Kostenlose Kassenbuch Vorlage als Excel und PDF

Das Kassenbuch – Teil der ordnungsgemäßen Buchführung

Kostenlose Kassenbuch Vorlage

Überblick über Ihre Kassen

Immer wenn Bargeld im Unternehmensalltag eine Rolle spielt, besteht für viele Unternehmer die Verpflichtung, ein Kassenbuch zu führen. In diesem erfasst man sämtliche Bargeldbewegungen chronologisch. Es ist Hilfsmittel und Vorlage für die Buchhaltung. Zu den Bargeldbewegungen gehören sowohl Einzahlungen als auch Auszahlungen.
Entsprechende Geschäftsvorfälle gibt es nicht nur im Handel mit vielen Kunden, sondern in fast allen Unternehmen. Zum Beispiel erfolgt der Kauf von Briefmarken oder Büromaterial meist mit Bargeld. In größeren Unternehmen sind oft mehrere Kassen vorhanden. Dabei gibt es eine Hauptkasse und mehrere Nebenkassen.

Kassenbuch Muster als Vorlage

Unsere kostenlosen Vorlagen helfen bei der professionellen Kassenbuchführung. Laden Sie einfach die folgenden Kassenbuchvorlagen im gewünschten Format herunter und passen Sie diese beliebig an.

kassenbuch
excelKassenbuch Vorlage Muster (Excel)
icon_doc Kassenbuch Vorlage für Microsoft Word (97-2003.doc) herunterladen
icon_doc Kassenbuch Vorlage für Microsoft Word (ab 2010 .docx)
icon_doc Kassenbuch Vorlage Muster (.pdf)

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Inhaltliche Anforderungen:

Bei der Abrechnung fließt der Bestand der Nebenkassen in die Hauptkasse ein. Ist ein Unternehmer verpflichtet, Kassenbücher zu führen, so besteht diese Pflicht für jede Kasse. Eine Vorlage hilft dabei. Unternehmenskassen nur buchmäßig zu führen, ist nicht erlaubt. Deshalb ist es wichtig, das Geschäfts- vom Privatvermögen zu trennen. Das bedeutet, es sollte zumindest eine Geldkassette vorhanden sein. Die private Brieftasche ist kein Ersatz für eine ordnungsgemäß geführte Geschäftskasse. Das Kassenbuch enthält Aufzeichnungen über die einzelnen Einnahmen und Ausgaben in ihrer zeitlichen Reihenfolge. Aus einem korrekt geführten Kassenbuch lässt sich jederzeit der aktuelle Kassenbestand ermitteln. Es ist wichtig, neben den Einnahmen und Ausgaben aus der Geschäftstätigkeit auch Umschichtungen zwischen Kasse und Bank und zwischen Kasse und Privatvermögen des Unternehmers zu erfassen. Kassenbücher gibt es als gebundene Vordrucke im Handel. Eine Vorlage, zum Beispiel als PDF oder für Excel, kann man selbst erstellen. Man findet sie aber auch kostenlos im Internet. Nach dem Download lässt sie sich beliebig oft ausdrucken. Die einzelnen Blätter füllt man aus und heftet sie zum Kassenbuch zusammen. Auch Software, die bestimmte Anforderungen erfüllt, kann eine große Hilfe sein. Eine kostenlose Vorlage und Tipps zu Finanzen und anderen Themen stehen zum Download zur Verfügung.

