Top 8 des coûts d'un logiciel ERP

Top 8 des coûts d'un logiciel ERP

L'introduction d'un logiciel ERP dans ton entreprise est une décision de grande envergure qui doit être bien planifiée. Les décideurs se posent deux questions essentielles avant l'introduction :

  • Quel système permet d'optimiser au mieux les processus de l'entreprise ?
  • Quels sont les coûts à court et à long terme pour l'entreprise ?

Nous t’avons préparé un top 8 des coûts pour t'offrir un aperçu.

Numéro 1 : Les coûts avant la décision

Pour trouver une réponse à la première question, l'entreprise doit déjà investir du temps et de l'argent, car les coûts n'apparaissent pas seulement avec l'achat, l'introduction et l'exploitation d'un système ERP, mais déjà avant. La procédure de sélection d'un système ERP est un long processus qui peut durer des mois. Il mobilise des ressources humaines qui manquent ailleurs dans les activités quotidiennes.

C'est pourquoi nous n'évoquerons que brièvement les coûts engendrés par le processus de sélection.

Dans tous les cas, avant de prendre une décision, il faut également procéder à une analyse de la situation actuelle des processus commerciaux afin d'établir le cahier des charges et de délimiter précisément les fonctions nécessaires.

Alors que les processus commerciaux simples peuvent généralement être couverts par des modules standard, des modules supplémentaires sont utilisés pour les processus complexes.

Conseil :

Avant de commencer à faire une sélection, vous devriez analyser vos processus d'entreprise en détail. Déterminez quelles fonctions sont essentielles pour votre entreprise.

Numéro 2 : Les coûts externes

De nombreuses entreprises ne prennent en compte que les coûts externes. C'est-à-dire ce que coûtent les licences pour le logiciel ERP et la personnalisation de la solution en fonction des processus commerciaux. Tout le reste n'est que rarement budgétisé correctement, comme

  • le matériel informatique
  • les licences de base de données nécessaires ou
  • prestations de consulting

Les coûts internes pour :

  • la réorganisation
  • la migration des données
  • la formation
  • le personnel lié au projet

Ces coûts dépendent de la complexité du projet et sont difficiles à chiffrer à l'avance. Un bref aperçu montre quels aspects des coûts doivent être pris en compte lors de la phase de planification.

L'introduction et l'exploitation d'un logiciel ERP engendrent des coûts pour :

  • consulting
  • licences
  • migration
  • adaptation
  • formation
  • maintenance
  • support
  • mises à jour

Numéro 3 : Les coûts d'éventuels consultants

De nombreuses entreprises qui prévoient d'introduire un système ERP font appel à des consultants externes pour les aider dans la phase préparatoire et dans le choix du logiciel ERP et de son introduction. Ces coûts sont générés en amont et sont difficiles à délimiter.

Ces consultants externes ne sont pas les seuls à représenter un coût, il y a aussi les collaborateurs internes du projet qui coordonnent le déroulement du projet et travaillent en étroite collaboration avec

  • les consultants externes
  • les fournisseurs
  • le management

Les collaborateurs internes doivent être explicitement affectés au projet. Ils manquent alors à d'autres endroits. Il n'est pas rare que les entreprises engagent également de nouveaux collaborateurs pour mener à bien un projet ERP.

Numéro 4 : Les coûts de migration

La plupart des solutions ERP sont encore des modèles de licence sur site classiques. L'entreprise acquiert une licence pour le logiciel de base et d'autres modules pertinents dont elle a besoin pour reproduire les processus commerciaux.

Le prix de la licence est échelonné en fonction du nombre d'utilisateurs qui vont travailler avec le système.

Bien entendu, les coûts de licence "purs" sont loin d'être couverts par les coûts d'introduction, car les bases de données existantes des systèmes utilisés jusqu'à présent doivent être transférées dans le nouveau système ERP et certaines fonctions du système ERP doivent être adaptées aux processus commerciaux.

Il est difficile d'estimer le coût de la migration et de l'adaptation sans une analyse approfondie. Plus les processus commerciaux sont complexes et multiples, plus l'effort et les coûts qui y sont liés sont importants.

