten Haushaltsführung notwendig werden.

Was ist in diesem Zusammenhang die 1%-Regelung?

Eine pauschale Bestimmung des privaten Nutzungswerts kann mit der sogenannten 1%-Regelung erfolgen. Dafür werden jeden Monat 1 Prozent des Pkw-Listenpreises für die privaten Fahrten als geldwerter Vorteil versteuert. Wie teuer der Wagen tatsächlich war, spielt keine Rolle. In der Regel ist die 1%-Regelung bei Kleinwagen oder älteren Wagen günstiger.

Wichtig: Seit dem 1. Januar 2006 ist die 1%-Regelung nur noch auf Kfz anwendbar, die zum notwendigen Betriebsvermögen gehören. Es werden also nur noch Fahrzeuge einbezogen, die mindestens zu 50 Prozent betrieblich genutzt werden.

Wie ist ein Fahrtenbuch aufgebaut?

Ein Fahrtenbuch muss so geführt und aufgebaut sein, dass eine leichte Überprüfung der Angaben (vor allem durch das Finanzamt) jederzeit ohne Hindernisse möglich ist. Dazu gehören unter anderem:

  • Eine gebundene Form (Ausnahme: elektronisches Fahrtenbuch),
  • Die lückenlose Dokumentation für einen kompletten Veranlagungszeitraum,
  • Zeitnahe Eintragungen.

Vorlagen für Fahrtenbücher im Schreibwarenhandel verfügen zumeist über einen Aufbau, der von den Finanzämtern akzeptiert wird. Auch Excel Vorlagen für Fahrtenbücher verschaffen einen Einblick in den Aufbau eines Fahrtenbuchs.

Zusätzliche Belege zum Fahrtenbuch aufbewahren!

Im Zusammenhang mit der Vorlage eines Fahrtenbuchs beim Finanzamt kann dieses auch verlangen, andere Nachweise zu belegen. Diese sind deshalb ebenfalls aufzubewahren. In Betracht kommen hierfür zum Beispiel:

  • Inspektionsrechnungen
    • zur Kontrolle, ob Kilometerstände aus der Inspektionsrechnung mit den Angaben im Fahrtenbuch übereinstimmen,
  • Tankstellenquittungen
    • zur Kontrolle, ob der Ort der Tankstelle zu den Eintragungen im Fahrtenbuch passt.

Beispiel für ein Fahrtenbuch in der Praxis

Mithilfe von Excel lässt sich ein Fahrtenbuch übersichtlich darstellen. Eine Excel Vorlage, die kostenlos als Software zum Download erhältlich ist, stellt eine übersichtliche Excel Tabelle auf, in die nur wenige Daten eingetragen werden müssen. Auf dieser Grundlage können dann – zeitnah, am besten täglich – die Eintragungen in das Fahrtenbuch erfolgen. Ein Beispiel für ein mit einer Excel Vorlage erstelltes Fahrtenbuch kann so aussehen:

 

DatumStart – ZielFahrtzweck, Geschäftspartnerkm-Stand beim Startkm-Stand Zielkm betrieblichkm privat
Dienstag, 27.10.2015privat20.39820.44042
Dienstag, 27.10.2015Y-Str. 7 Y-Stadt, Betrieb X-StadtFahrt zum Betrieb in X-Stadt20.44020.49252
Dienstag, 27.10.2015Betrieb X-Stadt – Restaurant Olympos Z-StadtGeschäftsessen, Hr. Müller, Betrieb XYZ, wegen Auftrag20.49220.52735
Dienstag, 27.10.2015Restaurant Olympos Z-Stadt, Wohnung X-StadtFahrt vom Restaurant in die private Wohnung20.52720.55730
Summe20.55711742

 

Eine Anmerkung zu dieser Vorlage: Für die Autofahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte hat es sich der Vermerk „W – A” eingebürgert und wird vom Finanzamt bei der Vorlage eines Fahrtenbuchs akzeptiert.

Wie wird das Fahrtenbuch steuerlich betrachtet?

Das Fahrtenbuch hat vor allem steuerliche Vorteile. Wird ein Fahrtenbuch, das vom Finanzamt als Vorlage gefordert wird, nicht oder falsch geführt, pauschaliert das Finanzamt den Anteil der Privatfahrten. In aller Regel wird dabei zuungunsten des Steuerpflichtigen, der sein Auto betrieblich und privat nutzt, pauschaliert. Die Folge sind erhebliche steuerliche Belastungen. Wer ein Fahrtenbuch korrekt zum Beispiel mit der Hilfe einer Excel Vorlage führt, zur Vorlage beim Finanzamt bereithält und damit plausibel nachweist, wie groß der Anteil betrieblicher Autofahrten ist, kann also eine Menge Steuern sparen.

Grundsätze eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs:

Für das Führen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs mit Excel als Unterstützung, sind nur einige wenige Grundsätze zu beachten. In der Praxis hat es sich als vorteilhaft erwiesen, alle Fahrten möglichst direkt nach Beendigung zunächst in eine Excel Tabelle einzutragen, die Stimmigkeit zu überprüfen und sodann in das eigentliche Fahrtenbuch zu übertragen. Wichtig sind hierbei:

  • die zeitnahe Eintragung,
  • die chronologische Eintragung sowie
  • aus sich selbst heraus verständliche Angaben (keine bloßen Verweise auf andere Unterlagen oder Notizen).
  • Es ist grundsätzlich zulässig, einzelne Teilabschnitte zusammenzufassen.