Tipps zur Belegorganisation

Das Kassenbuch umfasst nicht nur die Aufzeichnungen, sondern auch die geordnet abgehefteten Belege. Zu jeder Aufzeichnung, das heißt zu jedem Geschäftsvorfall, gehört ein Beleg. Das kann eine Quittung oder eine bar bezahlte, eingegangene oder ausgegangene Rechnung sein. Eine Vorlage für Belege sollte immer bereitliegen. In Ausnahmefällen, wenn kein Fremdbeleg vorhanden ist, kann ein Eigenbeleg als Ersatz dienen. Das ist meist bei Privatentnahmen oder -einlagen der Fall. Es ist empfehlenswert immer entsprechende Vorlagen für den Eigenbeleg zur Hand zu haben. In Unternehmen mit vielen Bareinnahmen, für die Kunden im Normalfall keine Rechnung erhalten, gelten die Aufzeichnungen der Registrierkassen als Belege. Ein Kassenbuch und sämtliche zugehörige Belege sind mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren. Für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch und andere geschäftliche Themen kann eine Vorlage, die für Excel oder als PDF kostenlos als Download zur Verfügung steht, viel Zeit sparen.

Muss jeder Unternehmer ein Kassenbuch führen?

Nur Unternehmen, die buchführungspflichtig sind und somit ihren Gewinn durch Bilanzierung ermitteln, sind gesetzlich dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Das heißt, wer seinen Unternehmenserfolg durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung im Sinne des § 4 Abs. 3 EStG ermittelt, ist nicht an die Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs gebunden. Das betrifft Kleinunternehmer, die gemäß § 19 UStG aufgrund geringer Umsätze von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind, und Freiberufler wie zum Beispiel Ärzte, Anwälte, Journalisten und Künstler. Trotzdem besteht auch in diesen Fällen bis auf wenige Ausnahmen eine Einzelaufzeichnungspflicht. Diese umfasst die chronologische Aufzeichnung jeder einzelnen Betriebseinnahme und -ausgabe, immer auf Basis der entsprechenden Belege. Nur die Vorschriften für die Form dieser Aufzeichnungen sind weniger streng, es ist kein Kassenbuch im engeren Sinne zu führen. Auch für diese Form der Aufzeichnung ist eine Vorlage hilfreich. Trotzdem kann es sinnvoll sein, auch ohne Verpflichtung eine Kasse mit einem ordnungsgemäßen Kassenbuch zu führen, besonders wenn viele Bargeschäfte oder hohe Bargeldsummen eine Rolle spielen. Das verschafft dem Unternehmer einen besseren Überblick über seine Finanzen. Eine kostenlose Vorlage als PDF oder für Excel zum Ausdrucken findet man als Angebot zum Download im Internet.

Welche Anforderungen muss ein Kassenbuch erfüllen?

Wie alle Buchführungsunterlagen muss ein Kassenbuch so geführt werden, dass sich ein sachverständiger Dritter in einem angemessenen Zeitraum einen Überblick verschaffen kann. Die Gestaltung der Vorlage orientiert sich dabei auch an der Art des Geschäfts, da je nach Branche mehr oder weniger Barumsätze anfallen. Für jeden einzelnen Geschäftsvorfall muss ein Kassenbucheintrag folgende Pflichtangaben enthalten:

  • Datum,
  • fortlaufende Nummer, die der Belegnummer entspricht,
  • Buchungstext (Art des Geschäftsvorfalls),
  • Betrag und Währung,
  • Umsatzsteuersatz,
  • Umsatzsteuerbetrag,
  • aktueller Kassenbestand.