Numéro 5 : Les coûts de formation

La formation est indispensable. La productivité du système dépend de la compétence des collaborateurs qui vont travailler avec le système. Ils doivent donc être formés de manière aussi approfondie que possible, afin qu'ils puissent non seulement utiliser le logiciel ERP, mais aussi le comprendre.

Aux coûts de formation au sens strict, c'est-à-dire les coûts des mesures de formation par le fournisseur, s'ajoutent les coûts internes, car les collaborateurs manquent dans les activités quotidiennes et ont besoin d'une phase d'adaptation avant de pouvoir travailler de manière productive avec le nouveau système.

De nombreuses entreprises ne voient que les coûts "purs" de la formation et non les coûts engendrés par l'absence temporaire des collaborateurs pendant la formation. De même, on ne voit pas la phase de familiarisation pendant laquelle les utilisateurs font encore des erreurs et où le système n'est pas encore pleinement productif.

Numéro 6 : Les coûts de maintenance ne comprennent pas les mises à jour

Pour que le système ERP implémenté fonctionne bien et que le client puisse profiter des développements continus et bénéficier d'une assistance, le contrat de maintenance fait partie intégrante des systèmes on-premise. Comme pour le prix de la licence, les frais de maintenance sont calculés selon

  • le type
  • l'étendue de la licence
  • le nombre d'utilisateurs

Les frais de contrat de maintenance pour le système ERP sont généralement payés annuellement et font partie intégrante des frais courants du système ERP. Pour les solutions ERP sur site, les frais de maintenance ne comprennent pas les mises à jour. Pour les solutions SaaS dans le Cloud, les coûts des mises à jour du logiciel et des services d'assistance sont inclus. Ils sont couverts par les frais à payer par utilisateur et par mois.

Numéro 7 : Les coûts d'un upgrade de solutions ERP On-Premise

La solution ERP classique se compose du logiciel ERP de base, complété par d'autres modules pertinents pour l'entreprise. Dans le modèle on-premise, l'acquisition de la licence ne suffit pas, car le développement ne s'arrête pas là. L'entreprise évolue elle aussi en permanence et de nouvelles tâches et exigences apparaissent au fil du temps.

Il est certes possible de repousser l'échéance pendant un certain temps, mais à un moment donné, une mise à jour importante, voire un changement de version, est inévitable.

Cela représente pour chaque entreprise un tour de force similaire à celui de l'introduction. Parfois, le changement de version nécessite également le remplacement d'une partie du matériel, par exemple si la nouvelle version nécessite plus de mémoire ou des processeurs plus rapides.

Une migration ou même un portage ne peut pas se faire en un clin d'œil en plus des activités quotidiennes. Elle pose d'énormes défis aux entreprises.

Prenons l'exemple de la migration de SAP R/2 vers R/3 ou mySAP, qui a causé des nuits blanches à de nombreux responsables informatiques. Les coûts ne sont pas seulement liés à la mise à niveau vers la nouvelle licence, mais aussi et surtout à la migration, qui doit être préparée minutieusement.

Outre les frais de personnel, il faut aussi compter les frais des conseillers externes. La formation des collaborateurs à la nouvelle version prend également beaucoup de temps et d'argent.

Numéro 8 : Les coûts de démarrage

Comme nous l'avons vu précédemment, les coûts initiaux sont très élevés pour les logiciels sur site. Il s'agit toutefois de coûts uniques liés à l'achat et à l'implémentation de licences logicielles. Dans ce modèle de prix, les mises à jour ultérieures doivent toutefois être payées en plus, car elles ne sont pas comprises dans le prix initial de la licence.

Il en va tout autrement avec le modèle SaaS, car les coûts initiaux sont faibles. Les coûts sont mensuels et par utilisateur pendant la durée du contrat. Le plus important est que les mises à jour n'entraînent pas de frais supplémentaires. L'entreprise reçoit "en continu" les dernières mises à jour, ne doit pas s'occuper de la conversion de ses systèmes et ne doit pas non plus établir de budget séparé pour cela.

