¿Qué es ERP y qué es un sistema ERP?

ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning, y representa un concepto de organización global para la planificación, el control y la supervisión de los recursos empresariales. Entre ellos, por ejemplo, se encuentran el personal, el capital, los materiales, la maquinaria y las capacidades.

Un sistema ERP es una solución de software que se puede usar en distintas empresas para la planificación, el control y el apoyo de los procesos empresariales. Distintas divisiones, como por ejemplo las compras, la producción, las ventas y la gestión de activos, se conectan entre sí mediante una base de datos, lo cual simplifica la gestión de los recursos empresariales.

En este artículo encontrarás información acerca de los sistemas ERP, soluciones ERP en la nube y ERP as a Service.

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Índice de contenidos

¿Qué es ERP?

Enterprise Resource Planning engloba, además de la planificación, los siguientes tipos de tareas en una empresa:

  • Administración
  • Planificación de necesidades
  • Supervisión

Los constantes cambios en el mercado y la necesidad de adaptarse a él justifican el uso de una estrategia global en una empresa.

Algunas reacciones típicas son, por ejemplo:

✔ Aspiración a la racionalización en todas las divisiones de la empresa con el objetivo de reducir costes o aumentar el rendimiento

✔ Concentración en las competencias principales

✔ Rápida capacidad de adaptación a los cambios en la estructura empresarial, por ejemplo, por:

  • Proyectos de reorganización
  • Creación de empresas derivadas (spin-offs)
  • Traslado al extranjero
  • Fusiones

Para poder implementar estas reacciones más rápidamente, es importante utilizar sistemas ERP profesionales. Estos sistemas se centran sobre todo en la optimización y en el apoyo de los procesos empresariales. Así, logran que la empresa avance hacia la consecución de sus objetivos. Debido a la estrecha relación entre la estrategia y el sistema informático, el término ERP también se suele utilizar en relación con este tipo de sistemas.

Un programa ERP contiene los siguientes elementos:

Elementos de un programa ERP

¿Qué es un sistema ERP?

Un sistema ERP es una solución de software que se puede usar en distintas empresas para la planificación, el control y el apoyo de los procesos empresariales. Distintas divisiones, como por ejemplo las compras, la producción, las ventas y la gestión de activos, se conectan entre sí mediante una base de datos, lo cual simplifica la gestión de los recursos empresariales.

Para entender un software ERP puede ser útil conocer la evolución histórica de estos sistemas. Los predecesores de las soluciones ERP actuales son los sistemas MRP (años 70) y MRP II (años 80) para la planificación de requerimientos de materiales.

En los años 90 se acuñó el término CIM (fabricación integrada por ordenador), que supone una integración de funciones comerciales y técnicas en empresas industriales. En el concepto de CIM se integraron subsistemas como:

  • PCP (planificación y control de la producción)
  • CAD (diseño asistido por ordenador)
  • CAQ (calidad asistida por ordenador)
  • CAM (fabricación asistida por ordenador)

Paralelamente se acuñó el término ERP (Gartner), que básicamente se centraba en la integración de sistemas comerciales (logística, contabilidad, recursos humanos). Este debería expresar que, con las TI modernas, es posible apoyar prácticamente todas las divisiones de una empresa. Su perfeccionamiento se suele designar hoy en día con los términos ERP II o ERP Business Suite.

¿Cuáles son las funcionalidades y los beneficios de un sistema ERP?

Un software ERP es un factor importante para el éxito de una empresa, y se ha comprobado que propicia un aumento del rendimiento o una reducción de los costes de los procesos.

Componentes funcionales
Módulos del programa de gestión empresarial Estos apoyan las funciones/procesos comerciales de una empresa.
Sistemas de usuarios y de acceso El sistema de aplicación ERP funciona en un centro de datos. La instalación, el funcionamiento y el mantenimiento del software son responsabilidad de la empresa o del centro de datos.
Customizing Tool La herramienta adapta las soluciones ERP a los requisitos operativos.
Sistema de desarrollo Estos sistemas crean extensiones de programas individuales y módulos para gestionar extensiones personalizadas.
Herramientas de contabilidad Estas herramientas se utilizan para el uso del módulo del software.
Componentes de capacidad multicliente Estos permiten atender a varios clientes en un solo sistema. De este modo, se impide la comprensión mutua de los datos.
Base de datos Es un almacenamiento de datos persistente y se utiliza para el intercambio de datos.
Sistemas de documentación desde una perspectiva técnica y orientada al usuario Clasifican, archivan y documentan los documentos.
Solution Management Tool Estas herramientas se utilizan para instalar, introducir, mantener y dar servicio al software de aplicación.
Mecanismos de internacionalización Se aplican para el multilingüismo, las unidades de fecha y medida y las monedas.
Herramientas de prueba Las herramientas de prueba se utilizan para evaluar las extensiones del programa.

Las herramientas que están incluidas de forma estándar en un sistema ERP varían en función del proveedor. A continuación se explican con más detalle algunas de las principales funcionalidades.