Eine kostenlose Vorlage hilft dabei, keine dieser Pflichtangaben zu vergessen. Die Reihenfolge der Angaben ist nicht vorgeschrieben. Zusätzliche Informationen, wie beispielsweise die Namen der Kunden oder die Konten für die Buchhaltung können zusätzlich mit einfließen. Besonders bei kleineren Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl an Kunden ist es empfehlenswert, die Namen zu notieren. So behält man einen Überblick über die Interessen der Kunden, was für Marketing-Bemühungen des Unternehmens vorteilhaft sein kann. Nur bei Bareinnahmen von mehr als 10.000 Euro schreibt das Geldwäschegesetz vor, den Namen des jeweiligen Kunden oder Geschäftspartners im Kassenbuch zu vermerken. Generell lässt sich die Vorlage an die Art des Unternehmens anpassen, sofern die Pflichtangaben vorhanden sind. Wenn man keine für das Kassenbuch geeignete und zugelassene Software verwendet, ist das Buch oder die Vorlage handschriftlich auszufüllen. Jeder einzelne Geschäftsvorfall muss in einer separaten Zeile stehen. Leerzeilen sind nicht erlaubt. Die Aufzeichnung der Ein- und Auszahlungen soll täglich erfolgen, in chronologischer Form, ohne Rückdatierung. So ist jederzeit eine Überprüfung des tatsächlichen Kassenbestands möglich. In begründeten Ausnahmefällen ist auch ein Eintrag am nächsten Tag möglich, mit einem entsprechenden Verweis. Eine rechnerische Führung des Kassenbuchs ist nicht erlaubt. Das heißt, es dürfen nur tatsächlich erfolgte Aus- und Einzahlungen erfasst sein. Da eine Kasse praktisch keinen negativen Bestand ausweisen kann, darf dieser auch im Kassenbuch nicht vorkommen.

Besondere Vorschriften für Korrekturen

Kein Eintrag darf nachträglich entfernt oder unkenntlich gemacht werden. Deshalb ist es auch nicht zulässig, das Kassenbuch mit Bleistift zu führen, da dieser radierbar ist. Auch die Verwendung von Tipp-Ex oder Überklebungen sind nicht zulässig. Sollte doch eine Korrektur notwendig sein, ist der fehlerhafte Eintrag so durchzustreichen, dass er noch lesbar ist. Die Berichtigung erfolgt durch einen neuen Eintrag mit Datum und Unterschrift. Diese Anforderungen an ein Kassenbuch sind auch der Grund, warum sich nicht jede Software für diesen Zweck eignet und man ein Kassenbuch auch nicht einfach mit Excel führen darf. In diesem Fall wären nachträgliche Änderungen und Löschungen jederzeit möglich, was bei einem Kassenbuch nicht sein darf. Aber natürlich kann man eine in Excel erstellte Vorlage verwenden, indem man sie ausdruckt und mit der Hand ausfüllt. Es ist nicht notwendig eine solche Vorlage für Excel selbst zu erstellen, denn es gibt sie auch kostenlos als Download. Auch lässt sich Excel auch zur schnelleren und weniger fehleranfälligen Berechnung der aktuellen Kassenbestände und der Steuersätze und damit zur Unterstützung und Kontrolle der Kassenbuchführung verwenden. Ein zusätzliches, handschriftlich geführtes Kassenbuch ist in diesem Fall aber trotzdem notwendig. Eine kostenlose Vorlage hilft dabei, ein Kassenbuch an die Gegebenheiten des Unternehmens anzupassen. So könnte ein Ausschnitt aus einem ausgefüllten Kassenbuch aussehen:

BelegnummerDatumBuchungstextEinzahlungAuszahlungSteuersatzSteuerbetragaktueller Kassenbestand
150,00 €
2412.10.2015vom Bankkonto200,00 €350,00 €
2512.10.2015Fachbuch Tipps fürs Marketing36,75 €7%2,40 €313,25 €
2613.10.2015Briefmarken18,60 €294,65 €
2714.10.2015Kopierpapier71,00 €19%11,34 €223,65 €
2815.10.2015Barverkauf Bälle an Kunden Meyer30,00 €19%4,79 €253,65 €
2915.10.2015Privatentnahme50,00 €203,65 €
3016.10.2015Diesel für Mercedes56,70 €19%9,05 €146,95 €
3116.10.2015Kaffee für Kunden9,18 €7%0,60 €137,77 €