Fahrtenbuch als Excel Tabelle – was sagt das Finanzamt?

Eine Excel Tabelle als solche wird vom Finanzamt nicht als gültige Vorlage eines Fahrtenbuchs akzeptiert. Die Begründung hierfür ist, dass mit Excel erstellte Daten nachträglich veränderbar sind. Dies widerspricht dem Grundsatz der Unveränderbarkeit der Daten in der Buchführung. Das Finanzamt verlangt deshalb grundsätzlich in Papierform geführte Fahrtenbücher. Vorlagen dafür gibt es im Schreibwarenhandel. Wer als Selbstständiger nur sehr wenige betrieblich bedingte Fahrten mit dem eigenen Pkw ausführt, ist mit einem Fahrtenbuch aus Papier ohne Zuhilfenahme einer Excel Vorlage gut bedient. Eine Excel Vorlage als kostenloser Download ist jedoch dann von Vorteil, wenn man sich die Arbeit erleichtern will oder statistische Auswertungen benötigt werden.

Wie sieht es mit einem elektronischen Fahrtenbuch

Als Ausnahme zu dem Grundsatz, dass ein Fahrtenbuch in Papierform geführt werden muss, akzeptiert das Finanzamt unter bestimmten Voraussetzungen elektronische Fahrtenbücher. Ein elektronisches Fahrtenbuch muss jedoch folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • Nachträgliche Änderungen müssen entweder von vornherein nicht möglich sein oder
  • Änderungen müssen vom Programm automatisch dokumentiert werden.

Neben dem Kostenargument, das gegen das Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs spricht, ist bei elektronischen Fahrtenbüchern auch immer die Gefahr gegeben, dass Finanzämter oder Finanzgerichte bestimmte Programme nicht akzeptieren. Für kleine und mittlere Unternehmen empfiehlt sich deshalb das Führen eines Fahrtenbuches aus Papier. Als Hilfsmittel für die Erstellung eignen sich Excel Vorlagen als kostenlose Downloads.

Erleichterungen für bestimmte Berufsgruppen aus?

Für bestimmte Berufsgruppen, bei denen das Führen eines Fahrzeugs notwendig ist, räumt der Gesetzgeber Erleichterungen bei der Führung eines Fahrtenbuchs ein. Bei der Vorlage eines Fahrtenbuchs akzeptiert das Finanzamt Einträge, die weniger ins Detail gehen müssen. Dies sind zum Beispiel:

  • Taxifahrer: Für Fahrten im Pflichtfahrgebiet reichen tägliche Eintragungen zum Beginn und zum Ende der Gesamtfahrt aus. Einzelfahrten müssen nicht explizit angegeben werden.
  • Fahrlehrer: Hier reichen Angaben wie zum Beispiel „Lehrfahrten” oder „Fahrschulfahrten” aus.
  • Monteure im Kundendienst oder Handelsvertreter, die jeden Tag wechselnde Auswärtstätigkeiten auszuführen haben, können sich auf Angaben zu den besuchten Kunden beschränken.

Fahrtenbuch Vorlage mit Excel erstellen:

Eine Fahrtenbuch Vorlage als Excel Download setzt zunächst einmal voraus, dass das Office-Programm Excel auf Ihrem Rechner installiert ist. Microsoft Excel ist ein weltweit bekanntes Tabellenkalkulationsprogramm. Aufgrund der Beliebtheit von Excel gibt es eine Vielzahl von kostenlosen Vorlagen für die verschiedensten Einsatzzwecke, die teilweise auch von Microsoft selbst zum Download angeboten werden: Gruppenzeitpläne, Kalender, Vorlagen für Spesenabrechnungen gehören zum Beispiel dazu. Excel ist universell einsetzbar und leicht verständlich – auch News und Tipps zu Excel sind im Programm stets mühelos aufzurufen. Mit Excel Vorlagen lassen sich Tabellen, Statistiken und Diagramme erstellen, die eine leichte Auswertung von Daten ermöglichen – auch bei einem Fahrtenbuch:

  • In welchen Monaten finden besonders viele Dienstfahrten statt?
  • An welchen Wochentagen ist der Anteil von Dienstfahrten am höchsten?
  • Wie hoch ist die durchschnittliche Länge von Dienstfahrten?

Software für das Fahrtenbuch

Die Excel Vorlage für ein Fahrtenbuch rentiert sich für Selbstständige bereits nach kurzer Zeit – wenn der Download kostenlos ist, sogar sofort. Wer sich selbst nicht die Mühe machen will, eine eigene Excel Tabelle als Vorlage zur Unterstützung der Führung eines Fahrtenbuchs zu programmieren, kann auf kostenlose Downloads aus dem Internet zurückgreifen. Auch für die Themen Buchführung und Steuern gibt es leistungsfähige Finanzsoftware und Vorlagen, die zum Download erhältlich sind. Wer mehr zum Thema Fahrtenbuch wissen will, erhält kostenlos Informationen, News und Tipps aus dem Internet – denn wer als Selbstständiger Geld und Zeit sparen will, sollte immer gut informiert sein.

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Die hier bereitgestellten Informationen wurden mit größter Sorgfalt recherchiert. Dennoch kann weclapp keine Gewähr für die Richtigkeit übernehmen. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Daten keine Handlungsanleitung darstellen, sondern als Erstinformation gedacht sind und eine fachliche und individuelle Beratung nicht ersetzen können.

Stand: 05. 01.2015