Funciones empresariales
  • Gestión de materiales (compras, almacenamiento y transporte interno)
  • Ventas
  • Producción
  • Asistencia técnica
  • Montaje
  • Contabilidad (contabilidad financiera, contabilidad de activos)
  • Recursos humanos
  • Sistema de planificación y de información (almacén de datos, funciones de inteligencia empresarial)

Estas funciones empresariales suelen estar complementadas con aplicaciones de ofimática (calendario, planificación, textos y hojas de cálculo) o funciones de gestión de documentos. 

Beneficios
  • Optimización de procesos empresariales
  • Mayor flexibilidad
  • Mayor productividad de los empleados
  • Capacidad de integración de áreas de negocio
  • Información perfeccionada
  • Mayor calidad de los datos
  • Satisfacción del personal
  • Ahorro de tiempo

¿Qué formas de integración ERP existen?

La ventaja diferencial de un sistema de planificación de recursos empresariales es la integración. Básicamente, la integración supone la conjunción de distintos componentes en un sistema global práctico.

La característica fundamental de la integración es que una modificación en una parte puede influir en las partes anteriores y posteriores. Por tanto, en todas las actividadesmodificaciones y entradas debe tenerse en cuenta el impacto que tendrán en el sistema global. Los objetos que pueden integrarse son, por ejemplo:

Datos
Funciones de un programa
Medios
Distintas formas de integración
Integración de datos La integración de datos requiere el uso común de los mismos datos en todas las partes del programa del sistema ERP integrado. Técnicamente, esto se consigue mediante una base de datos que sirve de base al sistema ERP.
Integración de funciones La integración de funciones, por otro lado, significa que todas las funciones del programa interactúan a lo largo del proceso de negocio y, en el mejor de los casos, pueden combinarse en un proceso de negocio mediante una herramienta de modelado. Esto correspondería a una arquitectura orientada al servicio de un sistema ERP.
Integración vertical Si las funciones del programa se intercambian una tras otra, esto se denomina integración vertical.
Integración horizontal Si las funciones de los programas se apoyan unas en otras, se habla de integración horizontal.
Integración de medios La integración de medios permite mostrar texto, imágenes fijas y en movimiento o sonido en un sistema ERP.
Integración en la empresa En el caso de la integración interna, debe garantizarse la cooperación de los sistemas de aplicaciones operativas. La realización técnica tiene lugar a través de un sistema ERP propiamente dicho o más allá de los límites del sistema de aplicación a través de:
Servicios web
Sistemas de integración (sistemas EAI)
Interfaces especialmente programadas
Integración intercompañías Sin embargo, la integración entre empresas es cada vez más importante, ya que un proceso empresarial no suele terminar en las fronteras de la empresa. Es posible que quieras integrar sistemas/funciones ERP de clientes y proveedores en tu propio sistema ERP.

¿Qué es un sistema ERP en la nube?

Hoy en día, una empresa no solo debe decidir qué paquete de software es el más apropiado, sino que también debe saber en qué modelo empresarial debería usarse un software ERP. Las soluciones de ERP en la nube ganan cada vez más popularidad.

En este caso, un operador de la nube proporciona el software —es decir, el sistema ERP— y el hardware a un precio fijo por usuario. El sistema se accede igual que una página web desde un navegador. Así pues, el operador garantiza toda la infraestructura TI. A través de certificaciones de seguridad, como la norma ISO 27001, se garantiza el cumplimiento de elevados estándares de seguridad.

Los sistemas ERP en la nube tienen muchas ventajas:

  • Actualizaciones automáticas y gratuitas
  • Sin gastos de mantenimiento
  • Alivio de la carga del personal de TI
  • Medidas para la seguridad de datos y copias de seguridad
  • Acceso independiente del lugar y del dispositivo
  • Seguridad funcional

¿Cuáles son las ventajas y los inconvenientes de un sistema ERP?

Los sistemas ERP integrados tienen la función de apoyar distintos grupos de usuarios de una empresa, como oficiales administrativos (p. ej., contables, agentes de compras, agentes de ventas, planificadores de necesidades) y personas con poder de decisión (gerentes, jefes de departamento, líderes de equipo) en el cumplimiento de sus tareas en la empresa.

En este sentido, un programa ERP debe apoyar los procesos empresariales. Sin embargo, los sistemas ERP no solo están sujetos a los procesos empresariales, sino que posibilitan mejoras constantes u ofrecen posibilidades innovadoras de hacer cambios radicales.

Además, los sistemas ERP integrados enseñan a los empleados a pensar a nivel de proceso y, así, ayudan a superar los límites de cada departamento de la empresa. Los sistemas ERP, por tanto, son herramientas de asistencia y desarrollo de procesos que se usan para:

✔  Presentar la orientación de los procesos

✔  Optimizar procesos

✔  Cambiar el reparto del trabajo en la empresa

Los programas ERP deben estar integrados en la organización operativa, lo cual convierte un sistema de aplicación ERP en un sistema de información operativo.

Por definición, un sistema de aplicación ERP incluye los programas y los datos operativos. Un sistema de información consiste en el sistema de aplicación ERP y está anclado en la empresa en términos de organización y personal. En este contexto, es muy importante que el sistema ERP sea aceptado a nivel de dirección y personal de administración.

Ventajas como sistema de información

Inconvenientes

Así pues, el gran alcance, la complejidad de las funciones y su integración representan tanto un riesgo como una oportunidad para las empresas usuarias.