Die Kassenprüfung

Kassenprüfungen sollten regelmäßig stattfinden. Wie oft, das hängt von der Größe des Unternehmens und der Anzahl der Bargeschäfte ab. Beim Zählen des Bargeldbestandes ist die Anfertigung eines Zählprotokolls empfehlenswert, das Art und Anzahl aller enthaltenen Scheine und Münzen dokumentiert und mit Datum, Unterschrift und möglichst auch dem Firmenstempel versehen ist. Eine Vorlage zum Ausfüllen sollte immer vorhanden sein. Der gezählte Kassenbestand muss mit dem aktuellen Bestand des Kassenbuchs übereinstimmen. Eventuelle Abweichungen sind im Kassenbuch zu vermerken. Ob es um den Überblick über Finanzen, Artikel, Kunden oder um andere Themen geht, Tipps oder eine geeignete Vorlage sind oft sehr hilfreich und stehen kostenlos zur Verfügung. So könnte ein Zählprotokoll aussehen:

Zählprotokoll
Firma:
Kasse:
Verantwortliche/r:
Banknoten:AnzahlGesamtwert
500 €
200 €
100 €
50 €
20 €
10 €
5 €
Münzen:
2 €
1 €
0,50 €
0,20 €
0,10 €
0,05 €
0,02 €
0,01 €
Kassenbestand:
Datum:
Unterschrift:

Welche Vorteile bietet eine Kassenbuch-Software?

Ein Kassenbuch manuell auszufüllen, nimmt viel Zeit in Anspruch und lässt schnell Fehler entstehen. Deshalb gibt es Software für diese Aufgabe, oft verknüpft mit der Registrier- oder PC-Kasse, dem Warenwirtschaftssystem, der Software für die Buchhaltung und anderen kaufmännischen Programmen. So ist in vielen Fällen die automatische Kontierung der Geschäftsvorfälle möglich. Man kann jederzeit den Kassenbestand überprüfen und verschiedene andere Abfragen durchführen, zum Beispiel für betriebswirtschaftliche Auswertungen. Eine Vorlage kann jeweils helfen, Informationen aussagekräftig aufzubereiten. Wenn Kunden mit Namen bekannt sind, wie etwa bei Handwerksbetrieben, bekommt man eine gute Übersicht über die Interessen der einzelnen Kunden. Das ist eine große Unterstützung bei den Bemühungen des Unternehmers, seinen Kunden individuelle Angebote zu unterbreiten. Die Verknüpfung mit dem Warenwirtschaftssystem erlaubt einen stets aktuellen Überblick über verkaufte und vorhandene Artikel. Ob für Kassenbuch, Rechnung, Betreuung von Kunden sowie Verwaltung der Artikel oder Finanzen, für viele geschäftliche Themen und Vorgänge kann eine Vorlage für Excel oder als PDF sehr hilfreich sein. Eine passende Vorlage gibt es oft kostenlos als Angebot zum Download.

Anforderungen an die Software für das Kassenbuch

Eine Software, die ein ordnungsgemäßes Kassenbuch ersetzen soll, muss ganz besondere Kriterien erfüllen, damit es bei einer Betriebsprüfung keinen Ärger gibt. Wie auch bei einem handschriftlich geführten Kassenbuch darf es nicht möglich sein, Eintragungen einfach zu löschen oder nachträglich zu ändern. Berichtigungen dürfen nur durch Stornierungen oder Umbuchungen erfolgen, wofür jeweils ein eigener Beleg erforderlich ist. Software, welche diese Anforderungen erfüllt, ist entsprechend zertifiziert. Sind diese Bedingungen nicht gegeben, so lässt sich die Software trotzdem zur Arbeitsunterstützung verwenden, wie auch eine Tabelle in Excel. Ein ordnungsgemäßes Kassenbuch ist in diesen Fällen zusätzlich zu führen. Artikel und Tipps, nicht nur zum Kassenbuch, sondern zu verschiedenen betriebswirtschaftlichen Themen, helfen bei der Organisation des unternehmerischen Alltags. So manche Vorlage, zum Beispiel für Excel, ist dabei eine große Hilfe.

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Stand: 08.08.2019