Il n'y a pas de migration ou d'adaptation du matériel dans le modèle SaaS, car toutes les applications fonctionnent dans le Cloud et sont accessibles via un navigateur web. Les interruptions dues à des pannes de système ou à l'installation d'une nouvelle version sont donc inconnues dans le modèle SaaS.

L'écart entre les coûts d'entrée est énorme. Alors qu'il existe des solutions ERP dans le Cloud qui coûtent à peine 19 euros par utilisateur et par mois, certaines solutions ERP sur site ont des prix à six chiffres.

Conseil :

Réfléchissez si l'introduction d'une solution OnPremise pour votre entreprise en vaut vraiment la peine compte tenu de l'investissement initial élevé. Les solutions SaaS sur Cloud sont nettement plus avantageuses. Les systèmes ERP sur Cloud offrent une plus grande marge de manœuvre financière aux jeunes entreprises en phase de démarrage.

Modèle du Named User vs. Concurrent User

Celui qui opte pour une solution SaaS lors du choix de son système ERP n'a pas à craindre des coûts supplémentaires pour les mises à jour, car celles-ci sont déjà incluses dans le prix du service. Les frais de matériel pour l'installation et l'exploitation d'une version supérieure ne jouent pas non plus de rôle.

Que ce soit sur site ou en mode SaaS, le prix de la licence est calculé en fonction des avantages escomptés. L'hypothèse est simple : plus il y a d'utilisateurs, plus les avantages sont importants.

Est-ce vrai que l'utilité du système ERP augmente avec le nombre d'utilisateurs et justifie un prix plus élevé ?

Oui et non, tout dépend du nombre d'utilisateurs actifs en même temps. Même si beaucoup travaillent avec le système ERP, presque tous les utilisateurs autorisés ne sont jamais dans le système en même temps. Il n'y a donc toujours qu'une partie des utilisateurs ERP qui sont actifs en même temps. La plupart des fournisseurs en tiennent compte en proposant différents modèles de licence.

Dans le modèle Named User, le nombre maximal d'utilisateurs est fixé. Chaque utilisateur autorisé à accéder au système est enregistré nominativement et se connecte avec son nom d'utilisateur et son mot de passe. Dans le modèle Concurrent User, en revanche, seul le nombre d'utilisateurs pouvant accéder simultanément aux ressources ERP est fixé. Le nombre d'installations d'ordinateurs ne joue aucun rôle.

Par exemple, 60 utilisateurs peuvent être autorisés, mais seuls 50 peuvent travailler simultanément avec le système ERP. Si le 51e utilisateur veut se connecter, il doit attendre qu'un autre utilisateur ait terminé sa session. Les entreprises qui connaissent parfaitement leurs processus internes peuvent économiser des coûts en ne payant que pour le nombre maximal de licences d'utilisateurs dont elles ont besoin simultanément.           

 Named UserConcurrent User
Nombre d'utilisateursNombre max. prédéfiniNombre max. d'utilisateurs simultanés prédéfini
OrdinateurOn-Premise : Session spécifiqueNon spécifique
Mot de passeDéfini pour chaque utilisateurPas de spécification en fonction des utilisateurs

Conclusion

Les coûts d'entrée élevés des solutions ERP On-Premise classiques sont difficilement supportables pour les petites et moyennes entreprises.

En revanche, les solutions SaaS pour systèmes ERP fonctionnant dans le Cloud constituent une alternative - et pas seulement pour les PME. Avec ces offres, les coûts d'entrée sont faibles, car il n'est pas nécessaire d'acheter des licences. L'entreprise paie à la demande pour les services utilisés. Pour cela, elle doit s'acquitter d'un forfait mensuel par utilisateur.

Le grand avantage des solutions SaaS est que les coûts peuvent être présentés de manière très transparente et qu'aucune entreprise n'est surchargée financièrement. Néanmoins, lors de l'introduction, il faut également tenir compte des coûts internes. Plus la préparation est bonne, plus vite l'entreprise parviendra à travailler de manière productive avec le logiciel ERP SaaS et à augmenter l'efficacité de ses processus commerciaux.